Wprowadzenie nowego narzędzia w zespole to rewolucja. Pewnie wiesz, jak jest to trudne. Wymaga modyfikacji nawyków, przeniesienia procesów i schematów z dotychczasowych rozwiązań na nowe aplikacje. Przy większej ilości zespołów i projektów taki proces robi się trudniejszy. A dodatkowo macie jeszcze zadania bieżące.
Jak zatem upewnić się, czy wykorzystanie Asany – narzędzia do zarządzania pracą i projektami, przyspieszy procesy, zwiększy wydajność i skutecznie zrewolucjonizuje strategie pracy w Twojej organizacji.
Z tego artykułu dowiesz się, na co zwrócić uwagę, wprowadzając Asanę i jak skutecznie przetestować ja w wielu zespołach.
Co to jest Asana?
To aplikacja do wielopłaszczyznowej organizacji pracy zespołów. Z jej pomocą zarządzanie wieloma projektami w firmie staje się szybsze, bardziej precyzyjne i przyjemniejsze.
Program pozwala m.in. na:
- tworzenie zadań – przydzielanie do nich terminu wykonania, osób odpowiedzialnych i plików
- komunikację między użytkownikami w widoku konkretnego zadania, projektu lub przy użyciu wewnętrznej skrzynki odbiorczej
- planowanie strategiczne dzięki wyznaczaniu celów (goals) w organizacji i zespołach; oraz zarządzaniu kamieniami milowymi w projektach;
- kontrolę obłożenia pracą poszczególnych pracowników, aby usprawnić przepływ pracy w firmie i zwiększyć dzięki temu wydajność;
- tworzenie przejrzystych raportów z wykonywanych zadań, które mogą pokazywać m.in. statusy zadań, progres w projektach czy podsumowanie zadań z wybranymi tagami
- tworzenie portfolio – widoku wielu projektów na raz, w którym managerowie mogą skutecznie analizować aktualny status i progres oraz zarządzać obłożeniem pracą i etapami projektów.
- zarządzanie projektami przy użyciu osi czasu, na której widoczna jest kolejność realizacji zadań, zależności między nim i kamienie milowe do których prowadzą nieograniczone dołączanie plików z Google Dysk oraz komputera użytkownika – te drugie mogą mieć do 100MB;
- kontrolę własnych priorytetów przez każdego użytkownika, dzięki indywidualnemu widokowi “moje zadania’ i wspólnie wprowadzonym przez zespoły systemom priorytetyzacji.
Asana, stając się źródłem prawdy i centrum zarządzania, pozwala na usprawnienie pracy w zespołach zdalnych, ograniczenie spotkań i efektywne działanie osób, które na co dzień się nie widzą.
Dla kogo jest Asana business trial?
Dla każdego, kto nie chce “kupować kota w worku”.
Najchętniej i najczęściej okres próbny inicjują:
- managerowie z potrzebą cyfrowej transformacji,
- CEO i przedsiębiorcy prowadzący biznesy,
- członkowie zespołu widzący perspektywę usprawnienia pracy.
Zatem jeśli i Tobie przeszło przez myśl, że zmiana sposobów zarządzania może znacznie zwiększyć skuteczność Waszej pracy, to jest ten moment, żeby sięgnąć po Asanę free trial.
Jednak darmowy okres próbny Asany jest także dla tych, którzy zdążyli się z nią już zaprzyjaźnić. Często tę opcję wybierają osoby, które do tej pory korzystały z konta bezpłatnego, a teraz chcą sprawdzić możliwości planów Business oraz Premium. Asana free trial oferuje weryfikację najbardziej rozbudowanego pakietu funkcjonalności.
Na co zwrócić uwagę, korzystając z okresu próbnego Asany?
Wykorzystanie 30-dniowego trial Asany niesie wielopłaszczyznowe korzyści.
Wybór odpowiedniego planu Asany
Obecnie twórcy oferują trzy rozwiązania: Basic (bezpłatną wersję Asany), Premium i Business różniące się nieco funkcjonalnościami. Ich wyszczególnienie znajdziesz w Asana – cennik. Jednak, jeśli nie masz pojęcia, co one oznaczają, trudno będzie Ci przeanalizować, czy w ogóle będą Ci potrzebne.
W czasie 30-dniowego Asana trial zyskujesz możliwość przetestowania funkcjonalności w praktyce i skorzystać z naszego wsparcia.
Dzięki temu podejmiesz świadomą decyzję, który Plan Asany jest dla Was odpowiedni i dopasujesz wydatki do realnych potrzeb Waszego zespołu;
Jednak to tylko niewielki wycinek tego, co zyskasz, wybierając Asana free trial.
Jako manager będziesz mieć też pewność…
Przeniesienie struktur firmy/zespołów do Asany
Wykorzystaj ten miesiąc na odwzorowanie, a w praktyce na przeniesienie zespołów i procedur na Asanę.
Zweryfikuj, jakie zespoły będą korzystać z Asany, a w rezultacie, jakie projekty pojawią się w poszczególnych zespołach.
Możliwe, że taki proces wykonujesz pierwszy raz, bo dawne narzędzia zarządzania nie przewidywały takiej możliwości.
Zacznij od przygotowania listy zespołów testujących Asanę i obszarów/projektów, które w tych zespołach są prowadzone.
Mogą Ci w tym pomóc inni team liderzy i osoby koordynujące projekty.
W ten sposób stworzycie strukturę zespołów > ich obszarów działania > liderów tych obszarów.
Dzięki temu, managerowie mogą stopniowo tworzyć nowe projekty i testować Asanę w praktyce.
Spotkacie się głównie z projektami, które są:
- linearne – ujęte na osi czasu, np. kampania marketingowa
- ‘on-going’ – realizowane na bieżąco, np. Design, Copywriting
- szablonem – służącym do szybkiej duplikacji
- zbiorem odpowiedzi – z systemem formularzy
Nie musicie oczywiście zaczynać od wszystkich, bo to może utrudnić testowanie.
Optymalnym działaniem będzie wprowadzanie projektów po kolei, przechodząc do tworzenia kolejnego dopiero, jak macie poczucie pełnego zrozumienia poprzednich działań.
Istotne jest też, że dzięki przeniesieniu wszystkich tych elementów, naprawdę przekonasz się….
Jak Asana usprawnia Twoją pracę
Asana – platforma do zarządzania pracą ma możliwość dostosowania wielu elementów do indywidualnych potrzeb, co ułatwia intuicyjne korzystanie z jej interfejsu. Zazwyczaj właśnie to przekonuje wielu użytkowników korzystających początkowo z Asana trial.
Przez ten miesiąc zobaczysz, czy:
- Asana jako aplikacja do pracy pozwoli Ci na skuteczniejszą organizację nie tylko swoich obowiązków, ale także osób w zespole
- jako lider wprowadzisz do zespołu transparentność zadań i zakresu odpowiedzialności;
- Asana usprawni zarządzanie zespołem i pozwoli odejść od ciągłej kontroli i nieustannego przypominania.
Zadaniem Asany jest wprowadzenie prostoty do zarządzania.
Klarowność będzie ważna nie tylko dla Ciebie.
W 30-dniowy trial Asany zaangażuj też innych członków zespołów. Po tym czasie wspólnie odpowiecie sobie na pytanie…
Czy Asana rezonuje z potrzebami wszystkich członków zespołu?
Asana musi być zaakceptowana przez wszystkich. W przeciwnym razie nie spełni swojej roli. Asana business trial pozwoli Ci na stworzenie kont dla wszystkich potencjalnych użytkowników, aby także mogli poznać jej funkcjonalności.
Zyskają większą wiedzę o jej możliwościach, dzięki czemu będziesz mógł prowadzić konstruktywną rozmowę na temat jej implementacji.
Cyfrowa transformacja jednak jest trudna. Często stare nawyki są tak zakorzenione, że zmiana powoduje niechęć, opór, a nawet strach. Rzadko zdarza się, że pracownicy chętnie podchodzą do nowości, które wymagać będą od nich rewolucji mindsetowych.
Jednak nasze ponad 10-letnie doświadczenie w przeprowadzaniu organizacji przez cyfrową transformację pokazuje, że po zakończeniu procesu niewiarygodne wydaje się wszystkim, jak do tej pory mogli korzystać z niefunkcjonalnych e-maili, niedostępnych dla wszystkich plików.
Co jednak zrobisz, gdy na Tobie Asana zrobi wrażenie, a pracownicy podejdą do niej sceptycznie?
Będziesz miał 30 dni z Asana trial, żeby ich przekonać
Jak podejść do okresu próbnego ‘krok po kroku’?
Jeśli wiesz, że program ten jest tym, czego potrzebujecie, wykorzystaj maksymalnie okres próbny na naukę.
Przenieś Wasze procesy na platformę. Skup się na jednym wybranym aspekcie (projekcie) np. onboarding nowych członków zespołu (jeśli dynamicznie się rozwijacie) albo tworzenie oferty dla klienta, czy przygotowanie materiałów POS do kampanii reklamowej.
Dzięki temu:
- zobaczysz, które elementy możesz schematyzować;
- przekonasz się, jak Asana ograniczy liczbę używanych aplikacji do pracy i usprawni wykonywanie działań;
- wprowadzisz przejrzystość kto, za co odpowiada;
- zobaczysz, jak klarowność informacji zwiększy Waszą wydajność, zmniejszając jednocześnie presję czasu i stres wywołany chaosem.
Jednak przede wszystkim poświęcisz całą uwagę na opracowaniu dobrze działającego JEDNEGO procesu, a nie dziesięciu na raz. Takie podejście znacznie ułatwi testowanie Asany i kopiowanie ‘mniejszych sukcesów’ na inne projekty oraz między użytkownikami Asany.
Jakie funkcjonalności wziąć pod uwagę, by osiągnąć te cele Asana free trial?
Twórcy tego narzędzia do zarządzania projektami w ciągu ostatnich lat rozwinęli bardzo funkcjonalności Asana Business oraz Asana Premium. Ciągle dopasowują je do rosnących potrzeb zespołów zdalnych.
Dzisiaj poznasz kilka ciekawszych, na które powinieneś zwrócić uwagę podczas okresu próbnego Asana Free Trial.
Zaczynamy od podstawy…
Cele (Goals)
Dobrze prowadzona sekcja celów jest częścią planowania strategicznego, bez którego firma działa chaotycznie, a o jej sukcesie lub porażce decyduje przypadek.
Jeśli organizacja nie wie, dokąd zmierza, pędzi donikąd.
Jest to świetna funkcjonalność dla właściciela organizacji, managerów zespołów i innych osób zaangażowanych w realizację celów. Pozwala uspójnić wizję firmy i określić jeden kierunek działania.
Przykładowe cele:
- osiągnięcie pozycji w 10-tce najlepszych agencji marketingowych w Polsce;
- podwojenie zysku przedsiębiorstwa w ciągu 12 miesięcy;
- zdobycie 5 nowych klientów o dużym potencjale finansowym i wizerunkowym.
Kamienie Milowe (Milestones)
Funkcjonalność Kamieni Milowych (Milestones) pozwala wyznaczać punkty w Waszym działaniu, których realizacja oznacza dla organizacji lub projektu osiągnięcie danego etapu w rozwoju
Kamieniami milowymi, które możesz wyznaczyć w czasie Asana free trial są np.:
- wysłanie 20 ofert sprzedażowych;
- wykonanie 40 cold calls;
- wyznaczenie celów kwartalnych;
- rebranding graficzny logotypu;
- zdobycie do obsługi TOP marki.
W tym miejscu wyznaczysz mniejsze kroki do jego osiągnięcia. Gdy będzie on widoczny dla wszystkich pracowników Twojego zespołu, będziecie wiedzieć, w którym kierunku zmierzacie i co powinniście zrobić, by tam dotrzeć.
Projekty
Możesz wreszcie przejąć kontrolę nad projektami, które prowadzisz. Każdy z nich może się składać z dopasowanych sekcji, wewnątrz których są zadania przydzielone do konkretnych osób.
Dzięki różnorodnym widokom, macie zawsze dostęp do:
- widoków zadań w formie listy, tablicy;
- widoku projektu na osi czasu;
- aktualnego statusu;
- wszystkich dodanych plików;
- aktualnych statystyk i raportów.
Dzięki wspólnemu wykorzystaniu tych możliwości, osoby uczestniczące w projekcie będą bieżąco.
Co więcej, widoczne staną się dla Was priorytety, kto, za co jest odpowiedzialny i w jakiej kolejności przebiega projekt.
Możesz tworzyć też prywatne projekty, które będą dostępne tylko Tobie. W ten sposób zsynchronizujesz ze sobą wszystkie swoje działania.
Zadania mogą być przypisane do wielu projektów jednocześnie. Jeśli czynność wymaga współpracy kilku zespołów jak np. IT, Copywriting i Design, może zostać dodane do wszystkich 3 dzięki czemu deweloper, copywriter i designer są na bieżąco, zarządzając swoją pracą w dedykowanym temu projekcie.
Wygodne, prawda?
Zależności
Miejcie jasność, jak każde działanie wpływa na kolejne.
Zablokowanie zadania przez wcześniejsze pozwala zsynchronizować wszystkie kroki tak, aby podejmowane były w odpowiedniej kolejności. Zapewnisz sobie i swojemu zespołowi przejrzystość. Usprawnisz przepływ pracy, zwiększysz zaangażowanie w zespole i poczucie współodpowiedzialności.
Oszczędzisz swój czas. Zawsze będziesz wiedział, na jakim etapie są działania bez konieczności ciągłej kontroli ich statusu. Tę samą możliwość będą mieli Twoi współpracownicy. Ta transparentność realnie wpływa na wydajność, gdyż każdy będzie wiedział dokładnie, kiedy ma się zająć swoją pracą, jak zależy ona od innych i jak wpływa następnie na kolejne prace.
Jeśli chcesz wprowadzić jeszcze większą klarowność, masz do dyspozycji…
Oś czasu (Timeline)
Wykorzystaj przejrzysty widok tego, co dzieje się w Waszym zespole, żeby uzyskać klarowność etapów prac i wszystkich zależności pomiędzy zadaniami i członkami zespołów.
Oś czasu ułatwia kontrolę deadline’ów. Zapobiega ich przekraczaniu. Usprawnia przepływ pracy. Daje klarowność tego, co dzieje się w zespole.
Szybko możesz zmieniać okresy realizacji bez konieczności korzystania z kart zadań
Wykorzystuj m.in. do:
- uzyskania obrazu działań zespołu w dłuższym okresie czasu np. na najbliższy miesiąc;
- zobaczenia zależności pomiędzy poszczególnymi zadaniami;
- kontroli statusu prac.
Pulpit nawigacyjny (Dashboard)
Dostępny jest zarówno w opcji Basic, jak i Asana Premium oraz Business.
To Twoje źródło wiedzy o tym, co aktualnie dzieje się w danym zespole. Masz dostęp do przejrzystych statystyk zespołu w zakresie np.
- wykonanych zadań;
- priorytetów, które czekają na wykonanie;
- czynności realizowanych aktualnie przez poszczególnych członków zespołu;
- zadań z przekroczonym terminem wykonania;
- itp.
To Ty wybierasz, jakie dane chcesz widzieć. Ty ustalasz co jest dla Ciebie ważne. Kolejny wykres dodajesz, klikając na przycisk Add Chart/Dodaj Wykres.
Pulpit nawigacyjny jest funkcjonalnością docenianą przez managerów kierujących dużymi projektami lub kilkoma jednocześnie. Przejrzyste raporty pozwalają trzymać “rękę na pulsie”. Warto od ich przejrzenia zacząć dzień lub skończyć, by zaplanować kolejne działania.
Pola niestandardowe
Świetna funkcja, która pozwala uporządkować listę tego, co aktualnie macie do wykonania. Dzięki niej skontrolujesz wybrane przez Ciebie szczegóły zadań:
- status
- priorytet
- deadline;
- estymowany czas
- osobę odpowiedzialną.
Wygląd tabeli jest przejrzysty, a nawigacja intuicyjna.
Wykorzystuj ją do weryfikacji statusu prac, ich kontroli oraz “wyłapywania zagrożonych projektów”. Dzięki temu zapobiegniesz przekroczonym deadlinom, unikniesz wąskich gardeł w waszym zespole. Poprawisz wydajność i efektywność.
Na podstawie uzyskanych danych będziesz mógł tworzyć statystyki i przejrzyste raporty pokazujące obraz waszego działania.
Lubisz jeszcze większą przejrzystość?
Sięgnij po…
Obłożenie pracą (Workload)
Przekonaj się, jak bardzo zajęte są poszczególne osoby z zespołu. Zobacz na przejrzystym wykresie, który pracownik ma mnóstwo zadań, a który w danym okresie jest mniej obłożony pracą.
Wykorzystaj to do eliminacji wąskich gardeł i do zapewnienia płynnego przepływu pracy. W okresie próbnym Asana trial usprawnisz pracę w zespole, zwiększysz wydajność i poprawisz kontrolę nad obłożeniem pracowników.
Asana vs inne aplikacje do pracy
Rynek narzędzi do zarządzania pracą rozwinął się gwałtownie wraz z początkiem pandemii i obecnie istnieje co najmniej kilka cyfrowych platform. Jednak to Asana ma kilka zalet, którymi pokonuje rywali.
- Jest najbardziej rozbudowanym narzędziem do zarządzania projektami.
- Posiada przejrzysty interfejs z możliwością ustawienia własnych preferencji przez każdego użytkownika, co ułatwia wdrożenie, a następnie intuicyjne korzystanie.
- Posiada support w języku polskim oraz angielskim prowadzonym specjalistów z Remote Sensei.
- Daje możliwość z korzystania z pomocy przy opracowaniu planu wdrożenia oraz jego przeprowadzenia – to dzięki współpracy właśnie z nami – Remote Sensei – jako głównego i pierwszego partnera Asany w Polsce.
- Możliwość zakupu aplikacji na fakturę VAT znacznie ułatwia jej implementację w instytucjach publicznych i rozwiązuje bariery księgowe.
Czy zdajesz sobie sprawę, że to tylko wycinek możliwości Asany?
Jej funkcjonalności tworzą jedną, spójną i dopracowaną budowlę. Są niczym cegły pasujące do siebie i tworzące wirtualną twierdzę, w której wszystko działa perfekcyjnie.
Po właściwej implementacji Asany, uwzględniającej potrzeby i cele organizacji, dotychczasowe narzędzia, schematy oraz nawyki poszczególnych pracowników uda wam się zbudować własne centrum zarządzania, w którym każdy będzie wiedział, za co jest odpowiedzialny.
Działania staną się klarowne, priorytety przejrzyste, terminy oczywiste.
Wyeliminujecie wąskie gardła informacyjne, które Was spowalniają. Będziecie działać sprawniej, wydajniej i efektywniej. Bez względu, czy będziecie się widzieć na co dzień, czy działać całkowicie online.
Czujesz się podekscytowany, a jednocześnie zagubiony?
Nie wiesz, czy 30 dni Asana Trial starczy na to, żebyś zbadał funkcjonalności i przekonał zespół do nowego narzędzia do zarządzania pracą?
Z pewnością starczy, jednak jeśli zrobisz to w odpowiedni i optymalny sposób. Wystarczą trzy kroki, by się o tym przekonać.
for freedom.