Jak Instytut Matki i Dziecka przyspieszył proces opiniowania dzięki Asanie i zmianom w sposobie zarządzania pracą

Jak często bywa w tego typu projektach, audyt okazał się fundamentalnym etapem…

Celem było zdefiniowanie rozwiązań dla głęboko leżących problemów, które zaobserwowane były w obszarach komunikacji i zarządzania pracą.

Chcieliśmy odpowiedzieć na pytanie:

Co należy zmienić, aby przy tej samej ilości osób obsłużyć taką liczbę klientów, która teraz jest przytłaczająca?

Uzgodniliśmy, że kluczem będzie rozwiązanie problemów, które utrudniają obsługę obecnej listy klientów, m.in.:

• zadania ‘wrzutki’ destabilizujące pracę zespołu
• brak znajomości Asany uniemożliwiający jej pełną adaptację
• brak wspólnych standardów pracy i komuniacji w procesie

01. Problemy z efektywnością i zarządzaniem czasem

Brak jasnego systemu zarządzania zadaniami powodował, że członkowie zespołu często odczuwali presję. Chaos organizacyjny prowadził do trudności z terminową realizacją zadań, a także do nieoptymalnych strategii działania. Wielu członków zespołu miało problemy z priorytetyzacją i utrzymaniem skupienia, co skutkowało przeciążeniem i przypadkowym wyznaczaniem terminów.

02. Komunikacja i współpraca

Audyt ujawnił niedoskonałości w komunikacji wewnętrznej. Brak bieżącej komunikacji prowadził do utraty płynności w realizacji projektów. Członkowie zespołu nie mieli pewności jak się komunikować asynchronicznie i często nie mieli informacji potrzebnych do wykonywania swoich zadań – polegali w rezultacie na nadmiernej komunikacji ‘na żywo’ i spotkaniach.

03. Koszty operacyjne i zarządzanie projektami

Wyższe koszty operacyjne były wynikiem 'pracy dla pracy’ i braku wykorzystania powtarzalnych metod zarządzania. Projekty były zarządzane manualnie, bez jasnych szablonów czy automatyzacji, co prowadziło do zużycia większej ilości zasobów.

Wnioski z audytu stworzyły solidną podstawę do dalszych etapów projektu.

Dzięki serii spotkań zidentyfikowaliśmy głęboko leżące problemy, a wymierna ankieta pokazała obraz obecnej sytuacji w zespole.

Innymi słowy – wiedzieliśmy nad czym pracować

Zrozumienie jak wykorzystać Asanę w codziennej pracy nie polegało jedynie na nauczeniu się obsługi narzędzia.

Narzędzie samo w sobie nie rozwiązuje problemów.

Jak zawsze podczas warsztatów, skupiliśmy się na przekazaniu najlepszych praktyk, które rzeczywiście poprawiają codzienną pracę.

Zależało nam na tym aby uczestnicy procesu mogli jeszcze lepiej wykorzystać swój potencjał, testując i wdrażając nowe nawyki pracy.

Zespół nauczył się między innymi:

• jak zaplanowac tydzień w Asanie
• jak pracować w głębokiej koncentracji
• jak skutecznie korzystać z raportów i automatyzacji
• jak skutecznie zarządzać skrzynką odbiorczą i powiadomieniami
• jak wykorzystać Asanę podczas planowania i spotkań
• jak budować wspólne konwencje pracy i komunikacji w Asanie

Była to istotna zmiana w myśleniu — Asana zaczynała być integralnym elementem pracy, a nie tylko kolejną aplikacją w ekosystemie narzędzi.

Takie podejście zapewnia trwałe wdrożenie Asany i mierzalne rezultaty. Praktyczne wykorzystanie Asany, zaowocowało znaczącym wzrostem zaangażowania i wydajności.

Zespół, dzięki lepszemu zrozumieniu narzędzia już na tym etapie zwiększył wydajności i przystąpił do dalszej optymalizacji procesu.

Po udanej symulacji i testowaniu, nadszedł kluczowy moment – utrwalenie kierunku zmian.

Wymagało to konsekwentnego stosowania wypracowanych metod i dbałości o to, by każdy członek zespołu mógł efektywnie korzystać z Asany.

W ramach tego etapu skoncentrowaliśmy się na monitorowaniu, jak zespół przyzwyczaja się do nowych narzędzi i procesów.

Regularnie analizowalismy efektywność wdrożonych rozwiązań, a wszelkie pojawiające się trudności były natychmiast adresowane.

Etap oparliśmy o systematyczne spotkania grupowe i 1/1, które miały na celu omówienie postępów i ewentualne dostosowanie strategii działania, tak by cały zespół czuł się pewnie w nowym środowisku pracy.

Dzięki temu podejściu udało się nie tylko utrwalić wprowadzone zmiany na poziomie:

• zarządzania zespołem
• zarządzania procesem
• pracy indywidualnej
• pracy zespołowej

Zespół nie tylko nauczył się korzystać z Asany, ale także zyskał świadomość, jak narzędzie to może być kluczowe w dalszej ewolucji i doskonaleniu procesów wewnętrznych.

Utrwalenie kierunku zmian stało się fundamentem dla dalszego wzrostu efektywności oraz spójności działań.

Finalnym rezultatem było potwierdzenie przez uczestników wpływu wdrożenia na ich codzienną pracę i odczuwalne zwiększenie kontroli nad realizowanymi projektami.

Przed

Po