Case study
Jak Vufinder Studios ustandaryzował proces produkcji filmowej dzięki Asanie
| Branża | Dom wirtualnej produkcji filmowej |
| Lokalizacja: | Warszawa (biuro + studio filmowe) |
| Najwięksi klienci: | Carlsberg, One Plus, Air Wick, Bosch, Vanish, Polsat, Finish, TOTAL, Play, Interwetten |
Zestaw narzędzi użyty w transformacji
Asana
aplikacja do zarządzania pracą
Google Drive
przechowywanie plików
Salesforce
CRM
Miro
aplikacja do zarządzania pracą
Parę słów o organizacji
Przed
- brak pełnej kontroli nad priorytetami i harmonogrami projektów
- gubienie informacji w gąszczu maili i innych komunikatorów
- brak zmapowanego procesu realizacji produkcji wirtualnej scenografii
Po
- widoczność kilku realizowanych projektów na osi czasu, z informacją na jakim są etapie i co jest priorytetem
- płynna komunikacja między pionami w zgodzie z wypracowanymi konwencjami
- szczegółowa mapa procesu i szablon projektu w Asanie, umożliwiająca szybki start każdej produkcji
Wstęp
Wyzwanie
W organizacji VuFinder Studios, jak to często bywa w domach produkcyjnych realizujących wysokobudżetowe projekty, pojawiły się wyzwania związane z zarządzaniem.
Pełen pasji i kreatywności dział Enviro (zespół grafików produkcji wirtualnej), stosował tradycyjne narzędzia, takie jak arkusze kalkulacyjne i e-maile, aby koordynować etapy tworzenia wirtualnych środowisk do produkcji filmowej. Począwszy od Kick offu, aż do etapów Prelightu i Shootingu.
To podejście, choć działało na początku, zaczęło stawać się przeszkodą przy większej ilości produkcji.
Szczególnie, gdy te były wymagające, a członkowie zespołu musieli w pełni wykorzystać swój potencjał aby spełnić oczekiwania klientów.
Bez centralnej platformy, która łączyła kamienie milowe, etapy i zadania, to nie było łatwe.
Członkowie zespołu zaczęli odczuwać frustrację. Praca stawała się mniej efektywna, a bardziej przytłaczająca. Brakowało spójności i klarowności.
Rozwiązanie
Wdrożenie Asany w 3 etapach
Zmapowanie procesu z jego optymalizacją
Pełne poznanie Asany i dobrych praktyk wykorzystania
Przeniesienie procesu z wypracowaniem standardów komunikacji
Etap 01
Zmapowanie procesu z jego jednoczesną optymalizacją
Pomocnym we wdrożeniu narzędzia do zarządzania projektami, jest wcześniejsze zmapowanie obszaru pracy, który zostaje do niego przeniesieny.
Po setkach przeprowadzonych mapowań, do najszczęściej potrzebnych zaliczamy mapowanie:
- struktury organizacji,
- procesów wewnątrz-zespołowych,
- procesów angażujących wiele zespołów.
- Etapy procesu
- Kamienie milowe wieńczące etapy
- Kluczowe zadania wraz z zależnościami
- Osoby odpowiedzialne
Rezultaty
Pełne zrozumienie kolejności działań i zależności między pracą różnych osób
Wyeliminowanie wydłużonej komunikacji w procesie (jeszcze na poziomie mapy)
Etap 02
Poznanie Asany i dobrych praktyk jej wykorzystania
Po zmapowaniu procesu przyszedł czas na zapoznanie zespołu VuFinder Studios z Asaną.
Dlaczego teraz, a nie po przeniesieniu procesu?
Po przetestowaniu wielu metod nauczania, zauważyliśmy że ta kolejność korzystnie wpływa na cały proces wdrożenia Asany.
Uczestnicy w tym etapie zyskują możliwość poznania Asany, przed przeniesieniem procesu, tak aby w trakcie migracji mogli się w niej swobodnie odnajdywać i łączyć jej funkcjonalności z poszczególnymi działaniami w procesie.
Takie podejście przyspiesza wdrożenie Asany i daje wszystkim uczestnikom większą sprawczość.
Przed przystąpieniem do szkoleń aktywowaliśmy 30-dniowy, bezpłatny okres próbny Asany.
Jest to jeden ze standardów naszych programów wdrożeń, pozwalający na swobodne testowanie pełnej wersji Asany, przeprowadzenie szkoleń i w rezultacie wybranie odpowiedniego planu.
W trakcie tego etapu:
- przeprowadziliśmy dedykowane szkolenia,
- uspójniliśmy wiedzę z zakresu wykorzystania Asany,
- pokazaliśmy praktyki skutecznego wykorzystania Asany.
Rezultaty
- Wykreowanie wizji zmiany bezpiecznej dla menedżerów i pracowników
Etap 03
Przeniesienie procesu z wypracowaniem standardów komunikacji i pracy w Asanie
Zmapowany proces + Wiedza z zakresu Asany = Gotowość wdrożenia procesów.
Po zyskaniu gotowości wdrożenia rozpoczęliśmy etap migracji procesu.
Był to okres intensywnego działania, mającego na celu zapewnienie płynnego przejścia na nową platformę i efektywnej pracy zespołu VuFinder Studios.
01. Migracja Procesu
Na podstawie mapy procesu stworzonej w Etapie 1, rozpoczęliśmy serię warsztatów dedykowanych jego migracji do Asany.
Kierowaliśmy się tą samą kolejnością, co podczas mapowania, stopniowo przekładając kolejne elementy procesu na architekturę informacji i funkcjonalności Asany.
| Poza Asaną | W Asanie |
|---|---|
| Etapy procesu | Sekcje w projekcie |
| Koniec etapu | Kamień milowy |
| Działania/Kroki | Zadania |
| Wykorzystywane materiały | Linki w opisie projektu i w zadaniach |
| Katalogowanie zadań | Wybrane pola niestandardowe i tagi |
| Os. odpowiedzialna | Przypisanie zadania do wybranej osoby |
Dostosowywaliśmy także bardziej złożone funkcjonalności jak:
- templatki zadań,
- zależności,
- reguły
02. Symulacja Procesu
Skoro już mieliśmy odtworzony proces w Asanie, szkoda było go nie przetestować 🙂
Wspólnie z całym zespołem Enviro, spotkaliśmy się na żywo aby przeprowadzić pełną symulację procesu.
Celem było przejście przez każdy jego etap, zadanie i kamienie milowy; oraz zaangażowanie każdego członka zespołów na poszczególnych etapach procesu, czyli kolejno:
- Kick Off – inicjacja i organizacja projekt
- Look Development – przygotowanie i akceptacja moodboardu i storyboardu
- Blocking – przygotowanie i akceptacja draftu sceny wirtualnej
- Scene Assembly – przygotowanie i akceptacja sceny wirtualnej
- VP Prelight – testy na hali poprzedzające zdjęcia
- Shooting – zdjęcia
- Closing project – zamknięcie etapu produkcji
Warsztaty symulacyjne były cennym doświadczeniem dla zespołu VuFinder Studios.
Każdy z uczestników mógł odegrać swoją rolę związana z procesem. Przeszliśmy przez częste use case’y, przykłady komunikacji, czy reagowanie na ad-hockowe zadania.
W trakcie symulacji uczestnicy mieli możliwość praktycznego eksperymentowania i uczenia się na błędach.
03. Utrwalenie Zmian
W tym etapie zespół VuFinder Studios już pracował w Asanie.
22.09.23 (pare dni po symulacji) ogłosiliśmy Asana Launch Day.
Od tego dnia nie było odwrotu 😀
Asana stała się centralnym narzędziem współpracy dla zepsołu Enviro, i miejscem zarządzania produkcjami filmowymi dla rosnącej listy klientów.
Bezpośrednio po przejściu na pracę w Asanie, skoncentrowaliśmy swoją uwagę na utrwaleniu wprowadzonych zmian i zapewnieniu, że korzystanie z Asany stanie się standardem w organizacji.
Działania obejmowały:
- finalizowanie konfiguracji Asany,
- przegląd wykorzystania Asany,
- cotygodniowe konsultacje i zasilanie zespołu materiałami edukacyjnymi,
- wsparcie w utrwalaniu konwencji pracy i komunikacji.
W ten sposób zakończyliśmy nasz projekt, osiągając cele migracji procesu i tym samym wdrożenia Asany.
Sukces projektu został potwierdzony przez uczestników jako pełną gotowość do pracy i komunikacji w Asanie, zgodnie z przyjętymi konwencjami i strukturą przeniesionego procesu.
- obniżenie poziomu odczuwanej presji, irytacji, utrudnień związanych z pracą,
- zwiększenie produktywności (osiągniętych rezultatów w okresie czasu) każdego z uczestników, co pozwala realizować więcej projektów i operacji w tym samym czasie,
- zrozumienie podziału obowiązków w Asanie i świadomości co jest priorytetowe i na kiedy powinno być dostarczone,
Z zespołem grafików w każdym miesiącu mamy przynajmniej kilka projektów idących jednocześnie, więc Asana ratuje nam tu organizacje pracy i błyszczy przy tylu zmiennych, które się teraz dzieją.
Adam Oraczewski, Virtual Environment Coordinator
Końcowe Rezultaty
Stworzyliśmy system, który umożliwia wszystkim grafikom zaangażowanym w projekt bieżące śledzenie postępów prac oraz dostęp do niezbędnych materiałów.
Możliwe stało się włączenie do projektu specjalistów, którzy na co dzień nie są częścią organizacji.
Zmiany pozwoliły nie tylko na podejmowanie się większej ilości zleceń w ciągu miesiąca, ale również pewność, że zespół Vufinder jest w stanie udźwignąć te większe i znacznie bardziej złożone produkcje.
for freedom. 