01
Przed Asaną - wyzwania
Runmageddon zmagał się z chaosem w zarządzaniu zadaniami i projektami.
Firma opierała swoje działania głównie na narzędziach takich jak e-mail i Excel, co powodowało problemy w koordynacji i monitorowaniu postępów projektów. Brak spójnego systemu utrudniał planowanie i zarządzanie zadaniami, co szczególnie dawało się we znaki przy działaniach sponsorskich, kampaniach rocznych i komunikacji związanej z eventami.
Rozproszone informacje między różnymi kanałami komunikacji nie tylko spowalniały pracę, ale także prowadziły do częstych nieporozumień w zespole. W efekcie wiele spraw wymagało dodatkowych wyjaśnień, co powodowało opóźnienia i zwiększało ryzyko błędów.
Zarządzanie projektami, zwłaszcza w obszarze współpracy ze sponsorami, było mało efektywne z powodu braku centralnego narzędzia do śledzenia wszystkich działań.
Przed Asaną - wyzwania
Duże trudności z planowaniem działań i ich monitorowaniem, co prowadziło do częstych nieporozumień i opóźnierń.
02
Dlaczego Asana
Runmageddon docenił przejrzystość i intuicyjność Asany, a także funkcje takie jak tablice Kanban, automatyzacje powiadomień oraz możliwość przypisywania priorytetów do zadań.
Ważne było również zapewnienie lepszej komunikacji w zespole – dzięki funkcjom komentarzy i przypisywania współpracowników, Asana ułatwia szybki przepływ informacji i redukuje potrzebę częstych spotkań.
Jakub Leduchowski
Marketing Director
“Dzięki Asanie skutecznie uporządkowujemy zarządzanie projektami w Runmageddonie, zapewniając większą przejrzystość, lepszą współpracę i skuteczniejsze zarządzanie czasem. Automatyzacja wielu procesów, pozwala zespołom skupić się na kluczowych celach, a nie na administracyjnych zadaniach.”
03
Po Asanie - zmiana
Wdrożenie Asany w Runmageddonie dosłownie ZREWOLUCJONIZOWAŁO NASZ SPOSÓB PRACY.
To, co wcześniej było chaotycznym układem e-maili i plików Excela, przekształciło się w uporządkowany, przejrzysty system zarządzania.
Tablice Kanban okazały się dla nas prawdziwym game-changerem – każdy etap projektu stał się widoczny, a zadania, które kiedyś ginęły w lawinie e-maili, są teraz dosłownie na wyciągnięcie ręki. Zamiast tracić czas na ciągłe sprawdzanie, co jest jeszcze do zrobienia, wszyscy wiemy dokładnie, na czym stoimy. Dodatkowo, dla tych, którzy wolą bardziej tradycyjny styl, dostępny jest widok listy – intuicyjny i prosty.
Ale to nie tylko kwestia wizualizacji. Priorytetyzacja zadań oraz ustalanie kamieni milowych pomogły nam usprawnić pracę nad najbardziej krytycznymi zadaniami. W przeszłości ważne projekty często przepadały w gąszczu codziennych obowiązków. Teraz każdy z nas doskonale wie, co wymaga najwięcej uwagi, a praca nad projektem jest nieporównywalnie płynniejsza.
Automatyzacja w Asanie to kolejny element, który kompletnie odmienił naszą codzienność. Dzięki automatycznym powiadomieniom nie musimy już ręcznie przypominać sobie o nadchodzących terminach. Asana robi to za nas, a my możemy skupić się na tym, co naprawdę ważne. Zadania są wykonywane szybciej, a harmonogramy – o wiele bardziej realistyczne. To, co kiedyś było zmorą – ciągłe śledzenie maili i przypomnień – teraz działa niemal automatycznie.
Wszystko to ma też ogromny wpływ na komunikację w zespole. Możliwość komentowania zadań w czasie rzeczywistym sprawia, że nie musimy tracić czasu na wysyłanie dodatkowych wiadomości. Informacje są zawsze dostępne tam, gdzie ich potrzebujemy. Co więcej, każde zadanie ma jasno przypisaną osobę odpowiedzialną – co eliminuje chaos i niedopowiedzenia. Dzięki temu mamy pełną przejrzystość i możemy w pełni zaufać temu, że zadania będą wykonane.
Sekcje, etykiety, a także funkcja „Moje Zadania” pomagają nam zachować pełną kontrolę nad każdym projektem. Codzienne zarządzanie stało się znacznie łatwiejsze, a każdy członek zespołu ma pełen obraz tego, co się dzieje i co ma do zrobienia. Nawet w natłoku projektów nikt już nie ma poczucia, że coś mu umyka – Asana skutecznie wyłapuje każdą lukę w zarządzaniu.
No i na koniec – cele. Dzięki funkcji ustalania celów i śledzenia postępów jesteśmy w stanie mierzyć swoje wyniki w czasie rzeczywistym. To daje nam pewność, że zmierzamy w odpowiednim kierunku i możemy na bieżąco dostosowywać naszą strategię. Każdy w zespole widzi, jak jego praca przekłada się na ogólny sukces firmy, co nie tylko motywuje, ale też buduje poczucie wspólnej misji.
Jakie mierniki uległy zmianie po wdrożeniu Asany?
- Redukcja chaosu w zarządzaniu zadaniami – wszystkie zadania są teraz przejrzyście zorganizowane i dostępne w jednym miejscu, co znacząco ułatwia planowanie i monitorowanie.
- Lepsze śledzenie terminów i postępów – automatyczne powiadomienia i przypomnienia o zbliżających się terminach pomagają zespołowi unikać opóźnień.
- Poprawa komunikacji i współpracy w zespole – korzystanie z funkcji komentarzy, przypisywania zadań i oznaczania współpracowników znacząco usprawniło przepływ informacji.
Krótki komentarz od Remote Sensei
Runmageddon doskonale wykorzystał możliwości Asany, aby zbudować spójny system zarządzania projektami w branży eventowej. Kluczowe było ustalenie jasnych zasad korzystania z narzędzia oraz regularne aktualizowanie postępów. Dzięki temu każdy w zespole dokładnie wie, za co odpowiada, co znacznie ogranicza nieporozumienia i poprawia wydajność.
for freedom. 
