for freedom.
| Branża | E-commerce |
| Lokalizacja | Warszawa i zdalnie |
| Baza klientów | 1M+ |
| Zespół | 100+ |
aplikacja do zarządzania pracą
CRM
przechowywanie plików
aplikacja do zarządzania pracą
Zespół liderów w obliczu wyzwań, związanych z wydajnością i zarządzaniem zespołem członków organizacji i zewnętrznych kontrahentów, zauważył potrzebę zmiany sposobu pracy.
Złożoność operacyjna, kompleksowość procesów bez przełożenia na odpowiednie narzędzie, duże obciążenie każdego z członków zespołu, brak ujednoliconych poglądów na projekty skutkowały niespójnością działań i nieumyślnie zwiększały koszty operacyjne. Dodatkowo, poleganie na komunikacji przez e-mail stało się wąskim gardłem w ewolucji biznesu.
Zdając sobie sprawę z tych przeszkód i rozumiejąc, że taki przedłużający się stan rzeczy spowalnia biznes i destabilizuje pracę wielu osób, kierownictwo podjęło proaktywny krok w kierunku innowacji, poszukując stabilnej i skalowalnej platformy do zarządzania pracą.
Cel – usprawnienie komunikacji w dziale e-commerce i między innymi zespołami w Moliera2.
Decyzja ta zapoczątkowała transformacyjną podróż w kierunku usprawnienia działań operacyjnych i poprawy synergii zespołu.
Zespół Moliera2 od początku miał wysoką świadomość swojego otoczenia biznesowego i jasno sprecyzowane obszary, które należy poddać transformacji:
Kierownictwo organizacji przybliżyło nam, jakie nawyki obniżały łatwość i efektywność w komunikacji zarówno w zespole e-commerce, jak i między innymi zespołami.
Naszym zadaniem było zapoznanie się z oczekiwaniami, obecnymi strategiami dywizji e-commerce i kontekstami wdrożenia Asany oraz zebranie i ustrukturyzowanie wymagań klienta: zarówno biznesowych, jak i systemowych.
Razem z klientem przeanalizowaliśmy bieżące procesy i wyzwania każdego z nich, by stworzyć plan wdrożenia narzędzia. Obszary, które były na tym etapie niejasne, doprecyzowaliśmy pogłębionymi pytaniami.
Ten etap zaczął się od wspólnego zrozumienia i jasności co do celów wdrożenia i jego możliwego harmonogramu.
Na tym etapie kluczowe było zaangażowanie liderów Moliera 2 w przejście z nami przez każdy proces, który miał znaleźć się w Asanie i rozłożenie go na czynniki pierwsze. Uzgodniliśmy plan mapowania i implementacji, który korelował z celami biznesowymi i bieżącymi działaniami operacyjnymi, bez efektu przeciążenia uczestników transformacji. Liderzy otrzymali do wypełnienia brief-procesu, który był wstępem do pierwszego spotkania.
Kolejnym krokiem było wstępne zapoznanie z Asaną uczestników projektu, mapowanie, w oparciu o dane od klienta, całej struktury dywizji e-commerce z uwzględnieniem zespołów, projektów i zależności między nimi. Na tym etapie wspólnie z liderami przyjęliśmy też satysfakcjonujące metryki, w oparciu o które będziemy mierzyć skuteczność transformacji.
To też etap utworzenia Sojuszu Asany wśród liderów organizacji – od zaangażowania kluczowych interesariuszy zależy powodzenie projektu, a w przypadku Moliera 2 zaangażowanie było duże.
Po zrozumieniu zależności pomiędzy procesami i tym, gdzie powstaje praca, wybrane procesy przenosiliśmy do Asany.
Na tym etapie nastąpiło też pełne poznanie funkcjonalności Asany przez członków dywizji i uzyskanie biegłości w posługiwaniu się narzędziem.
Podczas projektu liderzy mieli nielimitowany dostęp do trenera. Za pomocą linku umawiali spotkania w dogodnym dla siebie czasie.
Zadaniem opiekunów procesów było dostarczenie nam istniejących map i tabel RACI procesów, które następnie zostały wspólnie z nami przeniesione do Asany i przekonwertowane na zautomatyzowane workflowy. Warsztaty mapowania przepływów pracy wytwarzały trwałą umiejętność u liderów zmian, tak, by w przyszłości mogli samodzielnie tworzyć procesy bezpośrednio w Asanie bez wsparcia ekspertów Remote Sensei.
W celu zapewnienia płynnego przebiegu projektu, co tydzień omawialiśmy postęp prac i reagowaliśmy na niepożądane sytuacje na spotkaniach statusowych.
Ostatecznie, w ramach tego etapu wdrożyliśmy kilkanaście procesów w 4 zespołach.
Efektem wdrożenia procesów jest zrozumienie wszystkich członków zespołów, jak ich praca wpływa na pracę innych i jak wygląda każdy proces, którego są uczestnikami. Taka klarowność kształtuje odpowiedzialność za efekty swoich działań.
Jednak, by utrwalić nowe sposoby działania, poznanie mechanizmów mapowania procesów i tłumaczenia ich na język Asany nie wystarczy. Konieczna jest też trwała zmiana nawyków i zachowań, czym zajęliśmy się wraz z klientem w etapie 4:
Czwarty etap transformacji to wypracowanie prawidłowych nawyków pracy z Asaną, które zapewniają pełne wykorzystanie potencjału narzędzia. Dzięki konwencjom możliwe było umocnienie nowych strategii współpracy, będących podstawą rozwoju organizacji przez kolejne lata.
Adaptacja skutecznych praktyk wykorzystania Asany w pracy indywidualnej, zespołowej i zarządczej to krok, który uprawdopodabnia trwałe i efektywne korzystanie z rezultatów transformacji.
Konwencje zespołowe lub organizacyjne to wspólny język, którego ludzie używają w całej organizacji. Jeśli każdy rozmawia w innym języku, nikt się nie zrozumie. To samo dotyczy korzystania z oprogramowania do współpracy – w tym przypadku Asana. Wraz z uczestnikami transformacji wprowadziliśmy proste i bezwysiłkowe do zastosowania zasady, które ujednolicają sposób, w jaki ludzie komunikują się i pracują ze sobą.
Każdą jedną konwencję, którą uczestnicy transformacji wstępnie zgodzili się przyjąć, testowali przez okres ok. 2 tygodni. Po tym czasie możliwe jest zebranie feedbacku na temat przydatności konwencji i ułatwień, jakie niosą.
Wdrożenie najlepszych praktyk współpracy i komunikacji wymagało retrospektywnych spotkań, podczas których uczestnicy transformacji dzielili się swoimi doświadczeniami z konkretnymi konwencjami.
W kolejnym kroku zadbaliśmy o proaktywny monitoring postępu zmian w pierwszych tygodniach pracy w Asanie na pełnych obrotach.
Dokonaliśmy weryfikacji metryk, przyjętych do pomiaru skuteczności wdrożenia na jego początku. Liderzy Moliera2 zadbali też o to, by przyjęte konwencje współpracy zostały utrwalone: korygowali nawyki do nowoprzyjętych, reagowali na sygnały członków zespołu o pojawiających się problemach czy wątpliwościach, co do sposobu pracy.
Częścią tego etapu były też zadania dla członków projektu: nagranie screencastów z pracy na Asanie, które przeglądaliśmy, by wyłapać obszary wymagające uwagi.
Kluczem dla powodzenia tego etapu było jednak skupienie liderów Moliera 2 na swojej roli w Sojuszu Asany – przewodników dla reszty członków organizacji, stojących na straży wypracowanych konwencji pracy w Asanie.
Do podsumowania projektu zaprojektowaliśmy badanie podsumowujące, które pozwoliło na szczegółową weryfikacja rezultatu wdrożenia. Przede wszystkim jednak wizualizacja danych jakościowych i ilościowych unaoczniła uczestnikom transformacji i liderom Moliera2 postęp, jakiego wspólnie dokonali. W efekcie badania mogliśmy też przedstawić rekomendacje dalszego rozwoju metodologii pracy w kolejnych miesiącach.
Rezultatem jest bardziej spójna i efektywna dywizja e-commerce, gotowa do płynnej współpracy z innymi zespołami w Moliera 2, co zmotywowało do wprowadzenia podobnych zmian w innych zespołach. 
Chcesz dowiedzieć się o wszystkich szczegółach transformacji cyfrowej i jak możemy ją przeprowadzić w Twojej organizacji?
