Case study
Wdrożenie kluczowych procesów Ecommerce
| Branża | E-commerce |
| Lokalizacja | Warszawa i zdalnie |
| Baza klientów | 1M+ |
| Zespół | 100+ |
Zestaw narzędzi użyty w transformacji
Asana
aplikacja do zarządzania pracą
Salesforce
CRM
Google Drive
przechowywanie plików
Miro
aplikacja do zarządzania pracą
Przed
- Duże koszty operacyjne w wyniku zwiększonej ‘pracy dla pracy’ i niespójności w wykorzystaniu narzędzi,
- Nieprecyzyjna priorytetyzacja przez brak wysokopoziomowej widoczności projektów i obciążenia pracą,
- Niska spójność działań wynikającą z braku widoczności wspólnych celów i działań innych,
- Stagnacja w dalszym rozwoju dywizji wynikającą ze zbyt chaotycznej ‘codzienności’ i braku wspólnych konwencji działań,
Po
- Obniżenie poziomu odczuwanej presji, irytacji, utrudnień związanych z pracą
- Zwiększenie produktywności (osiągniętych rezultatów w okresie czasie) każdego z uczestników, co pozwala realizować więcej projektów i operacji w tym samym czasie
- Zmapowane i przeniesione do Asany struktury wszystkich procesów pojedynczych zespołów i projektów w dywizji E-commerce
- Odtworzenie struktury dywizji E-commerce w Asanie
- Pełne zrozumienie podziału obowiązków w Asanie i świadomość co jest priorytetowe i na kiedy powinno być dostarczone
Wstęp
Wyzwanie
Zespół liderów w obliczu wyzwań, związanych z wydajnością i zarządzaniem zespołem członków organizacji i zewnętrznych kontrahentów, zauważył potrzebę zmiany sposobu pracy.
Złożoność operacyjna, kompleksowość procesów bez przełożenia na odpowiednie narzędzie, duże obciążenie każdego z członków zespołu, brak ujednoliconych poglądów na projekty skutkowały niespójnością działań i nieumyślnie zwiększały koszty operacyjne. Dodatkowo, poleganie na komunikacji przez e-mail stało się wąskim gardłem w ewolucji biznesu.
Zdając sobie sprawę z tych przeszkód i rozumiejąc, że taki przedłużający się stan rzeczy spowalnia biznes i destabilizuje pracę wielu osób, kierownictwo podjęło proaktywny krok w kierunku innowacji, poszukując stabilnej i skalowalnej platformy do zarządzania pracą.
Cel – usprawnienie komunikacji w dziale e-commerce i między innymi zespołami w Moliera2.
Decyzja ta zapoczątkowała transformacyjną podróż w kierunku usprawnienia działań operacyjnych i poprawy synergii zespołu.
6 etapów wdrożenia Asany w dywizji e-commerce
Etap 01
Strategia i audyt
Zespół Moliera2 od początku miał wysoką świadomość swojego otoczenia biznesowego i jasno sprecyzowane obszary, które należy poddać transformacji:
- jakie procesy mają zostać przeniesione do Asany
- jakie rodzaje projektów mają się w niej znaleźć.
Kierownictwo organizacji przybliżyło nam, jakie nawyki obniżały łatwość i efektywność w komunikacji zarówno w zespole e-commerce, jak i między innymi zespołami.
Naszym zadaniem było zapoznanie się z oczekiwaniami, obecnymi strategiami dywizji e-commerce i kontekstami wdrożenia Asany oraz zebranie i ustrukturyzowanie wymagań klienta: zarówno biznesowych, jak i systemowych.
Razem z klientem przeanalizowaliśmy bieżące procesy i wyzwania każdego z nich, by stworzyć plan wdrożenia narzędzia. Obszary, które były na tym etapie niejasne, doprecyzowaliśmy pogłębionymi pytaniami.
Etap 02
Mapowanie struktury organizacji
Ten etap zaczął się od wspólnego zrozumienia i jasności co do celów wdrożenia i jego możliwego harmonogramu.
Na tym etapie kluczowe było zaangażowanie liderów Moliera 2 w przejście z nami przez każdy proces, który miał znaleźć się w Asanie i rozłożenie go na czynniki pierwsze. Uzgodniliśmy plan mapowania i implementacji, który korelował z celami biznesowymi i bieżącymi działaniami operacyjnymi, bez efektu przeciążenia uczestników transformacji. Liderzy otrzymali do wypełnienia brief-procesu, który był wstępem do pierwszego spotkania.
Kolejnym krokiem było wstępne zapoznanie z Asaną uczestników projektu, mapowanie, w oparciu o dane od klienta, całej struktury dywizji e-commerce z uwzględnieniem zespołów, projektów i zależności między nimi. Na tym etapie wspólnie z liderami przyjęliśmy też satysfakcjonujące metryki, w oparciu o które będziemy mierzyć skuteczność transformacji.
To też etap utworzenia Sojuszu Asany wśród liderów organizacji – od zaangażowania kluczowych interesariuszy zależy powodzenie projektu, a w przypadku Moliera 2 zaangażowanie było duże.
Etap 03
Wdrożenie procesów zespołowych i międzyzespołowych
Po zrozumieniu zależności pomiędzy procesami i tym, gdzie powstaje praca, wybrane procesy przenosiliśmy do Asany.
Na tym etapie nastąpiło też pełne poznanie funkcjonalności Asany przez członków dywizji i uzyskanie biegłości w posługiwaniu się narzędziem.
Podczas projektu liderzy mieli nielimitowany dostęp do trenera. Za pomocą linku umawiali spotkania w dogodnym dla siebie czasie.
Zadaniem opiekunów procesów było dostarczenie nam istniejących map i tabel RACI procesów, które następnie zostały wspólnie z nami przeniesione do Asany i przekonwertowane na zautomatyzowane workflowy. Warsztaty mapowania przepływów pracy wytwarzały trwałą umiejętność u liderów zmian, tak, by w przyszłości mogli samodzielnie tworzyć procesy bezpośrednio w Asanie bez wsparcia ekspertów Remote Sensei.
W celu zapewnienia płynnego przebiegu projektu, co tydzień omawialiśmy postęp prac i reagowaliśmy na niepożądane sytuacje na spotkaniach statusowych.
Ostatecznie, w ramach tego etapu wdrożyliśmy kilkanaście procesów w 4 zespołach.
Efektem wdrożenia procesów jest zrozumienie wszystkich członków zespołów, jak ich praca wpływa na pracę innych i jak wygląda każdy proces, którego są uczestnikami. Taka klarowność kształtuje odpowiedzialność za efekty swoich działań.
Jednak, by utrwalić nowe sposoby działania, poznanie mechanizmów mapowania procesów i tłumaczenia ich na język Asany nie wystarczy. Konieczna jest też trwała zmiana nawyków i zachowań, czym zajęliśmy się wraz z klientem w etapie 4:
Etap 04
Wypracowanie konwencji zespołowych
Czwarty etap transformacji to wypracowanie prawidłowych nawyków pracy z Asaną, które zapewniają pełne wykorzystanie potencjału narzędzia. Dzięki konwencjom możliwe było umocnienie nowych strategii współpracy, będących podstawą rozwoju organizacji przez kolejne lata.
Adaptacja skutecznych praktyk wykorzystania Asany w pracy indywidualnej, zespołowej i zarządczej to krok, który uprawdopodabnia trwałe i efektywne korzystanie z rezultatów transformacji.
Konwencje zespołowe lub organizacyjne to wspólny język, którego ludzie używają w całej organizacji. Jeśli każdy rozmawia w innym języku, nikt się nie zrozumie. To samo dotyczy korzystania z oprogramowania do współpracy – w tym przypadku Asana. Wraz z uczestnikami transformacji wprowadziliśmy proste i bezwysiłkowe do zastosowania zasady, które ujednolicają sposób, w jaki ludzie komunikują się i pracują ze sobą.
Każdą jedną konwencję, którą uczestnicy transformacji wstępnie zgodzili się przyjąć, testowali przez okres ok. 2 tygodni. Po tym czasie możliwe jest zebranie feedbacku na temat przydatności konwencji i ułatwień, jakie niosą.
Wdrożenie najlepszych praktyk współpracy i komunikacji wymagało retrospektywnych spotkań, podczas których uczestnicy transformacji dzielili się swoimi doświadczeniami z konkretnymi konwencjami.
Etap 05
Utrwalenie zmian
W kolejnym kroku zadbaliśmy o proaktywny monitoring postępu zmian w pierwszych tygodniach pracy w Asanie na pełnych obrotach.
Dokonaliśmy weryfikacji metryk, przyjętych do pomiaru skuteczności wdrożenia na jego początku. Liderzy Moliera2 zadbali też o to, by przyjęte konwencje współpracy zostały utrwalone: korygowali nawyki do nowoprzyjętych, reagowali na sygnały członków zespołu o pojawiających się problemach czy wątpliwościach, co do sposobu pracy.
Częścią tego etapu były też zadania dla członków projektu: nagranie screencastów z pracy na Asanie, które przeglądaliśmy, by wyłapać obszary wymagające uwagi.
Kluczem dla powodzenia tego etapu było jednak skupienie liderów Moliera 2 na swojej roli w Sojuszu Asany – przewodników dla reszty członków organizacji, stojących na straży wypracowanych konwencji pracy w Asanie.
Etap 06
Podsumowanie projektu
Do podsumowania projektu zaprojektowaliśmy badanie podsumowujące, które pozwoliło na szczegółową weryfikacja rezultatu wdrożenia. Przede wszystkim jednak wizualizacja danych jakościowych i ilościowych unaoczniła uczestnikom transformacji i liderom Moliera2 postęp, jakiego wspólnie dokonali. W efekcie badania mogliśmy też przedstawić rekomendacje dalszego rozwoju metodologii pracy w kolejnych miesiącach.
Rezultat
Rezultatem jest bardziej spójna i efektywna dywizja e-commerce, gotowa do płynnej współpracy z innymi zespołami w Moliera 2, co zmotywowało do wprowadzenia podobnych zmian w innych zespołach. W ankiecie powdrożeniowej uczestnicy transformacji wymienili:
- Zlecone zadania realizowane na czas, klarowność co do zakresu niezbędnej pracy, terminowości i zakresu odpowiedzialności każdego uczestnika jako rezultat transformacji
- Porządek i wizualizację przepływów pracy/zadań w organizacji oraz stworzenie jednej transparentnej przestrzeni pracy z widokiem i statusem wszystkich projektów jako cele osiągnięte w 100%
- Poprawę przepływów informacji w zadaniach jako cel osiągnięty w 100%
- Jednoznacznie pozytywny wpływ, jaki transformacja miała na zespół i organizację
- Pełną gotowość do pracy i komunikacji w Asanie, zgodnie z przyjętymi konwencjami i strukturą przeniesionych procesów
- Obniżenie poziomu odczuwanej presji, irytacji, utrudnień związanych z pracą
- Zwiększenie produktywności (osiągniętych rezultatów w okresie czasu) każdego z uczestników, co pozwala realizować więcej projektów i operacji w tym samym czasie
- Pełne zrozumienie podziału obowiązków w Asanie i świadomość co jest priorytetowe i na kiedy powinno być dostarczone
Managerowie Moliera2 potwierdzili:
- Zwiększenie zaangażowania pracowników i wydajności działań
- Znaczne zmniejszenie kosztów operacyjnych po wyeliminowaniu ‘pracy dla pracy’ i nieoptymalnych strategii działania w środowisku cyfrowym
- Gotowość do wprowadzenia ustrukturyzowanych projektów działowych, zgodnie z najlepszymi praktykami i wynikiem audytu
- Zwiększenie dostarczalności w terminie
for freedom. 
