W przypadku porównania Asana vs Open Project diabeł tkwi w szczegółach. Pozornie identyczne ficzery składają się na kolosalne różnice. Sprawdź, jak to w ogóle możliwe.

Czym powinieneś kierować się przy wyborze aplikacji do zarządzania organizacją?

Właściwe pytanie, jakie powinieneś sobie zadać, brzmi: czy ludzie będą z tego korzystać? 

Jeśli tak, to zapytaj: Jak długo?

Tak naprawdę, narzędzia to jedynie wierzchołek góry lodowej:

Platforma do zarządzania projektami jest częścią składową całego systemu pracy (góry lodowej), w którym wszystkie inne aspekty są pozornie ukryte.. A to właśnie one UWIDACZNIAJĄ  się na tej platformie i najbardziej wpływają na to, jak współpracuje Twój zespół i ostatecznie cała organizacja. 

Na Twój system pracy składają się:

Uświadomienie sobie tego jest kluczem do pełnego wykorzystania potencjału zespołu i do stworzenia środowiska, w którym wszystkie te elementy są ze sobą w harmonii. 

Perspektywa porównania Asana a Open Project

Chociaż nazwy poszczególnych funkcjonalności w wielu narzędziach do zarządzania pracą są takie same, ich przydatność będzie się różnić w zależności od wielkości organizacji.  Dzieje się tak ze względu na odmienne potrzeby i poziom złożoności hierarchii tych organizacji. 

Ze względu na poziom kompleksowości funkcjonalności, Asana jest jednym z niewielu narzędzi, które łatwo dostosowywać do aktualnych wymagań organizacji i skalować wraz z jej rozwojem.

Różnice pomiędzy poszczególnymi ficzerami w pozornie podobnych aplikacjach – Asana i Open Project – są trudne do wychwycenia dla osób w małych zespołach, dopiero raczkujących w zarządzaniu projektami. 

Doświadczeni managerowie od razu zauważą kolosalną różnicę w rozwiązaniu na przykład jak stawia się i śledzi realizację celów. W Asanie cele są oddzielną, złożoną funkcjonalnością a w Open Project, są jedynie zadaniami, a nie kompleksowym ficzerem.

Porównania Asana vs Open Project dokonujemy z punktu widzenia osoby, która zna się na zarządzaniu projektami , dla której istotne są:

  • możliwość śledzenia rzeczywistego postępu w projektach w oparciu o faktycznie zrealizowane zadania
  • ustanawianie celów dla całej organizacji (najlepiej w systemie OKR), celów zespołowych i indywidualnych, kluczowych rezultatów i dołączania do nich inicjatyw – projektów
  • możliwość zarządzania wieloma portfelami projektów, grupując je w tematyczne portfolia, co pozwala na synchronizację olbrzymiej ilości działań  
  • zaawansowane raportowanie w oparciu o bardzo szczegółowe mierniki, które można przekształcić w wykresy paroma kliknięciami; na dodatek każdy użytkownik może mieć swoje własne widoki, bo czego innego potrzebuje manager, a czego innego twórca – na przykład grafik
  • łatwa i stabilna integracja narzędzia z innymi, które razem tworzą ekosystem pracy dla danej organizacji
  • współpraca w narzędziu nie tylko z członkami organizacji, ale i partnerami i kontrahentami spoza firmy

 

Jednym słowem, dokonujemy porównania Asany i Open Project z punktu widzenia organizacji ceniącej dobrze zaprojektowane procesy oraz ergonomię i jakość cyfrowych narzędzi.

Płaszczyzny porównania

Na potrzeby tego porównania wybraliśmy kilka płaszczyzn, na których Asana i Open Project różnią się, jeśli chodzi o poziom zaawansowania.  Oto one:

Integracje z innymi narzędziami 

  • Asana: wygrywa ilością i sposobem integracji z innymi narzędziami do pracy w zespołach, oferując ponad 200 aplikacji do zintegrowania.

  • Open Project: brak możliwości integracji z wieloma popularnymi aplikacjami. Narzędzie oferuje jedynie 12 integracji, z czego większość nie jest bezpośrednia. Integracja bezpośrednia z GitLabem i GitHubem sugeruje, że Open Project jest narzędziem zaprojektowanym do pracy w projektach związanych z wytwarzaniem i utrzymaniem oprogramowania. 
Open Project oferuje tylko 12 integracji z innymi narzędziami, nie ma bezpośredniej integracji m.in. z Jirą, Trello czy Timesheet.

Wsparcie dla klienta

  • Asana: oferuje szybki support, w tym w polskiej wersji u dedykowanego partnera (czyli nas 😀 ). Czas reakcji zarówno support Asany, jak i Remote Sensei, to w większości zgłoszeń kilka godzin.
Asana to narzędzie z ogromnym wskaźnikiem zwrotu z inwestycji, także dzięki wsparciu ekspertów Remote Sensei, supportowi w języku polskim i usługach Continuous Consulting.
  • Open Project: Brak możliwości korzystania z usług Continuous Consulting, co zwiększa ryzyko nietrwałości narzędzia w organizacji.

Interfejs użytkownika

  • Asana: Posiada intuicyjny i estetyczny interfejs, cechujący się prostotą i łatwością korzystania. To narzędzie skoncentrowane na elastyczności i intuicyjności. Aplikacja jest podzielona na sidebar i część centralną, co umożliwia zunifikowany widok na zespoły i projekty oraz łatwy dostęp do celów, portfolio i raportów, czego nie można powiedzieć o Open Project.. Asana posiada też funkcjonalność o nazwie skrzynka odbiorcza, która umożliwia komunikację członkom zespołów w Asanie, odciążając wewnętrzną komunikację w innych narzędziach.
Interfejs Asany umożliwia widok zespołów i projektów na pasku bocznym, a także dostęp do portfolio, celów i raportów jednym kliknięciem. Oprócz widoku listy i tablicy Kanban, projekt można wyświetlić na kalendarzu i osi czasu. Sekcja “wiadomości” oraz skrzynka odbiorcza, umożliwiają łatwą komunikację.
  • Open Project: mało czytelny interfejs z brakiem widoku zespołów. W projektach nie ma widoku kalendarza ani możliwości tworzenia pulpitów nawigacyjnych per projekt z różnymi typami wykresów. Brak widoku szczegółów zadania bez opuszczenia widoku wszystkich zadań w projekcie. Interfejs Open Project (m.in. obecność sekcji backlogi) wskazuje na przydatność narzędzia w technicznych projektach związanych z wytwarzaniem oprogramowania, a nie do zarządzania projektami różnego typu.
Interfejs Open Project jest bardzo uproszczony, nie oferuje widoku zespołów, nie posiada funkcjonalności do komunikacji ani celów czy portfolio.

Zarządzanie projektem i zadaniami

  • Asana: Jako jedno z niewielu narzędzi do  zarządzania pracą na rynku, skaluje się wraz z rozwojem projektu i organizacji. Potrafi zaspokoić potrzeby zarówno osoby potrzebującej darmowej checklisty czy kilkuosobowego zespołu, ale też potrafi zintegrować w 1 miejscu pracę międzynarodowej korporacji liczącej tysiące osób. Projekty są łatwe do konfiguracji i dostosowania do potrzeb różnego typu zespołów. Asana wyróżnia się łatwością zarządzania zadaniami, umożliwiając użytkownikom szybkie tworzenie, przypisywanie i śledzenie zadań. Funkcja „przeciągnij i upuść” upraszcza pracę i organizację zadań.
  • Open Project: przez infrastrukturę informacji, skalowalność narzędzia jest bardzo trudna.. Zarządzanie projektami odbywa się poprzez pracę na tzw. pakietach roboczych, czyli zbiorach zadań. Zarządzanie pracą zespołów marketingowych, contentowych, sprzedaży czy zakupów będzie w tym narzędziu nieintuicyjne i utrudnione.
Sekcja backlogi w ustawieniach projektu, jak i nomenklatura (testy, development, definicja ukończenia) wewnątrz narzędzia wskazują na jego programistyczny charakter.

Typy projektów 

  • Asana: Od początku zaprojektowana do zarządzania projektami różnego typu i zadaniami o różnym charakterze, przez co doskonale sprawdza się w zespołach sprzedażowych, marketingowych, graficznych i UX-owych, zakupowych, HR, obsłudze klienta, supporcie. Taski, czyli zadania w Asanie nie noszą znamion systemu kolejkowego i mają uniwersalny charakter. W widoku tablicy widoczny jest podgląd materiałów graficznych załączonych do zadań.
  • Open Project: Ze względu na swój techniczny charakter, Open Project jest słabo przystosowany do pracy zespołów kreatywnych (marketing, design, UX/UI), a jego funkcjonalności nie są przystosowane do pracy z np. grafiką, materiałami wizualnymi.
Open Project posiada wbudowane repozytorium kodu, ale jest to funkcja przydatna tylko w projektach związanych z wytwarzaniem i utrzymaniem oprogramowania, co udowadnia techniczny charakter narzędzia.

Raporty, cele, portfolia

  • Asana: Oferuje dostęp do raportów, celów i portfolio z poziomu sidebaru, przez co dostępne są jednym kliknięciem. Raporty dostępne są zarówno dla poszczególnych projektów z poziomu pulpitu nawigacyjnego, jak i zindywidualizowanych, niestandardowych parametrów, np. zasobów, zadań w wielu projektach jednocześnie, statusu pracy, celów itd. Funkcja “cele” umożliwia pracę w oparciu o OKRy zarówno ogólnofirmowe, dla poszczególnych zespołów czy też indywidualne. Asana umożliwia stworzenie nie jednego, a wielu portfolio z różnymi projektami umieszczonymi w każdym z nich. Monitorowanie postępów pracy jest więc w zasięgu 2 kliknięć.
Dzięki portfoliom, Asana umożliwia monitorowanie wielu projektów jednocześnie, można tworzyć dowolną liczbę portfolio.
Funkcję cele można łączyć z projektami, dzięki czemu każdy członek zespołu widzi realny wpływ swojej pracy na osiąganie celów.
  • Open Project: bardzo ograniczone możliwości raportowania i tylko kilka podstawowych typów wykresów. Funkcjonalność nazwana portfolio jest de facto listą wszystkich projektów (istnieje możliwość odfiltrowania projektów polem niestandardowym, jednak nie jest to taka sama funkcjonalność, co portfolia w Asanie). Nie ma jednak możliwości zapisania takiego portfolio ani też utworzenia kilku różnych, z różnymi projektami w każdym z nich. Cele w OP istnieją, ale są jedynie rodzajem zadania (odpowiednik zadania w Asanie), a nie oddzielną, rozbudowaną funkcjonalnością.

Obciążenie pracą

  • Asana: monitorowanie obciążenia pracą poszczególnych użytkowników pomaga redystrybuować zadania, zapewniając zrównoważony podział pracy.
  • Open Project: nie posiada tej funkcjonalności.
Funkcja obciążenie pracą pozwala monitorować ilość pracy każdego członka zespołu.

Aplikacja mobilna

  • Asana: stabilna i rozwijana aplikacja mobilna pozwala na pracę zespołów, gdziekolwiek są.
  • Open Project: nie posiada aplikacji mobilnej.

Członkowie vs Goście

  • Asana: umożliwia zapraszanie do obszaru roboczego dowolnej liczby gości spoza organizacji (np. klientów, podwykonawców) i ich udział jest bezpłatny.
  • Open Project: nie ma funkcji gości. Wszyscy użytkownicy, którzy zaakceptują zaproszenie, stają się płatnymi użytkownikami. 

Cena

  • Asana: Cena za użytkownika waha się w zależności od planu. Wersja Premium dostępna jest od 10,99 euro za użytkownika za miesiąc
  • Open Project: Wersja Basic jest najtańszym planem Open Project i kosztuje nieco powyżej 5 euro za użytkownika za miesiąc.

Czas adaptacji do nowego środowiska i krzywa uczenia się

  • Asana: Czas adaptacji jest znacznie krótszy, ponieważ jest to narzędzie skoncentrowane na zarządzaniu projektami. Nadal jednak pozwala tworzyć widoki przydatne dla ról kierowniczych (management, C-suite) i twórczych (graficy, inżynierowie, programiści). Mapowanie procesów do Asany jest dużo szybsze niż w przypadku innych narzędzi. Jest skupiona w swojej filozofii i interfejsie na intuicyjnym i bezwysiłkowym zarządzaniu pracą.
    W trakcie wdrożenia Asana umożliwia początkowo korzystanie jedynie z części funkcji. Poziom skomplikowania architektury informacji  jest niewielki, ale można go zwiększać wraz z rozwojem organizacji i doświadczenia użytkowników.
  • Open Project: wymaga dłuższego czasu adaptacji narzędzia, czego potwierdzeniem jest aż 6 miesięcy okresu próbnego.

Aktualizacja i nowe funkcje

  • Asana: jest regularnie rozwijana i aktualizowana, a nowe funkcjonalności pojawiają się w każdym miesiącu.
  • Open Project: Jak większość bibliotek open source jest aktualizowany kilka razy w roku.
Nowe funkcjonalności i ulepszenia pojawiają się w Asanie w każdym miesiącu.

Do pełnego porównania pozostaje nam jeszcze…

Dlaczego wybraliśmy Asanę?

Zanim zdecydowaliśmy się wdrażać Asanę w organizacjach, testowaliśmy jej wersję beta w 2011. Nie było to jedyne oprogramowanie, które weryfikowaliśmy równolegle i cyklicznie robimy to nadal. 12 lat później, ciągle uważamy Asanę za najlepsze narzędzie do zarządzania pracą zarówno niewielkich, jak i dużych organizacji.

Dojrzałość Asany, ilość możliwych integracji, a także ogromna łatwość wdrożenia i pozostania w centrum komunikacji w zespołach, zadecydowała o wyborze tego narzędzia jako fundament frameworka Remote Sensei:

Natomiast Asana jest tylko częścią całej układanki, jaką jest sprawnie działająca organizacja. Dostrzegamy potencjał, jaki zyskują zespoły wraz z jej wprowadzeniem. 

Co więcej, uczestniczymy w regularnym wsparciu ponad 80-ciu organizacji, które wdrożyły ją już  z naszą pomocą. 

Asana doskonale inicjuje zmianę nawyków i sposobu myślenia o celach, projektach i zadaniach. 

Dlatego w Remote Sensei łączymy twarde umiejętności wykorzystania funkcjonalności Asany z umiejętnościami miękkimi członków zespołu takimi jak samoorganizacja, balans życia i pracy oraz budowanie współodpowiedzialności pomiędzy pracownikami.

Ostatecznie, razem z Asaną przekazujemy doświadczenie w zarządzaniu projektami, przywracamy chęć do działania, by ostatecznie stworzyć środowisko, w którym się “łatwo pracuje”.

Różnice w funkcjonalnościach Asany i Open Project

 

Asana

Open Project

skrzynka odbiorcza

✅

❌

wiadomości dla każdego projektu

✅

❌

planer spotkań

❌

✅

wiki

❌

✅

kontrola nad kodem źródłowym (repozytorium kodu)

❌

✅

backlogi

❌

✅

załączniki i obrazy w widoku tablicy

✅

❌

informacja o urlopie użytkownika

✅

❌

personalizacja interfejsu

✅

❌

historia zmian

✅

❌

logowanie się klientów jako gości

✅

❌

obserwacja postępu projektu bez konta w narzędziu

✅

❌

dedykowani eksperci podczas onboardingu

✅

❌