Porównanie aplikacji do zarządzania projektami i pracą: Asana vs UKG Ready

Praktycznie każda “wiodąca” aplikacja do zarządzania zadaniami/projektami/pracą ma podobny zestaw funkcji. Dotyczy to m.in takich aplikacji jak Asana, Click up, Monday czy Bitrix24. Pierwotne założenia aplikacji Ready zakładały wsparcie zespołów w obiegu dokumentów. Aplikacja nie sprawdza się jako środowisko pracy dla wielu zespołów oraz jedno źródło prawdy w organizacji.  Może jednak zostać rozbudowana o kolejne funkcjonalności na zasadzie modułowej. W dalszej części dokumentu znajdziesz nie tylko porównanie funkcjonalności obydwu narzędzi, ale także odniesienie do najistotniejszej kwestii –

czym powinieneś kierować się przy wyborze oprogramowania do zarządzania pracą.

Jakie są zatem…

Istniejące porównania w sieci i ich główny problem

Jeśli szukałeś rzetelnych porównań w Google, zapewne zauważyłeś, że ich nie ma. To dlatego, że aplikacja Ready nie jest jeszcze powszechnie recenzowanym oprogramowaniem. Przeglądając porównanie na stronach wizytówkowych obu aplikacji, wybraliśmy 2 najlepsze, które obejrzane, pozwolą jeszcze lepiej zrozumieć różnice między narzędziami:

Czym tak naprawdę różnią się te dwa systemy?

Jeśli zgadzamy się już, że oba systemy różnią się w głównej mierze interfejsem i funkcjonalnościami, musimy zastanowić się, jaki parametr powinien zdecydować o wyborze. Właściwe pytanie, jakie powinieneś sobie zadać, brzmi:

czy ludzie będą z tego korzystać?

Jeśli tak, to zapytaj:

Jak długo?

Tak naprawdę, narzędzia to jedynie wierzchołek góry lodowej.

Platforma jest częścią składową całego systemu pracy (góry lodowej), ale wszystkie jego aspekty są równie istotne. Właśnie te niewidoczne warstwy (góra logowa pod wodą) wpływają na to, jak współpracuje Twój zespół i ostatecznie cała organizacja. Składają się na to:

Uświadomienie sobie tego jest kluczem do pełnego wykorzystania potencjału zespołu i do stworzenia środowiska, w którym wszystkie te elementy są ze sobą w harmonii. Do tego wniosku doszedłem wspólnie z innymi trenerami, z którymi obecnie współpracuje. Wiesz już jak ważnym jest ‘czynnik ludzki’ w podjęciu dalszych decyzji. Mimo tego domyślam się, że bardzo chcesz zobaczyć techniczne różnice miedzy narzędziami. Do pełnego porównania pozostają nam jeszcze…

Płaszczyzny porównania

W celu zobrazowania kluczowych różnic pomiędzy tymi narzędziami, wybraliśmy ważne obszary, w których dzieli je kolasalna przepaść. Nie oznacza to, że któreś z narzędzi jest lepsze od drugiego. W różnym stopniu odpowiadać będą jednak Twoim potrzebom.

Zamysł twórców aplikacji

  • Asana: stworzona z myślą o zarządzaniu różnymi typami projektów, bez ograniczeń co do ich specyfiki i rodzaju branży.
  • UKG Ready: ukierunkowanie na obieg dokumentów i obsługę kadrową personelu rzuca się w oczy w tym narzędziu. Bardziej niż wirtualnym środowiskiem pracy jest więc wirtualną szafką na dokumenty. Nazwy modułów, z których składa się aplikacja wskazują na przeznaczenie systemu: Projekty, Intranet, Obieg faktur, Czas pracy, Wnioski zakupowe, EZD, Kancelaria, Urlopy, Delegacje, Płatności, Pipeline, Umowy, Budżety, Faktury sprzedaży i Zakupy.
Ready to system modułowy, każdy moduł należy dokupić osobno

Struktura narzędzia

  • Asana: jest rozwiązaniem “all in one” –  w zależności od planu posiada wbudowane funkcjonalności, ale można ją zintegrować z setkami zewnętrznych aplikacji.
  • Ready: system zbudowany na zasadzie modułów. Wybrane moduły dokupuje się w Ready AppStore. Łącznie jest ich 15.

Koszty licencji

Asana:

posiada transparenty cennik, w którym ujęty jest koszt licencji per użytkownik w zależności od planu (Premium, Business, Enterprise).

Ready:

skomplikowana budowa cennika – na koszt licencji składa się podstawowa cena za użytkownika + koszty poszczególnych modułów per miesiąc. Podstawowa cena użytkownika jest z kolei złożona z różnych typów licencji.

Co więcej, w części panelu służącej do zakupy wybranych modułów widzimy też opcję dokupienia dodatkowego pakietu:

Jednak nie jest jasne, czego dokładnie dotyczy ta opcja i które aplikacje jej wymagają:

Jeśli więc Twoja organizacja/dział zajmuje się obsługą spraw kadrowych lub zakupami, Ready może być przydatnym narzędziem. Z drugiej strony, projekt dedykowany obsłudze wniosków urlopowych, ewidencji czasu pracy czy obiegu faktur stworzysz w Asanie kilkoma kliknięciami. Będziesz mógł/mogła też zautomatyzować go i w pełni dopasować workflow do swoich potrzeb, a miesięczny koszt użytkownika będzie niższy niż ok. 100 zł/miesięcznie, które trzeba wydać w UKG Ready. Chyba teraz staje się jasne…

Dlaczego wybraliśmy Asanę?

Zanim zdecydowałem się wdrażać Asanę w organizacjach, byłem jej beta testerem w 2011. I nie było to jedyne oprogramowanie, które testowałem równolegle w przedsięwzięciach i zespołach, których byłem członkiem. W tamtych zamierzchłych czasach konkurencja nie była tak silna:

  • Evernote, który bardziej przypominał notatnik, mimo że pretendował do systemu umożliwiającego wdrożenie GTD (Getting Things Done),
  • Todoist/Wedoist, który był zbyt prosty nawet do zarządzania małym zespołem,
  • Springpad, który ostatecznie upadł,
  • i jeszcze kilka innych.

Później pojawili się znacznie silniejsi konkurencji:

  • dapulse (później rebrandowany na monday.com)
  • Clickup

Jednak dojrzałość Asany, ilość możliwych integracji, a także i ogromna łatwość wdrożenia i pozostania w centrum komunikacji w zespołach, w których pracowałem, zadecydowała o wyborze tego narzędzia jako fundament naszego frameworka:

Natomiast Asana jest tylko częścią całej układanki, jaką jest sprawnie działająca organizacja. Dostrzegamy potencjał, jaki zyskują zespoły wraz z jej wprowadzeniem. Co więcej, uczestniczymy w regularnym wsparciu ponad 80-ciu organizacji, które zdecydowały się ją wdrożyć z naszą pomocą. W naszym mniemaniu, Asana doskonale inicjuje zmianę nawyków i sposobu myślenia o celach, projektach i zadaniach. Dlatego w Remote Sensei łączymy twarde umiejętności wykorzystania funkcjonalności Asany z umiejętnościami miękkimi członków zespołu takimi jak samoorganizacja, balans życia i pracy oraz budowanie współodpowiedzialności pomiędzy pracownikami. Ostatecznie, razem z Asaną przekazujemy doświadczenie w zarządzaniu projektami, przywracamy chęć do działania, by ostatecznie stworzyć środowisko, w którym się “łatwo pracuje”.

Zastanawiasz się, czy Asana pasuje do Twojej firmy?

Sprawdź wszystkie funkcje z ekspertem, bezpłatnie

Różnice w funkcjonalnościach UKG Ready vs Asana

Asana Ready
PODSTAWOWE WIDOKI
moje zadania ✅ ✅
projekt jako lista zadań ✅ ✅
wykres Gantta (timeline) ✅ ✅
kanban ✅ ✅
kalendarz ✅ ✅
indywidualne dashboardy ze statystykami ✅ ❌
cele ✅ ❌
karta główna zespołu ✅ ❌
wiki ❌ ❌
pulpit managera ✅ ❌
ZARZĄDZANIE PROJEKTEM
workload (obciążenia poszczególnych pracowników) ✅ ❌
portfolio – widok wielu projektów naraz ✅ ❌
szablony dla powtarzalnych projektów ✅ ❌
monitorowanie KPI/OKR ✅ ❌
ścieżki akceptacji dla różnych elementów projektu ✅ ❌
statusy projektów ✅ ❌
ZARZĄDZANIE ZADANIAMI
przypisanie osoby odpowiedzialnej ✅ ✅
możliwość utworzenia zależności między zadaniami ✅ ❌
kamienie milowe ✅ ❌
podzadania (rozbicie duże zadania na mniejsze) ✅ ❌
daty cykliczne z aut. odnowieniem zadań ✅ ❌
KOMUNIKACJA
synchronizacja z kalendarzem ✅ ✅
przekształcenie maila w zadanie ✅ ✅
komentarze w zadaniach ✅ ✅
szablony dla powtarzalnych zadań ✅ ❌
powiadomienia mailowe ✅ ✅
wiadomości ✅ ✅
przypomnienia ✅ ✅
DODATKOWE FUNKCJONALNOŚCI
budżetowanie ❌ ✅
wystawianie i obieg faktur ❌ ✅
reguły warunkowe, automatyzacja workflowów ✅ ❌
śledzenie czasu zadań ✅ ✅
kreator raportów ✅ ❌
CRM/Baza klientów ✅ ✅
zarządzanie sprintami ✅ ❌
załączniki ✅ ✅
załączniki z chmury ✅ ❌
kontrola kosztów ❌ ❌
faktury ❌ ✅
informacje o urlopie ✅ ✅
personalizacja interfejsu ✅ ❌
zarządzanie dokumentami ✅ ✅
historia zmian ✅ ❌
Integracje ✅ ❌
logowanie 2-etapowe ✅ ❌
logowanie się klientów ✅ ❌
obserwacja postępu projektu bez konta w narzędziu ✅ ❌