A jeśli czytasz ten tekst, to pewnie jednym z nich jest Trello. Twórcy tej aplikacji twierdzą, że jest to “najlepsze narzędzie do zarządzania projektami”.
W kontekście tego, czym jest zarządzanie projektami, jest to ryzykowne stwierdzenie. Oczywiście, zespół zespołowi, a projekt projektowi nierówne.
Jeśli masz mały zespół i mało pracy, pewnie można ją uporządkować dzięki Trello.
Ale doświadczonym managerom pomysł zarządzania projektami w Trello może się wydać przerażający.
Dlaczego? Zanim do tego przejdziemy…
Kilka słów o kanbanie
“Kanban” brzmi jak nazwa gry lub styl tańca. Praca projektowa, zupełnie jak taniec, wymaga synchronizacji kroków i płynności ruchów.
I tu pojawia się kanban – metoda zarządzania pracą wywodząca się z japońskich fabryk Toyoty sprzed 80-ciu lat.
Czy w 2024 jest nadal aktualna?
Tablice Kanban to nie tylko narzędzie organizacyjne – to filozofia.To sposób organizacji pracy, który pomaga definiować priorytety, daje czytelność zadań i wprowadza nieco harmonii do pracy i życia. Siłą kanbanu jest prostota. Kilka lat temu była warta 425 milionów dolarów. Dokładnie za tyle Atlassian kupił Trello.
Ale czy kanbanowość Trello wystarczy do efektywnego zarządzania projektami? Czy widok tablicy w Asanie daje dokładnie takie same możliwości?
Zanim jednoznacznie odpowiem na to pytanie, szybkim rzut oka na różnice między narzędziami.
Struktura informacji i interfejs
Budowa Asany i Trello, na pierwszy rzut oka, nie różni się od siebie. Interfejs obydwu narzędzi zbudowany jest w oparciu o pasek boczny i centralną część ekranu. To struktura informacji różni się już znacznie.
W Asanie na samej górze struktury znajdują się zespoły, które posiadają projekty, a w nich zadania i podzadania.
Praca w zespołach
Trello bazuje na tablicach, które możesz grupować w przestrzeniach roboczych – analogicznie do workspace’ów Asany. Nie ma więc zespołów, których członkowie współdzieliliby projekty.
Brak możliwości tworzenia zespołów w Trello może być mankamentem dla organizacji, które operują na większą skalę lub prowadzą równocześnie wiele projektów.
Zespół projektowy to grupa osób pracujących nad wspólnym celem, co wymaga widoczności wspólnych zadań i dostępu do wspólnych materiałów. I tego w Trello brakuje.
Oczywiście tablice mogą być udostępniane. Przy założeniu, że każda tablica jest projektem, może nad nią pracować wiele osób jednocześnie, ale zespół projektowy będzie w Trello jedynie umowny.
Praca w projekcie
W Asanie w każdym projekcie poszczególnym osobom można przypisywać role w projekcie. Służy do tego zakładka overview, która wprowadza klarowność: jaki jest cel projektu, kto jaką rolę pełni i jakie zasoby są załączone w postaci plików. Overview jest też miejscem, gdzie można umieścić opis projektu i podlinkować ważne informacje. To z kolei przekłada się na klarowność co do założonego celu, odpowiedzialności poszczególnych osób i zakresu obowiązków.
Gdy każdy wie, co do kogo należy i za co odpowiada, zamiast stresujących poniedziałków w pracy pełnych przybitych ludzi, kiedy trzeba “odkopać się” po weekendzie,, doświadczysz radosnych poniedziałków (i wtorków i piątków), w towarzystwie uśmiechniętych współpracowników.
Zanim wylistuję inne ficzery obu narzędzi, zadaj sobie pytanie…
Czym właściwie jest projekt?
Z założenia kanban to tablice, po których zadania do wykonania przesuwane są w zależności od etapu, na którym się znajdują: do zrobienia, w trakcie, zrobione.
Czy przesuwanie zadań z sekcji do sekcji to już projekt?
W Asanie, “projekt” to cała struktura z wieloma widokami, mieszcząca zadania i zależności między nimi, kamienie milowe, posiadająca oś czasu. Projekty w Asanie strukturyzują pracę w bardzo przejrzysty sposób. Z koleiklastry wielu projektów są portfoliami.
Ryzyko chaosu
Trello nie zapewnia takiej przejrzystości projektowej: kamieni milowych, wielu widoków, portfeli projektów, które pozwalają na wysokopoziomowe zarządzanie nimi.
Z jednej strony jako projekty w Trello możesz potraktować poszczególne tablice.
Z drugiej strony, na tablicy możesz dodać zadania z wielu projektów – w końcu jedynym kryterium teoretycznie jest etap prac nad zadaniami.
Ryzyko chaosu projektowego jest duże. Na potrzeby porównania przyjmijmy jednak, że tablica równa się projekt. Ale projektów nie wystarczy mieć, trzeba nimi jeszcze zarządzać.
Ale co to znaczy zarządzać projektami?
Komunikacja przede wszystkim
Skrzynka odbiorcza
Wbudowana skrzynka odbiorcza wspiera bogatą, efektywną komunikację i akceleruje pracę. Dzięki niej, jest możliwe, przeniesienie wewnątrzfirmowej komunikacji do Asany, a maile pozostawienie ewentualnie do komunikacji zewnętrznej.W Trello jedyny rodzaj komunikacji to sekcja komentarzy w poszczególnych kartach (odpowiednik zadania w Asanie), a bez wbudowanej do narzędzia skrzynki odbiorczej rezygnacja z dodatkowych rozwiązań do komunikacji nie jest możliwa.
Szybka adaptacja do zmian
Nieprzygotowanie na zmiany w trakcie realizacji projektu może prowadzić do problemów, zwłaszcza gdy otoczenie biznesowe ulega szybkim przeobrażeniom.
Elastyczność widoków w projektach
Asana daje narzędzia do zarządzania zmianami, chociażby przez różne widoki projektowe: lista, kanban, wykres Gantta, oś czasu, kalendarz. Ta elastyczność wyboru widoku pozwala przystosować projekty do różnych branż i rodzajów wyzwań.
Dzięki możliwości tworzenia zależności pomiędzy zadaniami, łatwo jest zarządzić pracą wielu osób jednocześnie, a funkcje takie jak podgląd obciążenia pracą każdej osoby w zespole jeszcze to zarządzanie wspierają.
Trello oferuje zmianę widoku przestrzeni roboczej na tabelę lub kalendarz, ale tablice pozostają tablicami. Brak możliwości tworzenia zależności między zadaniami, jak to ma miejsce w Asanie, sprawia, że taki widok obrazuje mniej więcej rozkład kart w tygodniu czy miesiącu.
Cele i raporty
Mierniki rentowności projektu
Asana dzięki funkcji Goals daje możliwość wyznaczania wielopoziomowych celów (dla całej organizacji, pojedynczegpo teamu lub indywidualnych), łączenia ich z projektami lub nawet pojedynczymi zadaniami. Daje też możliwość automatycznego śledzenia postępu w oparciu o wybrane kryteria.
Pomiar czasu daje precyzyjne dane nie tylko na temat dochodowości projektu, ale też rozłożenia pracy w czasie pomiędzy członkami zespołu.
Również “wyciąganie” innych danych z Asany w oparciu o dziesiątki kryteriów w projektach jest nie tylko możliwe, ale i dziecinnie proste.
W Trello raportowanie jest możliwe jedynie w najwyższym planie cenowym, a dane uzyskane dzięki raportom są okrojone w stosunku do możliwości Asany – w końcu dotyczą jedynie kart na listach tablic kanbanowych, a nie np. czasu pracy osób w zadaniach.
Automatyzacje
Tutaj podobnie, jak w przypadku raportów w Trello, automatyzacje istnieją, ale zautomatyzować można jedynie przepływ kart na tablicach. zautomatyzować można jedynie przepływ kart na tablicach.
Asana dzięki funkcji reguł niestandardowych daje bardzo szerokie możliwości automatyzacji, nieporównywalnie szersze niż jedynie ograniczające się do przepływu zadań (analogicznych do kart na tablicach).
Dzięki automatyzacjom i rozbudowanej warunkowości, praca “dzieje się sama”. To oszczędność czasu i mitygacja ryzyka związanego z tym, że drobne zadania często umykają. Automatyzacje są też idealne dla powtarzalnych zadań, które można by przegapić.
Podsumowując, przenoszenie zadań z sekcji do sekcji nie jest zarządzaniem projektami i pracą w rozumieniu wytrawnych graczy, którzy na tej robocie zjedli zęby.
Widok tablicy w Asanie
Każdy projekt w Asanie możesz wyświetlić w widoku tablicy kanban. Utworzyć wiele sekcji (“list” w Trello) i przesuwać zadania między nimi. Ten widok jest przydatny zwłaszcza w niektórych rodzajach projektów, jak te związane z projektowaniem wizualnym, np. materiałów marketingowych, wnętrz, przedmiotów.
Możesz oczywiście zautomatyzować przepływ zadań między sekcjami (a nawet między wieloma projektami). Tablica kanban jest więc jedynie niewielkim wycinkiem funkcji i możliwości Asany. Dla Trello jest z kolei fundatementem i core’owym ficzerem.
Na pytanie czy można takim wycinkiem zastąpić złożoną maszynę do zarządzania pracą, skalowalną dla wielotysięcznych organizacji, odpowiadam “nie”.
Twórcy Trello z pewnością zdają sobie sprawę z tego, że ich narzędzie nie jest kompleksową platformą do zarządzania projektami, ale nie powstrzymuje ich to przed używaniem przymiotnika “najlepszy”. Ze względu na wyjątkową troskę twórców Trello o wizualną stronę tego narzędzia, mogę zgodzić się ze stwierdzeniem, że to “najładniejszy kanban”.
Dlaczego wybraliśmy Asanę?
Zanim zdecydowałem się wdrażać Asanę w organizacjach, byłem jej beta testerem w 2011. I nie było to jedyne oprogramowanie, które testowałem równolegle w przedsięwzięciach i zespołach, których byłem członkiem.
W tamtych zamierzchłych czasach konkurencja nie była tak silna:
- Evernote, który bardziej przypominał notatnik, mimo że pretendował do systemu umożliwiającego wdrożenie GTD (Getting Things Done),
- Todoist/Wedoist, który był zbyt prosty nawet do zarządzania małym zespołem,
- Springpad, który ostatecznie upadł,
- i jeszcze kilka innych.
Później pojawili się znacznie silniejsi konkurencji:
- dapulse (później rebrandowany na monday.com)
- Clickup
Jednak dojrzałość Asany, ilość możliwych integracji, a także i ogromna łatwość wdrożenia i pozostania w centrum komunikacji w zespołach, w których pracowałem, zadecydowała o wyborze tego narzędzia jako fundament naszego frameworka:
Natomiast Asana jest tylko częścią całej układanki, jaką jest sprawnie działająca organizacja. Dostrzegamy potencjał, jaki zyskują zespoły wraz z jej wprowadzeniem.
Co więcej, uczestniczymy w regularnym wsparciu ponad 80-ciu organizacji, które zdecydowały się ją wdrożyć z naszą pomocą.
W naszym mniemaniu, Asana doskonale inicjuje zmianę nawyków i sposobu myślenia o celach, projektach i zadaniach.
Dlatego w Remote Sensei łączymy twarde umiejętności wykorzystania funkcjonalności Asany z umiejętnościami miękkimi członków zespołu takimi jak samoorganizacja, balans życia i pracy oraz budowanie współodpowiedzialności pomiędzy pracownikami.
Ostatecznie, razem z Asaną przekazujemy doświadczenie w zarządzaniu projektami, przywracamy chęć do działania, by ostatecznie stworzyć środowisko, w którym się “łatwo pracuje”.
for freedom.