Czujesz, że na kontrolę pracy podległego zespołu zdalnego lub hybrydowego tracisz zbyt dużo czasu?
Masz wrażenie, że bez Twojego nadzoru pracownicy gubią priorytety lub po prostu są mniej zaangażowani?
Widzisz, że sposoby zarządzania znane Ci do tej pory nie działają? Pracownicy nie widzą celu, w którym zmierza Wasza organizacja, a w Tobie narasta frustracja.
Czas na zmiany!
System zdalny lub hybrydowy wymaga zupełnie innej kultury organizacji pracy niż ta, z którą prawdopodobnie miałeś do czynienia do tej pory. Zmiany są trudne, zwłaszcza jeśli chociaż część Twoich pracowników ugruntowała swoje nawyki w tradycyjnym systemie biurowym. Modyfikacje muszą być przeprowadzone w głęboko zakorzenionych przyzwyczajeniach.
Zmiany w mindsecie obejmą jednak nie tylko pracowników, ale także i Ciebie. Ty sam, podobnie jak oni, masz przed sobą zadanie. Wyjść z utartych reguł i nawyków.
Dzisiaj przybliżymy Ci elementy, bez których nie będziesz w stanie zbudować wydajnego zespołu zdalnego i w efekcie doprowadzić do chaosu, presji i stresu, który Was wykończy.
Mikrozarządzanie vs mikrozarządzanie - dlaczego powinieneś zmienić swoje myślenie lidera
Mikrozarządzanie polega na realizacji bieżących zadań. Z punktu widzenia lidera oznacza to ciągłą kontrolę i nadzór. Na nich skupia się największa uwaga i to te aspekty pochłaniają większość czasu pracy.
Jednak skupienie się na realizacji kolejnych kroków ma jedną poważną implikację.
Gubią się nadrzędne cele.
Zatarciu ulegają misja i strategia organizacji.
Dlatego potrzebna jest zmiana kultury organizacyjnej. Dotyczy to w szczególności biznesów opartych o system pracy zdalnej lub hybrydowej, gdzie łatwo o rozmycie
Tą zmianą jest makrozarządzanie, gdzie dajesz pracownikom większą swobodę. Przerzucasz na nie część odpowiedzialności. Szanujesz ich czas i nawyki, ufając, że wykonają zadania w określonych deadline’ach. Zaufanie z czasem przekształca się w pewność.
Ty natomiast nie tracisz z oczu misji i celów organizacji. Zmniejszając kontrolę, skupiasz się na tych aspektach, analizujesz i szukasz nowych dróg do ich osiągnięcia. Patrzysz “globalnie”, a nie “lokalnie”.
To jest trochę jak gra w szachy. Na grę patrzysz, nieco od tyłu – od celu, przez kolejne kroki, które Cię do niego prowadzą, ale nigdy nie stracisz go z oczu.
Jeśli przejdziesz całkowicie na skalę makro w zarządzaniu, efektem będzie:
- wzrost zaangażowania pracowników;
- większa wydajność jednostek i całego zespołu;
- poczucie współodpowiedzialności i sprawstwa każdego pracownika;
- zadowolenie i mniejsza rotacja w zespole;
- dodatkowy czas, który zyskasz na realizację innych, priorytetowych zadań.
Dostajesz do ręki krótki przewodnik, jak przejść na markozarządzanie.
Dzięki implementacja sześciu kroków zupełnie inaczej spojrzysz na swoją rolę lidera.
Nowa kultura organizacji pracy wymaga trudnych zmian nawyków Twoich i współpracowników. Dlatego nie musisz wdrażać wszystkiego od razu.
Stereotypy i utarte schematy łam powoli.
Przechodź do kolejnego etapu, gdy wcześniejszy zostanie całkowicie zaimplementowany. To pozwoli Wam łagodniej wdrożyć nową kulturę organizacji pracy.
Tymczasem rok pierwszy przeprowadzi Cię przez całkowitą zmianę postrzegania sposobu pracy.
Zaczynamy.
Zaakceptuj, że nie wszyscy pracują w godzinach 8-17:00
Około 35% pracowników zdalnych w Polsce uważa, że elastyczne godziny pracy są jedną z najważniejszych zalet pracy zdalnej.
Dzięki temu życie zawodowe można płynnie wkomponować w rutynę dnia codziennego – swojego oraz pozostałych członków rodziny. Wyjście na spacer nie jest problem, podobnie jak przygotowanie obiadu, wyprowadzenie psa, czy odwiezienie dzieci do szkoły lub przedszkola.
Każdy z Twoich pracowników ma też swój zegar biologiczny. Jedni wolą wstawać bladym świtem, inni są wydajniejsi w środku nocy. Możliwość działania zgodnie z chronotypem bije na głowę jakiekolwiek zalety systemu stacjonarnego.
W pracy zdalnej liczy się zadaniowość.
Nieważne, w jakich godzinach pracownicy realizują swoje zadania.
Ważne, aby zrobili je w określonych z góry deadline’ach.
Kultura organizacji pracy wysoko-wydajnych zespołów zdalnych opiera się na akceptacji tych aspektów. Dlatego okazuj szacunek i zrozumienie dla sposobu pracy Twoich pracowników.
Jednak nie tylko…
Wykorzystaj różne godziny pracy członków zespołu tak, aby zamiast balastem stały się Waszym największym atutem. Pozwól pracownikom pracować w nocy i nie budź ich wtedy nad ranem, jeśli taki mają system pracy. Zwiększą swoją wydajność, wykonując obowiązki w czasie największej koncentracji mózgu.
Jednak…
Zawsze przecież jest jakieś “ale”.
Jesteście przecież zespołem i czasami musicie działać wspólnie.
Dlatego…
Stwórz wspólny kalendarz zespołowy
Zasada elastyczności godzin da Twoim pracownikom poczucie wolności i niezależności. Jednak działacie zespołowo, a Ty nie powinieneś tracić kontroli nad tym, co się dzieje. Teraz szczególnie musisz wiedzieć kto, nad czym pracuje i w jakich godzinach jest dostępny.
Co więcej…
Bez względu na sytuację rodzinną, nawyki lub chronotyp wyznaczcie wspólne godziny pracy w ciągu dnia. Zazwyczaj wystarczą ok. 3-4, aby zwiększyć wydajność zespołu. Będzie to czas, w którym – podobnie jak w biurze – wszyscy działają w “jednym miejscu”.
Na to wszystko znajdzie się miejsce w Waszym wspólnym kalendarzu pracy. Niech stanie się on częścią Waszej kultury organizacyjnej pracy. Ułatwi ustalenie nowego porządku poprzez wprowadzenie klarowności odnośnie nawyków i sposobów pracy każdego z członków zespołu.
Unikniecie też konfliktów między członkami zespołów, a także tych na linii lider-pracownik. Ich źródłem jest niejednokrotnie brak natychmiastowego feedbacku lub też niedostępność pracowników. Wspólny kalendarz pracy da jasność, kiedy można oczekiwać odpowiedzi.
To jednak nie wszystko.
Ułatwi też onboarding nowych pracowników. Dzięki niemu, szybciej zaznajomią się z pozostałymi członkami zespołu i ich organizacją pracy. Wyeliminujecie nieporozumienia, a także ewentualne zagrożenie prokrastynacją lub zniechęcenie nowych członków zespołów, którzy błędnie mogą odczytać brak niezwłocznej reakcji nowych kolegów.
We wspólnym kalendarzu pracy powinno znaleźć się również miejsce na:
- standup’y – czyli krótkie, cotygodniowe spotkania planujące; mogą one odbywać się w całych zespołach lub z pojedynczymi osobami, co zależy od tematyki i zazębiania się zadań;
- stały kontakt z pracownikami – jako lider nie możesz nie doceniać spotkań 1na1 zarówno tych podsumowujących wykonanie obowiązków, jak i bardziej nieformalnych, gdzie kontrolujesz nastrój, zaangażowanie i zadowolenie pracownika; pamiętaj, że złe relacje z szefem są czołową przyczyną zmiany pracy;
- integracje zespołowe online;
- aktualizację najbardziej efektywnych godzin pracy każdego współpracownika.
Dzięki temu będziesz miał klarowność tego, jak Twój zespół pracuje i większy spokój, dzięki któremu skupisz się na tym, co jest ważne.
Wspólny kalendarz pracy powinien zaprowadzić Cię bezpośrednio do kolejnego istotnego elementu kultury organizacji pracy wydajnego zespołu zdalnego.
Może Cię to zdziwi, ale…
Nie pozwól za dużo pracować
Pracownicy po przejściu na system pracy zdalnej poświęcają na swoje obowiązki zawodowe 2 godziny dziennie więcej niż w systemie stacjonarnym, Często sprawdzają skrzynkę mailową czy narzędzia do komunikacji typu Asana lub Slack jeszcze w łóżku. Jest to zazwyczaj konsekwencja pracy w mniejszych blokach czasowych, ale rozciągających się na cały dzień.
Brakuje też momentu jasnego zakończenia pracy np. poprzez wyłączenie komputera.
Cieszy Cię ich zaangażowanie?
Błąd!
Liczne nadgodziny to prosta i szybka droga do wypalenia zawodowego.
Zmęczony i nadmiernie obciążony zadaniami pracownik w końcu stanie się mało wydajny, jego zdolność koncentracji spadnie. To z kolei rodzi frustrację, spadek zaangażowania, a nawet prokrastynację. Proste czynności będą mu zajmować znacznie więcej czasu.
Umysł potrzebuje regeneracji. Zarówno tej codziennej, jak sen, spacer, medytacja, czy ćwiczenia fizyczne, jak i tej cyklicznej typu urlop i wolny weekend.
Jest jeszcze jeden istotny aspekt.
Pracownicy zdalni – zwłaszcza pracujący w systemie home office – mają trudności z oddzieleniem życia zawodowego od prywatnego. Bawiąc się z dzieckiem po południu, sprawdzają komunikatory firmowe typu Slack, a gotując obiad, korzystają z platform zarządzania pracą typu Asana,.
Efekt?
Aż 47% pracowników zdalnych w Polsce wskazuje, że mieszanie się życia zawodowego i prywatnego to największa wada pracy zdalnej.
Pomóż im to zmienić.
Zachęcaj do odpoczynku.
Jednak dobre słowo i wyrozumiałość to nie jedyne, co możesz zrobić.
Weryfikuj ilości zadań, które dany pracownik ma do wykonania, bo w tym może tkwić źródło problemu.
Jak tego dokonać?
Posiłkuj się narzędziami do zarządzania pracą takimi, jak Asana. Workload (obłożenie pracą) to funkcjonalność Asany, która pokazuje, jak wiele zadań pracownicy mają do wykonania. Ich stały monitoring na osi czasu pozwoli Ci ocenić, czy dana osoba nie jest przeładowana.
Im szybciej zareagujesz, tym lepiej – stłumisz problem w zarodku, a jednocześnie zbudujesz sobie pozycję lidera, który dba o swój zespół, rozumie potrzeby i patrzy z pozycji makrozarządzania.
Zmiana kultury organizacyjnej wcale nie musi oznaczać mniejszej kontroli nad wydajnością i zaangażowaniem pracowników ani tym bardziej ograniczenia zrozumienia ich sytuacji.
Przerzuć część odpowiedzialności na pracowników
Aż 24% pracowników zdalnych docenia możliwość skupienia sią na realizowanych zadaniach, a 27% widzi wzrost efektywności.
Wykorzystaj to.
Przerzuć na nich część odpowiedzialności.
Zaufaj.
Jeśli to zrobisz, zyskasz bardziej zaangażowany zespół, który czuje się częścią całości. Będzie to jednak proces, który – jak każda zmiana – wymaga czasu.
Od Ciebie i od innych.
Podziel go na dwa etapy:
Etap 1
Stwórz listę swoich współpracowników i do każdego z nich przygotuj odpowiedzi na pytania:
Dlaczego?
- Jakie ma umiejętności i wiedzę?
- Jakimi dysponuje możliwościami?
- Jakie osiąga rezultaty?
Jak?
- Jak przyczynia się do realizacji misji firmy?
- Jakie problemy mogą się pojawić w trakcie koordynacji całego obszaru?
- Jakie zmiany muszą nastąpić aby koordynował cały obszar?
- Jakie narzędzia są potrzebne do koordynacji obszaru?
Co?
- Jaki jest jego obecny obszar?
- Jakie wykonuje zadania?
Odpowiadając na każde z nich, uzyskasz klarowny profil obszarów, w których działają członkowie zespołu.
Tam, gdzie widzisz swój duży udział i potrzebę nadmiernej kontroli, podejmij kroki zmniejszające Twoje zaangażowanie. Wykorzytaj to, że 27% pracowników zdalnych widzi wzrost efektywności po przejściu na taki system.
Pamiętaj, że kiedy Ty zmniejszasz zaangażowanie, zwiększa się zaangażowanie po drugiej stronie. Na tym polega efektywna zmiana kultury organizacyjnej pracy.
Etap 2
Zacznij od rozmowy wybranymi osobami, którym chcesz zwiększyć zakres odpowiedzialności.
- Przedstaw uzyskane odpowiedzi z etapu 1.
- Powiedz, co Cię skłania do poszerzenia odpowiedzialności. Pokaż obopólne korzyści wynikające z takiej zmiany
- Wspólnie z pracownikami przeanalizuj nowe sytuacje i zastanówcie się nad odpowiedziami na poniższe pytania
- Jakbyś się czuła/czuła z przejęciem większej odpowiedzialności nad realizowanym obszarem?
- Jakie zmiany muszą nastąpić aby w pełni przejąć dany obszar?
- Czy obecne ustalenia i warunki pracy są dla Ciebie fair w stosunku do poszerzenia zakresu odpowiedzialności?
- Czy potrzebujesz przejść dodatkowy kurs/szkolenie?
- Czy zwiększenie odpowiedzialności będzie dla Ciebie stresujące?
Dzięki temu ustalisz strategię wdrażania poszerzenia zakresu odpowiedzialności:
- Uwzględniając odpowiedzi na poniższe pytania, przygotuj klarowny proces onboardingu, który przeprowadzisz osobiście.
- Sprecyzuj swoje oczekiwania.
- Ustal regularny kontakt na początku implementacji zmian, który będzie istotnym wsparciem dla pracowników.
Pamiętaj także, że taka zmiana kultury organizacyjnej wymaga transparentności.
Zanim nałożysz na kogoś obowiązek koordynowania zadania, upewnij się, że współpracownicy mają odpowiednią wiedzę.
Oznacza to, że musisz sprawdzić, czy zespół:
- wie, jakie są wasze cele;
- ma świadomość konsekwencji niewykonania danych zadań/projektów na czas,
- ma wszystkie dane niezbędne do realizacji zarówno poszczególnych kroków, jak i większych projektów.
Początkowo z pewnością będziesz chciał kontrolować i nadzorować sposób realizacji nowej funkcji. To w końcu Twój nawyk. Pracuj, aby się go pozbyć.
Zwiększając odpowiedzialność poszczególnych osób w Twoim zespole, zyskujesz cenny czas. Przeznacz go na to, co w Twoim ekosystemie pracy jest najważniejsze.
Wesz już, że zarówno procesy wewnętrzne jak i myślenie perspektywiczne ma ogromne znaczenie. Zastanów się gdzie skupić swoją uwagę.
Udostępnij wszystkim narzędzia i pliki w ten sam sposób
Chcesz zrezygnować z ciągłej kontroli pracowników.
Chcesz, by byli samodzielni, a jednocześnie działali jako silny, wydajny zespół.
Zatem musisz dążyć do sytuacji, w której każdy z Was będzie miał równy dostęp do danych i narzędzi. W pracy stacjonarnej nie jest to takie trudne. W zespołach rozproszonych staje się to wyzwaniem.
Skorzystaj z cyfrowej technologii, by mu sprostać.
Wprowadź narzędzia zarządzania projektami, pracą i zadaniami oraz wszelkie platformy komunikacji asynchronicznej. Dołączaj tam pliki, komentarze, polecenia, Niech te elementy cyfryzacji staną się Waszą Twierdzą i głównym centrum dowodzenia.
Daj wszystkim do nich równy dostęp.
Dzięki temu unikniesz błędnych decyzji i złych działań.
Pamiętaj też o onboardingu. Nowy członek zespołu musi być przeszkolony i przygotowany do korzystania z używanych przez Was narzędzi. To skróci czas jego adaptacji i wpłynie na płynne przejście do efektywnej pracy.
Miej drzwi otwarte
Właśnie teraz, gdy jesteś poza zasięgiem (przynajmniej fizycznym), Twoi współpracownicy powinni mieć większą świadomość tego, że jesteś dla nich. Zapewniaj ich, że:
- zawsze ich wysłuchasz;
- mogą do Ciebie zwracać się w każdym temacie;
- jesteś dla nich, by pomóc rozwiązać problem;
- jesteś zwolennikiem transparentnej komunikacji.
Twoje drzwi zawsze powinny być dla nich otwarte.
No, prawie zawsze…
Ty też musisz zachować zdrową równowagę pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym.
Jak zatem podejść do tego racjonalnie?
Ustal jasne zasady:
- Informuj, kiedy jesteś w pełni dostępny a kiedy nie.
- Wprowadź godziny ‘otwartej komunikacji’ z zaznaczeniem, że w tym czasie jesteś gotowy na rozmowy.
- Zawsze podsumowuj to, co usłyszałeś od osoby.
- Kończ rozmowy rozwiązaniem.
- Bądź na bieżąco z komunikatami od swoich współpracowników.
Polityka “otwartych drzwi” to też element kultury organizacyjnej pracy, który prowadzi do wzrostu zaufania na linii lider – pracownik. W zespole zdalnym trzeba w to włożyć znacznie więcej pracy.
Jest to aspekt tak samo ważny jak cyfrowa transformacja z użyciem narzędzi do zarządzania projektami i komunikacji synchronicznej. Te pomagają Wam w organizacji czasu swojego oraz całego zespołu. Natomiast nowe nawyki w zakresie kultury zespołowej budują Wasze wzajemne zaufanie, zaangażowanie w projekty i wydajność.
Dlatego w cyfrowej transformacji ważne jest działanie wielopłaszczyznowe i zmiana na obu tych polach jednocześnie.
To zagwarantuje Wam sukces.
for freedom.