Wynik badań mówią jednoznacznie. Pierwszym elementem motywującym do pracy są dobre relacje z szefem. Drugim – atmosfera. Jako lider zespołu zdalnego jesteś odpowiedzialny za jedno i drugie.
Zwłaszcza jeśli nie chcesz stracić dobrych specjalistów, którym poświęciłeś czas i pieniądze na ich przeszkolenie.
Zwłaszcza jeśli nie chcesz oddać ich konkurencji.
Tymczasem…
To Twoje cechy dobrego lidera w tym umiejętności miękkie:
- budują współodpowiedzialność za sukces projektu, zespołu i organizacji,
- angażują pracowników w wykonywane obowiązki,
- wpływają na jakość i efektywność jednostek i całej grupy.
Bez nich 
Twój zespół będzie jedynie trampoliną do innych miejsc pracy.
Z pewnością więc chcesz wiedzieć:
- jak uniknąć odchodzenia pracowników do innych firm i zwiększyć poczucie przynależności do Waszej grupy i organizacji;
- czym powinieneś kierować się w budowaniu relacji interpersonalnych,
- jak szczegółowo powinieneś poznać warunki pracy członków zespołu;
- jakie narzędzia pozwolą Ci na integrację ludzi, którzy się nie widzą.
To wyzwania, z którymi mierzy się wielu liderów zespołów rozproszonych. Takie przywództwo, jest trudniejsze, ale też ciekawsze.
Spokojnie…Wszystkie te problemy i wyzwania da się pokonać. Chętnie pokażę Ci, jak.
Zacznijmy od:
Znajdź równowagę pomiędzy yin i yang
Twoje Yang to konkretny i rzeczowy manager, który mówi o faktach, ocenia, wydaje polecenia. To cechy dobrego lidera, które pozwalają Ci analizować sytuację przez pryzmat twardych liczb.
Jednak to za mało.
Dopuść do głosu swoje Yin.
To emocjonalna strona, która pozwala Ci wczuć się w sytuację Twoich współpracowników. Dzięki niej zyskujesz informacje nie tylko o ich predyspozycjach i umiejętnościach, ale także o tym:
- jakie mają warunki w domu – czy pracują w systemie home-office, czy w coworking space, a może pod niebem słonecznej Italii, czy na Bali;
- jaki jest ich system pracy – czy pracują w dzień, czy raczej są bardziej produktywni w nocy;
- jak warunki domowe wpływają na ich wydajność;
- czy mają odpowiednie narzędzia – komputer, dostęp do szybkiego internetu, które umożliwiają im realizację zadań.
Po co Ci ta wiedza?
Czy sprawi ona, że będziesz dobrym liderem zespołu rozproszonego?
Oczywiście, że tak, bo dzięki niej:
- będziesz znał kontekst zachowania każdego współpracownika, co pozwoli Ci łatwiej zrozumieć czemu postępuje w ten, a nie inny sposób;
- wzbudzisz zaufanie w pracownikach, a to przyciąga ludzi do zespołu na dłużej, chętniej też będą dzielić się swoimi problemami;
- dajesz sobie szansę wcześniejszej reakcji, by nie dopuścić do kryzysu np. w okresie kwarantanny któregokolwiek członka zespołu będziesz wiedział, że przebywa on w domu z dziećmi, więc spada jego dyspozycyjność; oddelegujesz zadania, zapobiegając przesunięciom deadline’u;
Jak tego dokonać?
Pracuj na linii Ty - pracownik
To od Ciebie zależy, jak będzie się układać Twoja współpraca z każdym z pracowników.
Co więcej….
To Ty jako lider zespołu zdalnego najbardziej wpływasz na kształtowanie relacji pomiędzy poszczególnymi osobami. To Ty jesteś odpowiedzialny za integrację w zespole, za likwidowanie ewentualnych konfliktów i za podtrzymywanie dobrej atmosfery.
Energia, którą włożysz w tworzenie wspólnego zaufania, zaprocentuje.
Dlatego…
Znajdź czas na rozmowy 1na1
Jak być dobrym liderem?
Buduj relacje z pracownikami.
Cykliczne spotkania są nieodzownym elementem tego procesu.
Ich cele to:
- analiza realizacji zadań pracownika;
- określenie jego potrzeb;
- dwustronny feedback – musisz być także otwarty na opinie o Tobie i Twoich działaniach;
- coaching.
Podczas takich spotkań kreujesz wizję przyszłości każdego w zespole i kierunek jego rozwoju. Pamiętaj też, że wielu pracowników odchodzi z pracy, szukając w nowej organizacji szans na rozwój. Zapewnij mu go w waszej firmie, a utrzymasz trwały i oddany zespół. Tak zdobędziesz jedną z najważniejszych cech dobrego lidera zespołu zdalnego – troskę o samopoczucie każdego pracownika.
Wybierz taką formę spotkań, która pozwoli Wam się zobaczyć i bazować także na niewerbalnej komunikacji. Lepsze będą wideorozmowy niż anonimowy telefon.
Niezbędne elementy, dzięki którym spotkania 1na1 mają prawdziwą wartość:
- Są jak wizyta u lekarza – nieprzekładalne
Nie odwołuj ich ani nie pozwól, by zrobił to pracownik. Najwyżej przełóżcie termin. Dzięki temu zapewnicie sobie przestrzeń na bieżące rozwiązywanie problemów, ewentualnych konfliktów czy niejasności bez ich eskalacji.
- To nie czas na rozmowy wyłącznie o zadaniach
Spotkania 1na1 nie mogą stać się czasem poświęconym tylko i wyłącznie działaniom pracownika i statusowi jego prac. Przekształcą się wówczas w inwigilację i nadmierną kontrolę. Poświęć je na rozmowę o zadowoleniu pracownika, jego wizji, poznaj jego uwagi i spostrzeżenia. I bezwzględnie pamiętaj: Bądź otwarty na krytykę.
- To, co dzieje się przed spotkaniem, jest równie ważne, co na spotkaniu
Zrób listę rzeczy, o których chcesz porozmawiać. Jeśli potrzebujesz dodatkowych danych, plików, analiz, zgromadź je w postaci agendy dostępnej dla obu stron np. na Asanie. Dzięki temu pokażesz, że jesteś zaangażowany w budowanie relacji z daną osobą.
- Rób notatki W CZASIE RZECZYWISTYM, ale…
… w ten sposób, żeby pracownik też to widział. Budzi to zaufanie i daje pewność, że dobrze zrozumiałeś jego oczekiwania. Dodatkowo… Będziesz mógł w każdej chwili odświeżyć swoją wiedzę. To cenne zwłaszcza w większych zespołach, gdy musisz zadbać o relacje co najmniej z kilkunastoma osobami.
- Feedback to 2-kierunkowa ulica
Konstruktywny feedback jest bezcenny. Także dla Ciebie. Dzięki uwagom pracownika możesz rozwijać swoje cechy dobrego lidera i jeszcze efektywniej budować zespół zaangażowanych i wspierających się ludzi.
Spotkania z nowymi pracownikami
Nowy członek zespołu wymaga szczególnej uwagi. Z kilku powodów:
- chce się czuć doceniany;
- potrzebuje przewodnika, który zapewni mu integrację w zespole;
- chce mieć pewność, że lider go rozumie, zna specyfikę jego pracy, nawyki;
- potrzebuje poczucia stabilizacji.
Istotną cechą dobrego lidera jest dążenie do poznania każdego z osobna. Ma to też wymiar praktyczny. Da Ci bowiem pełny obraz specyfiki podlegającego Ci zespołu. Pozwoli dopasować zasady komunikacji asynchronicznej oraz procesy do Waszych możliwości i potrzeb.
W tym wypadku również najlepsze są spotkania 1na1. Zorganizuj ich tyle, aby dały Ci pewność, że wystarczająco dobrze znasz pracownika.
Możesz skopiować poniższy zestaw pytań, które pomogą Ci nawiązać rozmowę oraz skierować ją na najważniejsze aspekty Waszej współpracy i roli nowego pracownika w zespole.
- Jak rozumiesz swoją misję i cel na Q1 (swoimi słowami)?
- Dlaczego zdecydowałeś się na współpracę z naszą firmą/zespołem? (jako pytanie do kontraktora/freelancera)?
- Co Cię najbardziej motywuje do tego, co robisz?
- Jak często powinniśmy spotykać się w takim gronie i ile – według Ciebie – powinny trwać nasze rozmowy?
- Czego oczekujesz po takich spotkaniach? Czy pomogą Ci sprawniej działać? Czy lepiej zrozumiesz kierunek, w którym idziemy oraz oczekiwania względem Twojej pracy?
- Czy widzisz jakieś przeszkody w realizacji zadań w najbliższym czasie?
- Co musisz zrobić, żeby zakończyć zaplanowane zadania w terminie?
- Jakich kroki z mojej strony mogłyby pozytywnie wpłynąć na naszą współpracę?
Takie spotkania muszą stać się stałym elementem onboardingu nowych członków Waszego zespołu.
Przygotuj zestaw pytań
Możesz zebrać wszystkie zagadnienia w jedną listę pytań i przesłać do współpracowników z prośbą o uzupełnienie.
Przykładowe pytania:
- Czy pracujesz w domu, czy w coworking?
- Wolisz pracować w nocy, czy wydajniejszy jesteś w dzień?
- Masz rodzinę?
- Kiedy jesteś dostępny, a w jakich godzinach wolisz unikać kontaktu?
- Czy lubisz pracować w weekendy?
- Czy wakacje to dla Ciebie czas całkowicie dedykowany rodzinie, czy lubisz zaglądać do skrzynki email, żeby mieć rękę na pulsie?
Pamiętaj jednak, by nie naciskać, ale dać konkretny i w miarę krótki termin.
Wielu może nie być gotowych na udzielanie takich informacji. Znajdą się także sceptycy wątpiący w ich zasadność.
Nie poddawaj się jednak.
Zaufanie, które zbudujesz, z czasem przyspieszy rozwój waszej współpracy i wpłynie na Twoją możliwość rozwiązywania problemów. W przeciwnym wypadku pozostaną ukryte i niszczyć będą Wasz zespół niczym Koń Trojański.
Ty na tle zespołu
Poza relacjami z poszczególnymi pracownikami, ważna jest także Twoja pozycja, rola i Twój wizerunek w oczach całej grupy.
Co cechuje dobrego lidera zespołu zdalnego?
Oto absolutne podstawy:
Miej wizję i zarażaj nią
Musisz wiedzieć, jakie są Twoje cele i dokąd zmierzasz. Tylko to pozwoli Ci jasno precyzować oczekiwania oraz klarownie delegować zadania i odpowiedzialność.
Twoja wizja powinna dotyczyć zespołu i tego:
- w jaki sposób się komunikuje;
- jak wdrażać nowych członków;
- jak reagujecie w sytuacjach kryzysowych;
- jakie są Wasze relacje – mniej lub bardziej nieformalne.
Odnosi się ona także do poszczególnych zadań. Powinieneś wiedzieć dokładnie:
- co chcecie osiągnąć jako zespół – jakie są Wasze plany związane z projektem, czy rozwojem firmy,
- co jest miarą Waszego sukcesu,
- jak będzie wyglądać Wasza rzeczywistość, gdy ten sukces osiągniecie.
Jednak nie sama wizja jest rzeczą najistotniejszą. Najważniejsze jest, żebyś się nią dzielił z pracownikami.
Dzielił i nią zarażał.
Twój optymizm i wiara w to, że uda się Wam osiągnąć, powinna być tak silna, że przełoży się na pozostałych.
Dobra wiadomość jest taka, że optymizmu można się nauczyć. Zgodnie z badaniami Seligmana pesymistyczną lub optymistyczną postawę wykształcamy sobie w dzieciństwie, a jej podstawą jest sposób interpretacji wydarzeń. Nie jest to cecha naszego charakteru, więc można ją zmienić. Kiedy szkolimy managerów, widzimy stopniową zmianę w postawie. Chociaż praca nad sobą nie jest łatwa, to dzięki uważności i słuchaniu siebie jesteś w stanie zmienić negatywne interpretacje na takie, które służą tobie i budowaniu właściwej kultury zespołu.
Nie bądź tajemniczy
Zmorą współczesnych liderów jest chęć kontroli poprzez informację. Uważają, że posiadanie danych, których nie mają inni, daje im większą moc sprawczą, władzę i przywileje. Robi z nich autorytet.
Tymczasem brak rzetelnej informacji udzielanej pracownikom rodzi szereg negatywnych konsekwencji.
- Pozbawieni właściwych informacji pracownicy popełniają błędy w realizacji zadań.
- Podejmują niewłaściwe decyzje.
- Nadają zadaniom złe priorytety, doprowadzając do spadku wydajności całego zespołu
- Tracą do Ciebie zaufanie.
Klarowność i rzetelność jest jedną z podstawowych zasad komunikacji asynchronicznej w zespole zdalnym. Opieraj się na nich, jeśli chcesz wykształcić w sobie cechy dobrego lidera.
Wprowadź transparentność informacji:
- znajdźcie kanał, który pozwoli Wam dzielić się wiedzą,
- ustalcie zakres informacji, które będą dostępne dla wszystkich,
- wyznaczcie zakres dostępności do informacji dla każdego pracownika osobno,
- jakie informacje muszą być podawane niezwłocznie wszystkim w zespole, a które jedynie wybranym osobom,
- określcie, czego nie udostępniacie.
Taka transparentność informacji daje wszystkim do nich równy dostęp. Przyczynia się do likwidacji wąskich gardeł, minimalizuje ryzyko błędnych działań i złych decyzji opartych o nieaktualne dane.
Dodatkowo buduje bezcenne, wzajemne zaufanie zaufanie.
Zasada transparentności powinna być rzeczywistym działaniem, a nie tylko pustym zapisem.
Ty jako lider musisz jej bezwzględnie przestrzegać.
Dajesz tym przykład do naśladowania.
Z tego też powodu …
Zachowuj się tak, jak tego wymagasz od pracowników
Chcesz, aby pracownicy przyjmowali feedback z szacunkiem, a nie jako atak? Sam pokaż, jak trzeba do niego podejść. Z uwagą słuchaj krytyki, dziękuj za nią, przemyśl ją i ustosunkuj się. Z czasem takiej postawy nauczysz pozostałych członków zespołu.
Chcesz, by współpracownicy wywiązywali się ze zobowiązań. Rób to samo. Spełniaj obietnice i dotrzymuj terminów. To Ty musisz dać im przykład właściwego zachowania w zespole.
Jeśli chcesz, by pracownicy dzielili się prawdziwymi opiniami, a nie podszytymi obawami, bądź szczery w stosunku do nich.
Wiesz już, jak cenne jest poznanie pracowników. Także od strony prywatnej – ich charakterów, sytuacji rodzinnych, priorytetów. Jeśli chcesz tego dokonać, daj im poznać siebie.
Dobry lider zespołu zdalnego nie boi się swojej prawdziwej natury i nawyków.
Podczas spotkania integracyjnego pokaż, jak wygląda Twoje miejsce pracy, opowiedz o rodzinie, o swoich przyzwyczajeniach, hobby. Otwórz się. Tylko wówczas Twoi współpracownicy zrobią to samo.
Bądź dla swojego zespołu, gdy tego oczekuje
Wzajemnie się potrzebujecie.
Oni są dla Ciebie, by zrealizować zadania.
Ty jesteś dla nich, by zbudować wysoko wydajny zespół zaangażowanych osób, które ufają Tobie i sobie nawzajem.
To na Tobie opiera się funkcjonowanie całego tego systemu.
Dlatego Twoje drzwi powinny być dla nich otwarte.
Jak to osiągnąć?
Odpowiedzi na maile, wiadomości od Twoich pracowników czy feedback zadań w Asanie powinny być dla Ciebie priorytetem. Nie ignoruj ich, nie odkładaj na później.
Oczywiście niemożliwe jest być obecnym 24/7. Jednak informuj zespół, kiedy jesteś dostępny, kiedy Cię nie będzie i w miarę możliwości powiedz, jaki jest powód nieobecności. Dzięki temu zbudujesz zaufanie współpracowników. Będą wiedzieli, że mogą na Ciebie liczyć, a pamiętaj, że relacje z szefem są na pierwszym miejscu motywatorów do pracy.
Oto kilka wskazówek, jak być dostępnym dla pracowników bez naruszania własnej wolności.
- Utwórz kanał dedykowany sprawom pilnym, który będzie dla Ciebie priorytetowy. Jasno określ zasady i momenty, w których zespół może się z Tobą komunikować.
- Informuj o swoich nieobecnościach np. w postaci ogólnodostępnego kalendarza.
- Kiedy nie możesz poświęcić pełnej uwagi na zawartość otrzymanej wiadomości, przekaż odbiorcy, że się zapoznałeś i odezwiesz się, jak tylko znajdziesz chwilę. Jeśli możesz – sprecyzuj, kiedy to może nastąpić.
- Bądź dostępny w momentach ‘zwiększonego działania’ Twojego zespołu np. kiedy zbliża się deadline zdania projektu lub wiesz, że jego członkowie pracują nad czymś ważnym.
- Korzystaj ze spotkań, aby umawiać się na kolejne rozmowy. Nawyk kończenia rozmów z decyzją, kiedy się ponownie słyszycie, stabilizuje komunikacje.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak być dobrym liderem, musisz sięgnąć w głąb siebie. Być nie tylko twardym szefem skupionym na wynikach. Musisz być emocjonalną ostoją i źródłem integracji. Twoje Yin rezonuje z Yang. I to z ich współpracy powstaje dobry lider.
Krytykuj i chwal
Blisko 10% osób zmienia pracę z powodów złych relacji z szefem. Może wydawać się to niedużo. Jednak zupełnie inaczej to wygląda, jeśli porównamy to z danymi sprzed kilku lat. W 2016 roku było to 6%. Ta tendencja wzrostowa pokazuje, że obok względów finansowych, atmosfera w pracy zyskuje na znaczeniu.
Nie dopuść do takiego zjawiska w waszym zespole.
Gratyfikacja wcale nie musi być finansowa – chociaż dobrze, by w budżecie były przewidziane na to środki. Wystarczy jednak publiczna pochwała osób, które w sposób szczególny przyczyniły się do Waszego sukcesu.
Pewne to wiesz, ale zawsze warto o tym przypomnieć: Krytykuj indywidualnie, chwal publicznie.
Zamień mirkozarządzanie na makrozarządzanie
Patrz perspektywicznie i ufaj swojemu zespołowi. Cechy dobrego lidera to także umiejętność delegowania zadań i rozpraszania odpowiedzialności na wszystkich pracowników.
Dzięki temu:
- zwiększasz ich zaangażowanie w każdy projekt,
- budzisz w nich poczucie mocy sprawczej i poczucia odpowiedzialności,
- rodzisz pewien rodzaj wdzięczności za obdarzone zaufanie,
- pozwalasz na samokształcenie pracowników – dajesz przestrzeń na błędy, które wybaczasz, bo nie myli się ten, kto nic nie robi.
Dbaj o relacje w zespole
Dobra atmosfera w pracy należy do czołowych motywatorów do pracy. W zespole hybrydowym i zdalnym to Ty jako lider przejmujesz rolę łącznika pomiędzy członkami zespołu.
Ty nadajesz ton waszym relacjom.
Ty wskazujesz, w którym kierunku zmierza integracja.
Ty inicjujesz charakter Waszych relacji.
Ty kreujesz atmosferę w zespole.
Wykorzystuj wszelkie narzędzia, które pozwalają Ci na angażowanie pracowników w integrację. Jej efektem będzie przebicie się na zupełnie inny poziom wzajemnych relacji.
Stwórz miejsca relaksu i sposoby na oderwanie się od obowiązków zawodowych.
Dzięki nim pracownicy poznają się nawzajem. Będzie to miało szerokie implikacje. Pozwoli im to:
- łatwiej zrozumieć się na polu zawodowym,
- właściwie interpretować zarówno komunikaty werbalne, jak i niewerbalne,
- poznać sytuację osobistą, co zwiększa empatię,
- pobudzić inteligencję emocjonalną, która jest niezbędna do budowania trwałych relacji.
W zespole zdalnym lub hybrydowym masz mniej narzędzi i możliwości niż stacjonarnie, ale to nie znaczy, że nie masz ich wcale.
Oto one:
Socjalizator
Wykorzystaj kanały komunikacji np. platformy typu Slack jako miejsce do dzielenia się sprawami zupełnie niezwiązanymi z pracą. Utwórz specjalny kanał, w którym każdy będzie mógł wrzucać zdjęcia, gify, żarty i swoje przemyślenia. Będzie to miejsce dzielenia się opiniami na sprawy poważne i mniej poważne, z życia prywatnego i z problemów społecznych czy nawet z zagadnień politycznych.
Niech Slack lub inny komunikator stanie się takim biurowym “korytarzem”, na którym spotykacie się, żeby pogadać i odetchnąć od firmowych i zawodowych problemów.
Integracyjny standup
Te szybkie, konkretne spotkania nie muszą dotyczyć jedynie spraw organizacyjnych i zawodowych.
Zrób z nich ciekawe narzędzie integracji, które pozwoli Wam się lepiej poznać.
O czym możecie na nich rozmawiać?
Tematy są dokładnie takie jak na spotkaniach ze znajomymi:
- wizja Waszego życia za 5 lat;
- największe marzenia do spełnienia w ciągu najbliższego roku;
- obietnice noworoczne;
- hobby;
- recenzja ostatnio przeczytanej książki.
- wypełnianie i omówienie ankiet osobowościowych.
Z każdym spotkaniem, gdy będziecie sobie bliżsi i mniej skrępowani, ta lista będzie się wydłużać.
Rytuały
Czemu nie wybrać się na wspólną e-kawę? Świetny sposób na integrację w przerwie na lunch i okazja, by poznać się bliżej.
Może lepsze będą dla Was regularne quizy i gry online, w które wspólnie się zaangażujecie?
Może półgodzinna sesja z dowcipami?
Ważne jest, by takie przedsięwzięcia na stałe weszły do Waszego rytuału. W zespole zdalnym łatwo o rozluźnienie więzi, nawet tych już zbudowanych.
Ty jesteś odpowiedzialny za ich podtrzymywanie. Dlatego
Wymyślaj.
Inicjuj.
Integruj.
Sprawdzaj, czy rezonują z Wami.
Jak widzisz, masz trzy pola, w których możesz ujawnić swoje cechy dobrego lidera:
- Ty – pracownik
- Ty – zespół
- Ty w roli głównego hub społecznego pomiędzy członkami zespołu.
O Twoim sukcesie decyduje to, jak dobry jesteś na wszystkich tych płaszczyznach. Jeśli sprawdzisz się w jednej, niewiele to da. W dwóch – Twój sukces będzie niekompletny i prawdopodobnie krótkotrwały.
Dopiero trzy zapewnią Ci sukces.
Zdobądź niezbędny zestaw cech lidera i narzędzi zespołu zdalnego!
for freedom.