Zastanawiasz się, dlaczego Twoi pracownicy nie wykonują Twoich poleceń? Z pewnością nie dlatego, że nie potrafią, są mało zaangażowani, nie czują odpowiedzialności za sukces zespołu albo najzwyczajniej Cię ignorują. Po prostu mają problem ze zrozumieniem, czego od nich oczekujesz. Tymczasem na Tobie jako na liderze ciąży obowiązek odpowiedniego przekazania poleceń oraz upewnienie się, że przekaz został zrozumiany w jedyny możliwy sposób. Z tego poradnika dowiesz się, jak delegować zadania w zespole zdalnym, by były wykonane w 100% — niezależnie od tego, czy delegujesz obowiązki w software housie, agencji, czy w szkole językowej.
| Czego się dowiesz | W skrócie |
|---|---|
| Od czego zacząć delegowanie zadań? | Zanim przekażesz zadanie, precyzyjnie określ oczekiwany rezultat: dane, format, liczbę wersji. |
| Jak przekazywać zadania w zespole zdalnym? | Najlepiej podczas rozmowy wideo, a ustalenia spisz w ciągu 10 minut w narzędziu typu Asana. |
| Jak formułować polecenia? | Zwroty „Czy mógłbyś…” i „Proszę…” łagodzą ton, nie osłabiając samego polecenia. |
| Jak wyznaczać deadline’y? | Zawsze konkretny dzień i data (czasem godzina), ustalone wspólnie z pracownikiem i realne. |
| Co zwiększa wykonalność poleceń? | Słowo „ponieważ” — uzasadnienie zadania realnym powodem znacząco zwiększa szansę na wykonanie. |
Jak delegować zadania? Najpierw musisz wiedzieć, czego chcesz
Skuteczne delegowanie zadań zaczyna się od precyzyjnego określenia, czego oczekujesz — jeszcze zanim przekażesz polecenie. Jesteś przekonany, że to oczywiste? To tylko pozory. Wiele nieporozumień w komunikacji i zrozumieniu powstaje już na początku — w momencie delegowania zadań.
Dlatego zawsze przed przekazaniem zadania zastanów się, czego tak naprawdę oczekujesz, np.:
- jakich danych się spodziewasz,
- jakie analizy i raporty są Ci potrzebne,
- ilu wersji danej ulotki, tekstu itp. potrzebujesz.
To tylko kilka przykładów, a możesz je przełożyć na każdą sytuację i każdą Twoją prośbę.
Deleguj zadania w czasie rzeczywistym, wykorzystując narzędzia do zarządzania pracą
Delegowanie zadań w czasie rzeczywistym — podczas bezpośredniej rozmowy — daje największą pewność, że polecenie zostanie właściwie zrozumiane. W zespole zdalnym bezpośrednie spotkania są rzadkie lub nawet niemożliwe, dlatego wykorzystaj do delegowania zadań wideorozmowy lub wideokonferencje. W trakcie bezpośredniej rozmowy z pracownikiem operujesz nie tylko słowem pisanym, ale także mową niewerbalną i tonem głosu, które znacząco mogą podnieść wagę Twojej prośby. Masz także szansę na potwierdzenie, że pracownik dokładnie zrozumiał, o co go prosisz.
Wydawanie poleceń podczas rozmowy na żywo ma największą szansę na realizację w sposób właściwy i w wyznaczonym terminie. Jednak pod jednym warunkiem…
Spisz ustalenia w ciągu 10 minut
Pamięć jest zawodna, a powietrze rozmywa słowa. Dlatego w ciągu 10 minut od zakończenia spotkania, zanim jeszcze odejdziesz od komputera, spisz i wyślij Wasze ustalenia. Najlepiej wykorzystać do tego narzędzia do zarządzania pracą i projektami, np. Asanę, tworząc osobny task i przydzielając go do konkretnego pracownika. Delegując zadania w ten sposób:
- Zadbaj, aby tytuł był jasny i napisany wynikowo, tzn. pokazywał, jaki jest końcowy efekt — „Napisany artykuł na bloga” będzie lepszym tytułem niż „Artykuł na bloga”.
- Określ precyzyjnie deadline.
- Przydziel osobę odpowiedzialną (może być tylko jedna, bo wówczas nie dochodzi do rozmycia odpowiedzialności).
- Nakreśl kontekst.
- Dołącz pliki.
- Dopisz wszystkich współpracowników, którzy powinni wiedzieć o danym zadaniu.
W Protokole Niezawodności pracujemy nad takimi standardami zapisu zadań w Etapach 6–12 — budując Fundamenty Niezawodności zespołu.
Jeśli Twój zespół w komunikacji nadal opiera się na skrzynce mailowej, a nie na zasadach komunikacji asynchronicznej, napisz wiadomość. Zrób to jednak właściwie. Czyli jak?
Mailowe delegowanie zadań - pisz krótko, zwięźle i … szeroko
Zasady mailowego delegowania zadań są takie same jak w Asanie. Pisz zwięźle — w krótkich słowach określ to, czego oczekujesz. Podaj szczegóły — ujmij wszystkie elementy, na których Ci zależy. Dołącz niezbędne informacje — jeśli działania wymagają dodatkowych danych, które posiadasz, załącz do wiadomości lub do zadania w Asanie wszystkie pliki.
- Upewnij się, że pracownik posiada wszystkie informacje niezbędne do realizacji zadania – zapytaj go, czy jeszcze czegoś potrzebuje.
- Upewnij się, że właściwie zrozumiał polecenie. Wymagaj informacji zwrotnej. W Asanie jest to prostsze, gdyż jednym przyciskiem można poprosić o dodatkowe informacje lub zaakceptować polecenie.
Dwa zwroty, które zapewnią Ci sukces
Dwa zwroty, które najbardziej zwiększają skuteczność wydawania poleceń pracownikom, to „Czy mógłbyś/mogłabyś…” oraz „Proszę…”. To, że jesteś liderem, nie zwalnia Cię z konieczności używania stosownego języka. Wykorzystywanie podległości do wydawania rozkazów niczym na szkoleniu wojskowym skończy się nieprzychylnością współpracowników. Ci o charakterze buntownika mogą nawet podświadomie Ci się sprzeciwiać. Żołnierskimi zdaniami typu „Zrób mi to na piątek”, „Przygotuj to na jutro” możesz wywołać odwrotny efekt. Jesteś liderem, więc dla pracowników będzie oczywiste, że te grzecznościowe słowa są tak naprawdę poleceniami — tak funkcjonuje nasza zawodowa kultura pracy. Jednak dzięki temu, że ich wydźwięk jest łagodniejszy:
- stawiasz się na równi z pracownikami,
- okazujesz im swój szacunek,
- budujesz pozytywne relacje na linii menedżer–pracownik.
Za ich pomocą zwiększysz w pracownikach chęć wykonania zlecenia zgodnie z Twoimi wytycznymi i we wskazanym czasie. Jeśli chodzi o ten czas…
Jak wydawać polecenia pracownikom, czyli trudna nauka określania deadlinów
Precyzyjny deadline to bezwzględny element, bez którego delegowanie zadań jest bezcelowe. Podawane przez Ciebie terminy muszą mieć specyficzne cechy.
Bądź precyzyjny aż do bólu
Terminów nie określaj w tygodniach, np. „Proszę, przygotuj mi to na 34. tydzień”. W takiej sytuacji możesz mieć niemal 100% pewności, że zadanie zostanie zrealizowane w piątek. Jeśli będziesz miał szczęście, dostaniesz dane przed południem. Gdy pecha — będzie to po południu albo, co gorsza, w niedzielę. Wielu pracujących w systemie hybrydowym lub zdalnym wydłuża swój czas pracy także na weekendy, zatem dla nich tydzień kończy się w niedzielę. Jak tego uniknąć? Delegowanie zadań w zespole hybrydowym lub zdalnym kończ zawsze dokładnym, możliwie jak najbardziej precyzyjnym deadlinem. Dzień i data są absolutnie konieczne. W niektórych sytuacjach możesz określić też godzinę.
Nie oczekuj niemożliwego
Deadline’y muszą uwzględniać wszystkie czynniki. Tylko dzięki temu będą realne. Jeśli wykonanie zadania wymaga tygodnia, nie wyznaczaj go na kolejny dzień. Termin i tak zostanie przekroczony, a wywołasz jedynie niepotrzebną presję i stres.
Nie jesteś pewny, jaki termin jest realny dla danego zadania?
Bądź szczery.
Porozmawiaj o tym z pracownikiem, który będzie za niego odpowiedzialny i razem ustalcie optymalne rozwiązanie. Tak zapewnisz sobie gwarancję utrzymania deadlinu. Pracownik, który miał wpływ na termin, dołoży wszelkich starań, by go utrzymać.
Ponadto przed rozmową sprawdź:
- Ilość zadań, jakie pracownik ma do wykonania w najbliższym czasie – pomoże Ci w tym funkcja workload dostępna w Asanie;
- Oceń priorytety i sprawdź, co ewentualnie można przesunąć na dalszy termin.
Przy delegowaniu zadań możesz też popełnić odwrotny błąd — nie tylko nie doszacować czasu potrzebnego na realizację zadania, ale go przeszacować. Jeśli wyznaczysz tydzień na wykonanie działań, które w praktyce zajmują dzień, możesz być pewny, że otrzymasz efekt dokładnie… na koniec tygodnia. Nie wcześniej. Dlaczego tak się dzieje? Działa tu prawo Parkinsona.
Prawo Parkinsona — opublikowane po raz pierwszy w 1955 r. — nie traci nic ze swojej aktualności: praca rozszerza się tak, aby wypełnić cały czas przeznaczony na jej ukończenie. Parkinson dowiódł wielokrotnie, że dana czynność zajmie dokładnie tyle, ile czasu na nią wyznaczono. Jeśli raport wymaga jedynie ściągnięcia danych np. z Asany, co trwa zaledwie chwilę, ale deadline przypada na następny dzień, dostaniesz go właśnie w tym czasie. Dlatego przed wydawaniem poleceń zastanów się i przeanalizuj sytuację oraz wszystkie parametry. Tylko wtedy podany termin będzie realny, a zadanie zostanie wykonane. Świetnie sprawdzają się w tym programy do zarządzania projektami i pracą, takie jak Asana. Pozwala ona określić nie tylko końcową datę, ale także — w wersjach bardziej rozbudowanych — okres wykonywania zadania. Wystarczy jedno kliknięcie. Widok na osi czasu jako jedna z funkcjonalności Asany ułatwia koordynację licznych zadań, a także pokazuje obłożenie poszczególnych pracowników, co pozwala Ci realnie zarządzać ich pracą i wpływać na wydajność całego zespołu.
Magiczne słowo, które zapewni Ci sukces w delegowaniu zadań
Magiczne słowo, które zwiększa skuteczność delegowania zadań, brzmi: „PONIEWAŻ”. W dzieciństwie rodzice uczyli Cię mówić „dziękuję” i „przepraszam” — tym razem jednak to nie one zrobią różnicę. Jeśli chcesz, aby Twoje polecenie zostało wykonane, wyjaśnij, dlaczego jest ono ważne. Pod koniec lat 70. XX wieku przeprowadzono słynny eksperyment o nazwie Xerox Study. Chodziło o to, aby dowiedzieć się, czy istnieje najlepsza metoda wcięcia się w kolejkę do kserokopiarki. Wykorzystano trzy pytania (z różnymi osobami w różnych momentach):
- „Przepraszam, mam pięć stron. Czy mogę skorzystać z ksera, ponieważ się śpieszę?”
- „Przepraszam, mam pięć stron. Czy mogę skorzystać z ksera?”
- „Przepraszam, mam pięć stron. Czy mogę skorzystać z urządzenia Xerox, ponieważ muszę zrobić kopię?”
Wyniki mogą Cię zaskoczyć:
Co niesie to badanie dla Ciebie? Ogromną wiedzę i potencjał… Badanie udowodniło, że to nie powód miał wpływ na decyzję ludzi, ale użycie pojedynczego słowa „ponieważ”. Konsekwentnie zwiększaj wpływ na wirtualny zespół, używając słowa „ponieważ” w wiadomościach e-mail, komunikatorach, systemach zarządzania projektami typu Asana, na spotkaniach i w wiadomościach głosowych. Wprowadzisz klarowność w komunikacji i dostarczysz wiedzę pracownikom. Dzięki niej zrozumieją, jak ważną rolę odgrywają w Waszej organizacji. Pamiętaj jednak… W przeciwieństwie do badania stosuj realne powody i fakty. Opieraj na nich swoje relacje w zespole. Tylko dzięki temu będziesz traktowany poważnie — Ty i Twoje polecenia.
A jeśli chcesz sprawdzić, na ile niezawodnie Twój zespół działa dziś, wypełnij Diagnozę Niezawodności — w kilka minut zobaczysz, gdzie delegowanie zadań w Twoim zespole gubi się najczęściej.
Najczęściej zadawane pytania
Określ precyzyjnie oczekiwany rezultat, przekaż zadanie najlepiej podczas rozmowy wideo, a ustalenia w ciągu 10 minut spisz w narzędziu do zarządzania pracą, np. w Asanie — z wynikowym tytułem, deadlinem i jedną osobą odpowiedzialną.
Najczęściej dlatego, że nie rozumieją, czego dokładnie oczekuje lider — a nie z braku zaangażowania. Odpowiedzialność za jednoznaczne przekazanie polecenia i potwierdzenie zrozumienia leży po stronie delegującego.
Zawsze podawaj konkretny dzień i datę (w razie potrzeby także godzinę), a termin ustalaj wspólnie z osobą odpowiedzialną, uwzględniając jej obłożenie pracą.
Prawo Parkinsona (1955 r.) mówi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić cały czas przeznaczony na jej ukończenie — dlatego zbyt odległy deadline wydłuża realizację nawet prostych zadań.
Najskuteczniejsze są zwroty grzecznościowe „Czy mógłbyś/mogłabyś…” i „Proszę…” oraz słowo „ponieważ”, które uzasadnia polecenie realnym powodem i zwiększa szansę na jego wykonanie.
Sprawdzają się narzędzia do zarządzania pracą, np. Asana: pozwalają przypisać zadanie jednej osobie, określić termin, dodać kontekst i pliki oraz poprosić o potwierdzenie zrozumienia polecenia.
