Zastanawiasz się, dlaczego Twoi pracownicy nie wykonują Twoich poleceń?
Z pewnością nie dlatego, że
- nie potrafią,
- są mało zaangażowani;
- nie czują odpowiedzialności za sukces zespołu,
- najzwyczajniej Cię ignorują.
Po prostu mają problem ze zrozumieniem, czego od nich oczekujesz.
Tymczasem na Tobie jako na liderze ciąży obowiązek odpowiedniego przekazania poleceń lub próśb oraz upewnienie się, że przekaz został zrozumiany w jedyny możliwy sposób.
Musisz wiedzieć, czego chcesz, aby dobrze to przekazać
Jesteś przekonany, że wiesz, czego oczekujesz? Wydaje Ci się to oczywiste.
To tylko pozory.
Wiele nieporozumień w komunikacji i zrozumieniu powstaje już na początku – w momencie delegowania zadań.
Dlatego zawsze przed ich przekazaniem, zastanów się, czego tak naprawdę oczekujesz np.:
- Jakich danych się spodziewasz;
- Jakie analizy i raporty są Ci potrzebne;
- Ilu wersji danej ulotki/tekstu itp. potrzebujesz .
To tylko kilka przykładów, a możesz je przełożyć na każdą sytuację i każdą Twoją prośbę.
Deleguj zadania w czasie rzeczywistym, wykorzystując narzędzia do zarządzania firmą np. Asanę
W zespole zdalnym bezpośrednie spotkania są rzadkie lub nawet niemożliwe. W wyjątkowych sytuacjach wykorzystujesz wideorozmowy lub wideokonferencję. Wykorzystaj je także do delegowania zadań. W trakcie bezpośredniej rozmowy z pracownikiem operujesz nie tylko słowem pisanym, ale także mową niewerbalną i tonem głosu, które znacząco mogą podnieść wagę Twojej prośby. Masz także szansę na potwierdzenia, że pracownik dokładnie zrozumiał, o co go prosisz.
Takie wydawanie poleceń ma największą szansę na realizację w sposób właściwy i w wyznaczonym terminie.
Jednak pod jednym warunkiem…
Spisz ustalenia w ciągu 10 minut
Pamięć jest zawodna, a powietrze rozmywa słowa. Dlatego w ciągu 10 minut od zakończenia spotkania, zanim jeszcze odejdziesz od komputera, spisz i wyślij Wasze ustalenia.
Najlepiej wykorzystać do tego narzędzia do zarządzania pracą i projektami np. Asanę, tworząc osobny taski i przydzielając go do konkretnego pracownika.
Jak wydawać polecenia pracownikom z wykorzystaniem aplikacji: Delegując zadania w ten sposób :
- Zadbaj, aby tytuł był jasny i napisany wynikowo tzn. pokazywał, jaki jest końcowy efekt np. “Napisany artykuł na bloga” będzie lepszym tytułem niż “Artykuł na bloga”.
- Określ precyzyjnie deadline.
- Przydziel osobę odpowiedzialną (może być tylko jedna, bo wówczas nie dochodzi do rozmycia odpowiedzialności).
- Nakreśl kontekst.
- Dołącz pliki.
- Dopisz wszystkich współpracowników, którzy powinni wiedzieć o danym zadaniu.
Jeśli Twój zespół w komunikacji nadal opiera się na skrzynce mailowej, napisz wiadomość.
Zrób to jednak właściwie.
Czyli jak?
Mailowe delegowanie zadań - pisz krótko, zwięźle i … szeroko
W obu przypadkach (w Asanie i w mailach) zasady wydawania poleceń są takie same.
- Pisz zwięźle – w krótkich słowach określ to, czego oczekujesz.
- Podaj szczegóły – ujmij wszystkie elementy, na których Ci zależy.
- Dołącz niezbędne informacje – jeśli działania wymagają dodatkowych danych, które posiadasz, załącz do wiadomości lub do zadania w Asanie wszystkie pliki.
- Upewnij się, że pracownik posiada wszystkie informacje niezbędne do realizacji zadania – zapytaj go, czy jeszcze czegoś potrzebuje.
- Upewnij się, że właściwie zrozumiał polecenie. Wymagaj informacji zwrotnej. W Asanie jest to prostsze, gdyż jednym przyciskiem można poprosić o dodatkowe informacje lub zaakceptować polecenie.
Dwa zwroty, które zapewnią Ci sukces
To, że jesteś liderem, nie zwalnia Cię z konieczności używania stosownego języka i zwrotów. Wykorzystywanie podległości do wydawania rozkazów niczym na szkoleniu wojskowym, skończy się nieprzychylnością współpracowników. Ci, o charakterze buntownika, mogą nawet podświadomie Ci się sprzeciwiać.
Żołnierskimi zdaniami typu: “Zrób mi to na piątek”, “Przygotuj to na jutro” możesz wywołać odwrotny efekt.
Korzystaj z dwóch magicznych zwrotów:
- “Czy mógłbyś/mogłabyś…”
- “Proszę, …..”
Jesteś liderem, więc dla pracowników będzie oczywiste, że te grzecznościowe słowa są tak naprawdę poleceniami. Tak funkcjonuje nasza zawodowa kultura organizacyjna. Jednak dzięki temu, że ich wydźwięk jest łagodniejszy:
- stawiasz się na równi z pracownikami;
- okazujesz im swój szacunek;
- budujesz pozytywne relacje na linii menedżer-pracownik/.
Za ich pomocą zwiększysz w pracownikach chęć wykonania zlecenia zgodnie z Twoimi wytycznymi i we wskazanym czasie.
Jeśli chodzi o ten czas….
Jak wydawać polecenia pracownikom, czyli trudna nauka określania deadlinów
To bezwzględny element, bez którego delegowanie zadań jest bezcelowe. Podawane przez Ciebie terminy muszą mieć specyficzne cechy.
Bądź precyzyjny aż do bólu
Nie określaj ich w tygodniach np. “Proszę, przygotuj mi to na 34 tydzień”. W takiej sytuacji możesz mieć niemal 100% pewność, że zadanie zostanie zrealizowane w piątek. Jeśli będziesz miał szczęście to dostaniesz dane przed południem. Gdy pecha, będzie to po południu albo – co gorsza – w niedzielę. Wielu pracujących w systemie hybrydowym lub zdalnym wydłuża swój czas pracy także na weekendy. Zatem dla nich tydzień kończy się w niedzielę.
Jak tego uniknąć?
Delegowanie zadań w zespole hybrydowym lub zdalnym kończ zawsze dokładnym, możliwie jak najbardziej precyzyjnym deadlinem. Dzień i data są absolutnie konieczne. W niektórych sytuacjach możesz określić też godzinę.
Nie oczekuj niemożliwego
Deadline’y muszą uwzględniać wszystkie czynniki. Tylko dzięki temu będą realne. Jeśli wykonanie zadania wymaga tygodnia, nie wyznaczaj go na kolejny dzień. Termin i tak zostanie przekroczony, a wywołasz jedynie niepotrzebną presję i stres.
Nie jesteś pewny, jaki termin jest realny dla danego zadania?
Bądź szczery.
Porozmawiaj o tym z pracownikiem, który będzie za niego odpowiedzialny i razem ustalcie optymalne rozwiązanie. Tak zapewnisz sobie gwarancję utrzymania deadlinu. Pracownik, który miał wpływ na termin, dołoży wszelkich starań, by go utrzymać.
Ponadto przed rozmową sprawdź:
- Ilość zadań, jakie pracownik ma do wykonania w najbliższym czasie – pomoże Ci w tym funkcja workload dostępna w Asanie;
- Oceń priorytety i sprawdź, co ewentualnie można przesunąć na dalszy termin.
Sytuacja może być jednak odwrotna.
Nie tylko możesz nie doszacować czasu potrzebnego na realizację zadania. Możesz go także przeszacować. Jeśli wyznaczysz tydzień na wykonanie działań, które w praktyce zajmują dzień, możesz być pewny, że otrzymasz go dokładnie… na koniec tygodnia. Nie wcześniej.
Dlaczego tak się dzieje?
Działa tu prawo Parkinsona.
To stwierdzenie, opublikowane po raz pierwszy w 1958 r., nie traci nic ze swojej aktualności. Parkinson dowiódł wielokrotnie, że dana czynność zajmie dokładnie tyle, ile czasu na nią wyznaczono. Jeśli raport wymaga jedynie ściągnięcia danych np. z Asany, co trwa zaledwie chwilę, ale deadline przypada na następny dzień, dostaniesz go właśnie w tym czasie.
Dlatego przed wydawaniem poleceń, zastanów i przeanalizuj sytuację i wszystkie parametry. Tylko wtedy podany termin będzie realny, a zadanie zostanie wykonane.
Świetnie w tym wypadku sprawdzają się programy do zarządzania projektami i pracą takie jak np. Asana. Pozwala ona określić nie tylko końcową datę, ale także – w wersjach bardziej rozbudowanych – okres wykonywania. Wystarczy jedno kliknięcie
Widok na osi czasu jako jedna z funkcjonalności Asany ułatwia koordynację licznych zadań, a także pokazuje obłożenie poszczególnych pracowników, co pozwala Ci realnie zarządzać ich pracą i wpływać na wydajność całego zespołu.
Magiczne słowo, które zapewni Ci sukces w delegowaniu zadań
W dzieciństwie rodzice uczyli Cię mówić “dziękuję” i “przepraszam”.
Zapomnij o nich!
Twoje magiczne słowo brzmi:
“PONIEWAŻ”
Jeśli chcesz, aby Twoje polecenie zostało wykonane, wyjaśnij dlaczego jest ono ważne.
Pod koniec lat 70’tych XX wieku przeprowadzono słynny eksperyment o nazwie Xerox Study. Chodziło o to, aby dowiedzieć się, czy istnieje najlepsza metoda wcięcia się w kolejkę do kserokopiarki.
Wykorzystano trzy pytania (z różnymi osobami w różnych momentach):
- „Przepraszam, mam pięć stron. Czy mogę korzystać z ksera, ponieważ śpieszę się?”
- „Przepraszam, mam pięć stron. Czy mogę korzystać z ksera? ”
- „Przepraszam, mam pięć stron. Czy mogę korzystać z urządzenia Xerox, ponieważ muszę zrobić kopię?”
Wyniki mogą Cię zaskoczyć:
Co niesie to badanie dla Ciebie?
Ogromną wiedzę i potencjał…
Badanie udowodniło, że to nie powód miał wpływ na decyzję ludzi, ale użycie pojedynczego słowa „ponieważ”.
Konsekwentnie zwiększaj wpływ na wirtualny zespół, używając słowa “ponieważ” w wiadomościach e-mail, komunikatorach, systemach zarządzania projektami typu Asana, na spotkaniach i wiadomościach głosowych. Wprowadzisz klarowność w komunikacji i dostarczysz wiedzę pracownikom. Dzięki niej zrozumieją, jak ważną rolę odgrywają w Waszej organizacji.
Pamiętaj jednak…
W przeciwieństwie do badania stosuj realne powody i fakty. Opieraj na nich swoje relacje w zespole. Tylko dzięki temu, będziesz traktowany poważnie. Ty i Twoje polecenia.
for freedom.