Zanim przejdziemy do tego, jak osiągnąć transparentność w zespole współpracowników, warto uściślić, czym nie jest transparentność. Czy kiedykolwiek zastanawiałeś/aś się, dlaczego wielu liderów boi się transparentności w swoich organizacjach? Jednym z głównych powodów jest błędne postrzeganie transparentności jako zagrożenia dla wrażliwych i poufnych informacji. Przejrzystość nie oznacza udostępniania wszystkich informacji wszystkim.
Czym jest transparentność
Przejrzystość oznacza „tworzenie kultury szczerości”, w której ludzie czują i wypowiadają się swobodnie, a także mają minimalnie lub zupełnie nieograniczony dostęp do informacji. W takim zespole informacje docierają do właściwych osób, dzięki czemu każdy dysponuje wiedzą niezbędną do podejmowania: skutecznych decyzji i etycznych decyzji, które generują i podtrzymują zaufanie, okazują szacunek, odpowiedzialność i uczciwość.
Kiedy Twoja komunikacja jest transparentna, trudniej jest podjąć nieetyczną decyzję, bo masz obserwatorów. Dotyczy to zarówno Ciebie, jako managera, jak i każdego z członków zespołu.
Ostatecznie swobodny przepływ informacji zwiększa wydajność firmy poprzez:
- świadome podejmowanie decyzji na podstawie aktualnych i właściwych danych,
- szybsze działanie dzięki dostępności do plików i dokumentów,
- większe zaufanie w zespole. Zacznijmy jednak od podstaw…
Narzędzia do pracy i struktura informacji
Efektywna komunikacja i sprawne realizowanie codziennych zadań w zespołach zdalnych nie są możliwe bez odpowiednich narzędzi.Tradycyjne metody komunikacji, takie jak e-maile, często nie są wystarczająco efektywne ani przejrzyste. Z kolei spotkania osobiste są niemożliwe w zespołach zdalnych i ograniczone w teamach hybrydowych.
Dzięki narzędziom takim jak platformy komunikacyjne, czaty, wewnętrzne systemy zarządzania projektami czy narzędzia do współpracy online, informacje mogą być przekazywane szybko i w sposób bardziej uporządkowany.
Te narzędzia umożliwiają również prowadzenie rozmów grupowych, współdzielenie plików i dokumentów oraz archiwizację informacji, co przyczynia się do zwiększenia dostępności i wydajności przepływu informacji w organizacji.
Kolejnym kluczowym aspektem jest rola struktury informacji w zapewnianiu transparentności w organizacji. Efektywny przepływ informacji wymaga, aby dane były dostępne w sposób uporządkowany i zrozumiały dla wszystkich zainteresowanych stron. Ustrukturyzowane informacje, zebrane w jednym narzędziu, pomagają w zdefiniowaniu hierarchii, organizacji i kategoryzacji danych, co ułatwia wyszukiwanie, analizę i zrozumienie informacji. Dobrym przykładem tego, jak struktura informacji wpływa na szybki dostęp do nich, a przez to podnosi efektywność pracy jest Slite, narzędzie do tworzenia i organizowania wiedzy wewnątrz zespołów. Jest to platforma oparta na chmurze, będąca rodzajem wewnątrzfirmowej wikipedii. Umożliwia użytkownikom tworzenie notatek, dokumentów, instrukcji, a także udostępnianie ich w zespołach. Slite oferuje intuicyjny interfejs, funkcje edycji w czasie rzeczywistym i możliwość tworzenia struktury w postaci “drzewek” informacji.
Kilka innych, popularnych narzędzi do komunikacji zdalnej i zarządzania strukturą informacji to:
Zoom
To platforma do wideokonferencji, która umożliwia użytkownikom prowadzenie spotkań online za pomocą wideo, audio i funkcji udostępniania ekranu. Dzięki Zoom użytkownicy mogą prowadzić rozmowy grupowe, prezentacje, szkolenia i inne formy komunikacji na odległość.
Slack
To narzędzie do komunikacji i współpracy zespołowej, które umożliwia użytkownikom prowadzenie rozmów tekstowych, udostępnianie plików i organizację zadań w jednym miejscu. Pozwala na łatwą komunikację w czasie rzeczywistym, dzielenie się informacjami i koordynację działań, zarówno dla małych zespołów, jak i dużych firm.
Google Meet
To platforma do wideokonferencji stworzona przez Google. Umożliwia użytkownikom prowadzenie spotkań online za pomocą wideo i audio, zarówno w formie spotkań jedno na jedno, jak i grupowych. Zintegrowana jest z innymi narzędziami Google, takimi jak Kalendarz czy Dokumenty, co ułatwia planowanie i współpracę w ramach spotkań online.
To popularna aplikacja komunikacyjna, która umożliwia użytkownikom wysyłanie wiadomości tekstowych, głosowych i multimedialnych, a także prowadzenie rozmów wideo. Działa na wielu platformach i umożliwia komunikację zarówno między osobami korzystającymi z telefonów komórkowych, jak i komputerów. WhatsApp jest również znany z szyfrowania end-to-end, co zapewnia prywatność i bezpieczeństwo przesyłanych wiadomości.
Asana
To narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami, które umożliwia użytkownikom organizację, śledzenie i koordynację pracy zespołowej. Pozwala na tworzenie listy zadań, przypisywanie ich do konkretnych osób, ustalanie terminów i monitorowanie postępów. Asana oferuje również funkcje komunikacyjne, umożliwiające współpracę i wymianę informacji między członkami zespołu w jednym miejscu.
Jira
Narzędzie do zarządzania projektami i śledzenia zadań, które jest szczególnie popularne wśród zespołów związanych z wytwarzaniem oprogramowania. Umożliwia tworzenie i przypisywanie zadań, śledzenie postępów, zarządzanie priorytetami i przepływem pracy.
Bariery transparentności i metody ich przełamywania
Elementy kultury korporacyjnej
Nie tylko brak właściwych narzędzi, ale również niektóre elementy kultury korporacyjnej utrudniają przepływ informacji:
- brak zaangażowania członków zespołu w realizację celów jednostki organizacyjnej,
- brak kontekstu pracy — czyli powodu, dla którego ludzie robią to, co robią,
- zbyt skomplikowane systemy komunikacyjne lub niedostosowane do zespołów hybrydowych i zdalnych,
- słaba adaptacja nowych narzędzi —złonkowie zespołu nie potrafią odnaleźć się w natłoku narzędzi,
- niesprecyzowane role i zakres odpowiedzialności,
- brak rozwiniętej empatii w zespole,
- przeszkody strukturalne
- decyzje podejmowane hierarchicznie
- hierarchiczny wzorzec władzy między menedżerem a pracownikiem.
Pozory wiedzy/zrozumienia
Im wyżej jesteś na drabinie korporacyjnej, tym bardziej prawdopodobne jest, że wiesz coraz mniej o tym, co dzieje się “na samym dole”, czasem najbliżej kontaktu z klientami. Powód jest prosty — członkowie zespołu zapytani o coś, udają zrozumienie i w efekcie ukrywają niewiedzę.
Ty z pewnością też nie chcesz być w sytuacji, w której zapytany przez swojego przełożonego odpowiadasz nie wiem. I tak — przez brak transparentnego przepływu informacji — zapoczątkowany zostaje tzw łańcuszek niewiedzy. Nie wie Twój zespół, nie wiesz Ty, nie wie Twój przełożony.
Rozwiązaniem jest równorzędny dostęp do informacji w drabinie decyzyjnej. Dzięki temu znikają abstrakcyjne rozmowy, a pozory bycia doinformowanym przestają być celem samym w sobie.
Wydawać by się mogło, że całkowita przejrzystość i równy dostęp do informacji w zespole rozproszonym jest niemożliwy. Jednak dzisiejszy stopień zaawansowania technologicznego oraz postęp w dziedzinie cyfryzacji dają taką szansę. Należy wykorzystać nie tylko spotkania w formie wideokonferencji, ale przede wszystkim zaadaptować narzędzia do zarządzania pracą i zadaniami, które staną się miejscem nie tylko organizacji zadań, ale także źródłem informacji i katalogowania plików niezbędnych do ich wykonania.
Narzędzia typu Asana od dekady wykorzystywane są na całym świecie i pomogły firmom przejść przez cyfrową transformację niemal bezboleśnie. Jednocześnie pomagają im funkcjonować w zdalnej lub hybrydowej rzeczywistości.
Możliwość tworzenia nieokreślonej liczby zadań, wymiany opinii, a także dodawania i przechowywania plików, dokumentów i danych dają szansę dostępu do nich każdemu członkowi zespołu bez względu na jego lokalizację.
Sposób postrzegania liderów
Zwłaszcza w hierarchicznie zbudowanych organizacjach łatwo o sposób myślenia sprzyjający.
Jest to często spotykane wśród pracowników na dole firmowej hierarchii – postrzeganie świata w modelu lose-win, czyli: ja (pracownik) ustępuję drugiej stronie (liderowi), aby to on czuł się dobrze.
Co powinieneś zrobić w takiej sytuacji:
Bądź świadomy tego zjawiska i gdy zauważysz takie zachowanie, pozwól wypowiedzieć się swojemu współpracownikowi. Słuchaj go aktywnie i razem z nim, zapiszcie jego propozycje. Następnie punkt po punkcie zróbcie z nich listę rzeczy do zrobienia.
W ten sposób pokażesz, że jego opinia jest istotna dla Ciebie, zespołu i całej organizacji.
Jeśli nie wnosi nic nowego – dostarcz informacje, które pozwolą mu zobaczyć sprawę w nowym świetle. Sprawdź, czemu te informacje nie były dostępne wcześniej i jak tego uniknąć następnym razem. Jeśli ich forma nie była wystarczająco przystępna – wprowadź zmiany, ustalając z zespołem gdzie i jak gromadzicie informacje.
Świetnym miejscem są właśnie narzędzia do zarządzania pracą i zadaniami takie, jak Asana.
Sposób podejścia do narastających problemów
Pracownicy, którzy zaczynają pracować zdalnie często nie zgłaszają problemów. To zjawisko tyczy w szczególności nowozatrudnionych. W trakcie pierwszych dni, a czasem tygodni, taka osoba nie potrafi poradzić sobie z organizacją siebie i przestrzeni. Pojawiają się więc opóźnienia w dostarczaniu wyników, które powodują powstanie tak dużego poczucia winy, że pracownik potrafi zniknąć z kanałów komunikacyjnych.
Jest to reakcja wynikająca m.in. z próby bronienia swojego ego, czyli obrazu siebie, jaki każdy z nas wytworzył w ciągu dotychczasowego życia. Składają się na niego dotychczasowe doświadczenia, przeżycia, opinie, ale także osiągnięcia w życiu zawodowym. Możesz zminimalizować ten efekt, rozwijając samoświadomość u pracownika i u siebie.
Co powinieneś zrobić w takiej sytuacji:
Przede wszystkim zaobserwować wycofanie się, słabsze zaangażowanie lub płynność komunikacji. To pierwszy znak przed możliwym całkowitym odcięciem się od zespołu i czas na szczerą i otwartą rozmowę o blokadach.
Możesz w takiej sytuacji, po wysłuchaniu, opowiedzieć, jak u Ciebie wyglądał problem i jak go rozwiązałeś – bez rozkazywania “zrób tak i problem z głowy”. Zbliżysz się emocjonalnie do współpracownika, bo zobaczy w Tobie człowieka z podobnymi problemami jak on. Jednocześnie pozostaniesz liderem, który rozwiązuje problemy i doradza członkom zespołu.
Szczególnie w czasie pierwszych dni i tygodni pracy zdalnej, znajdą się w pracy członkowie, którzy będą mieli głęboko skrywane skłonności do prokrastynacji. To moment, kiedy warto wdrożyć mechanizmy:
- krótkich, okresowych spotkań (tak zwanych stand-upów znanych ze zwinnego prowadzenia zespołu), kiedy członkowie dzielą się przeszkodami w działaniu,
- listy najczęściej zadawanych pytań i blokad z propozycjami rozwiązań – umieść ją w waszej wewnątrz zespołowej bazie wiedzy.
Brak transparentności jako domyślny sposób działania
Mimo że transparentność jest pożądana i niezbędna, dla wielu nie jest naturalnym sposobem działania.
Większość firm zaczyna od przyjęcia polityki odwrotnej: każdy ma dostęp do informacji wtedy i tylko wtedy, gdy jest to konieczne. TO ile nie pracujesz w wojsku lub nie należysz do jednej z nielicznych firm, które zajmują się informacjami poufnymi, utrzymanie tak radykalnych barier osłabia zespoły, wręcz całe firmy i pozbawia ludzi zasobów potrzebnych do wykonywania pracy.
Co powinieneś zrobić w takiej sytuacji:
- Wprowadzić transparentny system komunikacji za pomocą sesji przeprowadzonej z zespołem zdalnie w formie wideokonferencji.
- W trakcie spotkań wspólnie ocenić panujące zasady i zaplanować ich ewaluację oraz modyfikację.
- Wprowadzić krótkie, częstespotkania, gdzie każdy z członków odpowie na 3 pytania:
🗹 Co udało Ci się wczoraj zrobić?
🗇Co masz dzisiaj w planach zakończyć/zrobić?
🗵 Czego nie udało Ci się zrobić i co Cię zablokowało?
Nie musi to być codzienny nawyk – wystarczy w sytuacjach, gdy istotne jest utrzymanie terminowości, klarowności i wysokiego skupienia członków zespołu.
Brak śmiałego dzielenia się problemami
Kiedy nie wywiązujesz się ze zobowiązań np. przez nowe środowisko pracy, w zespole pojawia się frustracja i nieufność.
Współpracownicy zaczynają narzekać za twoimi plecami, jeśli tylko uznają, że Cię to nie obchodzi.
Ostatecznie, zaufanie zaczyna słabnąć, a produktywność Twojego zespołu drastycznie spada.
Co powinieneś zrobić w takiej sytuacji:
To jest właśnie idealna sytuacja, aby zachować pełną transparentność.
- Skorzystaj z systemu zadaniowego i zrób listę rzeczy – zobowiązań wobec zespołu, aby upewnić się, że nic Ci nie umknie. Możesz wykorzystać prywatny kalendarz, albo lepiej – wdrożyć Asanę – narzędzie do zarządzania zadaniami. Możesz wpisać w niej pojedyncze zadania, przydzielić do nich podzadania, ustawić okres realizacji. Na osi czasu będziesz widzieć natężenie pracy w poszczególnych dniach/tygodniach, a powiadomienia skorelowane z Twoją skrzynką email nie pozwolą Ci zapomnieć o deadlinach.
- Pomóż im zrozumieć, dlaczego nie możesz zrobić tego, co obiecałeś – powiedz, co zawiodło i razem z zespołem rozwiążcie je.
Takie podejście spaja członków i zachęca do dzielenia się swoimi trudnościami, których jesteś coraz bardziej świadomy, a teraz, dzięki transparentności, masz możliwość naprawić.
Ostatnią rzeczą, którą należy zrobić, to zamieść sytuację pod dywan i zachowywać się tak, jakby nic się nie stało. Zamiast tego zmierz się z tym tak bezpośrednio i przejrzyście, jak to możliwe. Nawet jeśli masz do czynienia z kryzysem firmy czy problemami osobistymi.
Spotkania, które mogą być mailami
Regularne organizowanie spotkań początkowo mogło być sposobem na utrzymanie przepływu informacji, ale gdy członkowie zespołu organizują spotkania bez wyraźnego celu lub ustalonego programu, przeszkadzają w wykonywaniu pracy lub udostępnianiu informacji. Spotkania w ten sposób tracą na znaczeniu i są lekceważone przez pracowników.
Szczerze mówiąc – unikaj ich, jeśli tylko możesz. Więcej na ten temat pisaliśmy w osobnym artykule, dlatego nie będziemy się powtarzać. Skrócimy tylko najważniejsze założenia:
- Organizuj je tylko wtedy, gdy są naprawdę, naprawdę konieczne;
- Zapraszaj tylko tych, których obecność jest absolutnie niezbędna.
- Podczas spotkania rób notatki.
- Po spotkaniu wyślij do wszystkich (także do tych członków zespołu, których nie było zgodnie z zasadą transparentności) podsumowanie wraz z zestawieniem zadań do wykonania i deadlinów.
Zatem nadszedł czas, abyś przestał patrzeć na transparentność jako koncept. Teraz dowiesz się, jak praktycznie wdrożyć przejrzystą komunikację.
Rola lidera w budowaniu transparentności
Jako lider masz ogromny wpływ na przejrzystość. Wyznaczasz standard przepływu danych i relacji międzyludzkich w organizacji.
Chcesz mieć dostęp do wszystkich informacji, bez względu na to, jak bardzo są negatywne. Kultywuj szczerość i przejrzystość wewnątrz swojego zespołu dając jego członkom przykład.
Aby wykazać, że praktykujesz to, o czym mówisz, sam stawiaj pierwsze kroki:
- Dziel się informacjami w sposób otwarty i szczery oraz pokaż swoim współpracownikom, że nie poniosą konsekwencji, jeśli się z Tobą nie zgodzą.
- Zauważaj sytuacje, gdy pracownik boi się ujawnić informacje, które z jego punktu widzenia mają duże znaczenie. Natychmiast reaguj i zwiększaj transparentność w obszarach, gdzie następuje zatajenie informacji.
- Otwarcie komunikuj motywy, którymi się kierujesz, koordynując Wasz ekosystem pracy. Upewnij się, że Twoi pracownicy potrafią rozpoznać z czego wynikają Twoje działania i podejście. W ten sposób jednoczysz zespół, który uczy się i rozwija na podstawie tego, co mu przekazujesz. To kolejny sposób na to, aby transparentność zaczęła się od Ciebie, by następnie stać się fundamentem działań zespołu.
- Proponuj pracownikom wiele sposobów skontaktowania się z Tobą i upewnij się, że wszystkie działają.
- Reaguj na informacje zwrotne od członków zespołu. Na ich podstawie twórz zadania możliwe do podjęcia w krótkim czasie, mające na celu wprowadzenie sugestii i zmian w życie.
Twoim celem jest zbudowanie takiej kultury organizacyjnej, w której:
- ludzie na wszystkich poziomach mogą swobodnie kwestionować swoich przywódców
- dążenie do prawdy i najlepszych rozwiązań przeważa nad wszystkimi innymi obawami, jak ego i precedens,
- ludzie są nagradzani za kwestionowanie status quo, a nie tylko przestrzeganie ustalonych praktyk,
- każdy w równym stopniu ma dostęp do aktualnych plików i danych, co zwiększa wydajność, wpływa na płynność i efektywność działania
Zaufanie, wraz ze wspólnymi założeniami kulturowymi najsilniej spaja ludzi w grupach. Właśnie dlatego, kiedy fizyczna przestrzeń przestaje być wspólnym elementem zespołu, skupienie na transparentności daje ci ten kluczowy element popychający ludzi do działania i realizacji celów.
for freedom.