“Nie wiedziałem, że to ja mam to zrobić!”
“Nie dostałem informacji o tym zadaniu”
”A skąd mogłem/am wiedzieć, że to takie ważne i potrzebujesz tego na dzisiaj?”
Czy chociaż raz słyszałeś takie tłumaczenie od członków swojego zespołu?
Jeśli tak, nie jesteś jedyny.
Zaburzenia płynnej komunikacji asynchronicznej w zespole, który zaczyna swoją pracę z hybrydowym lub zdalnym systemem pracy, są częste i niemal naturalne.
Wyeliminuj je, inaczej ugrzęźniecie w niedopowiedzeniach i niedopowiedzeniach.
Pokażemy Ci, jak to zrobić.
Właściwe zasady komunikacji asynchronicznej podstawą wydajności zespołów zdalnych
Jako lider musisz zadbać o to, aby w Waszym zespole nie było miejsca na:
- niedopowiedzenia,
- błędy w interpretacji faktów,
- rozmycia odpowiedzialności za wykonywaną część zadania,
- brak dostępu do aktualnych danych.
Zaburzona komunikacja w pracy zdalnej lub brak właściwych zasad przekazywania i dzielenia się informacjami wpływa na wasze projekty, wydajność poszczególnych członków i całej grupy.
Dlaczego?
Głównie dlatego, że nie macie możliwości spotkać się “na żywo”, dopytać, wyjaśnić nieścisłości lub rozwiać wątpliwości. W ten sposób działacie w oparciu o niesprawdzone założenia.
Ponadto, dochodzą kwestie interpersonalne. W zespole zdalnym trudno nawiązać głębsze relacje koleżeńskie. Nie spotykacie się na korytarzach, w firmowej kafejce czy na przerwie na lunch. Brakuje miejsca do wymiany i wyjaśnienia sobie nieporozumień i przedstawienia swojego stanowiska. To może rodzić nieporozumienia i osłabiać zaufanie pomiędzy członkami zespołu.
Twoją rolą jako lidera jest wprowadzenie zasad dobrej komunikacji w pracy zdalnej, dzięki którym unikniecie takich sytuacji.
Zmiany zacznij od siebie, a następnie przełóż je na cały zespół.
Od czego zacząć?
Podawaj powody
Twoje polecenia czasami mogą wydawać się absurdalne. Wtedy Twoi współpracownicy podejdą do nich z rezerwą, ba — nawet z niechęcią.
Konsekwencje:
- wydłużony termin realizacji zadania;
- niewłaściwe jego wykonanie;
- brak staranności, co wpływa na jakość całego przedsięwzięcia.
Kiedy i dlaczego tak się dzieje?
Wtedy, gdy nie podajesz powodu swojego polecenia.
Tylko pamiętaj…
Bądź szczery!
Nie wymyślaj powodów tylko po to, aby nakłonić współpracownika do realizacji zadania. Szczerość jest podstawą, na której budujesz swoje relacje z członkami zespołu. Na niej opiera się dobra komunikacja w zespole zdalnym lub hybrydowym.
Komunikuj, bo tego od Ciebie oczekują
Czy tego chcesz, czy nie, Twoi pracownicy oczekują przypomnień i ciągłej informacji (tzw. predictable communication). Chcą tego właśnie od Ciebie.
Daje im to:
- poczucie bycia na bieżąco,
- spokój, że ktoś czuwa nad tym, co robią,
- zminimalizowanie presji — znika strach, że o czymś zapomną lub źle zinterpretują.
W obliczu sytuacji kryzysowych np. gdy nie wywiązali się ze swoich obowiązków lub wykonali zadanie niezgodnie z oczekiwaniami, liczą na przejrzysty komunikat, który dostarczy im pełnych informacji o tym, co zrobili źle.
Nie chodzi jednak tylko o suche dane przekazane w mailu, ale kompleksową komunikację.
Chodzi o możliwość intuicyjnej interpretacji.
Twój przekaz, obok faktów i słów, to także mimika i mowa niewerbalna ciała. Korzystaj z nich także w komunikacji w pracy zdalnej lub hybrydowej. Zwłaszcza w obliczu konfliktów i kryzysów.
Jednak rób to w sposób, jaki od Ciebie oczekują pracownicy.
Stosuj reguły obowiązujące w społeczeństwie, których nauczyliśmy się interpretować w ten, a nie inny sposób.
Oto kilka wskazówek:
- Ton głosu dopasuj do sytuacji.
- Gestykuluj w chwilach wzburzenia.
- Przyjmuj otwartą postawę ciała, gdy chcesz pochwalić.
- Uśmiechaj się, gdy ogłaszasz sukces.
Stoicki spokój zostaw dla klientów, Nadmierny w komunikacji w zespole może zaburzać interpretację przekazu. Ta bowiem odbywa się na poziomie intuicji i podświadomości, a nie świadomej analizy każdego słowa.
Ponadto…
Komunikuj, jak najwięcej się da
Wydaje Ci się, że już przypominałeś zespołowi 10 razy o deadlinie albo pytałeś każdego, czy wie, co ma robić?
Zrób to po raz 11-sty!
Pamiętaj!
Nie ma czegoś takiego jak nadmierna komunikacja (ew. overcommunicate). Zwłaszcza gdy mówimy o płynnej komunikacji asynchronicznej w zespole zdalnym lub hybrydowym. Jeśli się nie widzicie lub rzadko rozmawiacie bezpośrednio, o nieporozumienia nie jest trudno.
Równie łatwo przeoczyć zadanie lub deadline. Zwłaszcza jeśli dopiero przechodzicie cyfrową transformację i nie korzystacie z programów zarządzania pracą typu Asana.
Jednak rób to z głową.
To znaczy, jak?
Zasady dobrej komunikacji w zespole zdalnym - płynność poprzez asynchroniczność
Nie wydzwaniaj i nie zalewaj mailami swoich współpracowników, gdyż tylko pogorszysz ich wydajność.
Dlaczego?
- Na samo sprawdzanie poczty e-mail tj. na kliknięcie przycisku POBIERZ lub ODŚWIEŻ statystyczny pracownik traci 40 godzin w ciągu roku. To przekłada się na wydajność jego i całego zespołu.
- Po przeczytaniu maila pracownik potrzebuje ok. 90 sekund na powrót do wcześniej wykonywanej czynności.
- Przerwanie programiście na parę minut może kosztować go aż 23 minuty na ponowne wdrożenie się w kod. To nie tylko strata czasu, ale także pieniędzy.
- Zbytnie skupienie na przypominaniu angażuje Twój czas, a mógłbyś go przeznaczać m.in. budowanie kultury wewnątrz zespołowej.
- Wprowadzasz poczucie ciągłej kontroli, co wywołuje stres u pracowników i źle wpływa na atmosferę.
- Jeśli będziesz zalewał pracowników mailami, w końcu zaczną je ignorować i mogą przeoczyć coś naprawdę ważnego.
O co nam zatem chodzi?
O BALANS!
Przypominaj i komunikuj bez nacisków, raczej w formie prośby. Jeśli końcowy termin zadania jest odległy, odpuść. Zintensyfikuj swoją komunikację, gdy jest on już blisko. Zapytaj jednocześnie, czy pracownicy mają wszystko, czego potrzebują do wykonania swoich części prac.
Będziesz postrzegany jako lider, który się troszczy nie tylko o zadanie, ale także o samopoczucie członków zespołu.
Co więcej?
Komunikuj się asynchronicznie.
Co to znaczy?
Wykorzystuj te narzędzia komunikacji w zespole zdalnym, które szanują czas i styl pracy każdego. Dają mu czas na odpowiedź, jeśli taka nie jest wymagana natychmiast.
Dopasuj kanały przekazywania informacji do sytuacji. Więcej na ten temat pisaliśmy w materiale “Narzędzia komunikacji asynchronicznej w zespole zdalnym”. Zajrzyj koniecznie.
Dzisiaj uproszczony schemat, który Ci w tym pomoże.
| Główne zmiany | Nośnik | Priorytet / Pilność | Rodzaj kierowanych zadań / zapytań | Czas reakcji |
|---|---|---|---|---|
| Komunikacja synchroniczna | Google Chat Telefon Wideorozmowy | Ważne i Pilne | Natychmiastowe uzyskanie informacji; Rozwiązywanie ew. konfliktów; Przekazywanie negatywnego feedbacku | Natychmiast |
| Komunikacja asynchroniczna | E-mail Google Chat/ Asana Komunikatory typu Slack | Ważne/Niepilne | Uzyskanie informacji ważnych, ale nieistotnych w danym momencie Udzielanie feedbacku Organizacja pracy i realizacji projektów Przydzielanie zadań | Na bieżąco/ 1 dzień |
| Komunikacja asynchroniczna | Złodzieje czasu, czyli zadania, którymi nikt nie powinien się zajmować Pomysły, które wpadają Wam do głowy, ale nie wiążą się z realizacją aktualnych celów |
Stwórz strukturę komunikacyjną
Zasady dobrej komunikacji wdrażasz od samego siebie. Jednak to nie znaczy, że masz zapominać o zespole. Jeśli złe nawyki staną się rutyną, gorzej będzie Wam je wyeliminować.
Bazując na swojej wiedzy i na zasadach pracy swojego zespołu, zaproponuj strukturę komunikacyjną.
Zasady dobrej komunikacji w Waszym zespole zdalnym uwzględniają:
- dostępne narzędzia komunikacji — to istotne, czy bazujecie na mailach, czy przeszliście już na programy zarządzania zadaniami typu Asana. Może zresztą jest to też dobry moment na jej wprowadzenie i rozpoczęcie cyfrowej transformacji, która poprawi Waszą wydajność;
- sposób dotychczasowego sposobu komunikacji – sprawdź jednocześnie, czy pozwala on na płynne przekazywanie informacji w obecnej rzeczywistości, zwłaszcza jeśli dopiero przeszliście z systemu pracy biurowej na hybrydowy lub zdalny
- sposób pracy każdego z pracowników — poświęć trochę czasu na poznanie sytuacji każdego członka zespołu oraz systemu wykonywania zdań np. czy woli pracować w nocy, czy raczej w dzień, czy home-office dzieli z kilkulatkami, czy raczej pracuje z coworking space. To da Ci obraz, z jakimi problemami będzie się mierzyć.
Ty wychodzisz z inicjatywą, ale…
Ostateczny kształt struktury płynnej komunikacji w zespole zdalnym ustalić musicie wspólnie. Tylko w takiej sytuacji uzyskasz pełną akceptację członków zespołu, a tym samym ich zaangażowanie we wdrożenie systemu.
Struktura Waszej komunikacji musi mieć 4 cechy. Powinna być:
- ustalana przez wszystkich,
- znana wszystkim,
- zrozumiana przez wszystkich,
- zaakceptowana przez wszystkich.
Wtedy i tylko wtedy zadziała!
for freedom.