Narzędzia komunikacji asynchronicznej to fundament każdego zespołu rozproszonego — ale samo ich posiadanie nic nie daje, jeśli używacie jednego kanału do wszystkiego. Czy zdarza Ci się czekać w nieskończoność na istotne dla Ciebie dane? Czy Twoi pracownicy czują presję i nie wiedzą, co tak naprawdę jest istotne? Czy kiedykolwiek przekroczyliście deadline z powodu błędów w komunikacji? Czy widziałeś, jak spada zaangażowanie w zespole zirytowanym ciągłymi spotkaniami? Czy w ogóle się znacie? To problemy wielu zespołów zdalnych, które dopiero rozpoczynają swoją pracę w systemie rozproszonym — a rozwiązuje je dopasowanie właściwego narzędzia komunikacji asynchronicznej do typu wiadomości, jaką chcesz przekazać. Dlatego dzisiaj dostaniesz szereg narzędzi komunikacji asynchronicznej razem z zasadą, kiedy po które sięgnąć. Jeśli będziecie ich właściwie używać — zgodnie z złotymi zasadami komunikacji asynchronicznej — przekazywanie informacji i dzielenie się feedbackiem będzie płynne, co przełoży się na efektywność i wydajność pracy oraz na bezcenne relacje w zespole.
| Co się dowiesz | W skrócie |
|---|---|
| Kiedy wybrać wideorozmowę, a kiedy czat | Wideorozmowy sprawdzają się do treści wymagających tonu głosu i mimiki, czat — do krótkich, asynchronicznych aktualizacji. |
| Które narzędzie do jakiego typu wiadomości | Każde z 13 narzędzi w tym artykule odpowiada innemu typowi komunikacji — dopasowanie, nie liczba narzędzi, decyduje o efektywności. |
| Kiedy sięgnąć po telefon | Telefon zarezerwuj dla sytuacji wymagających natychmiastowej reakcji — to najbardziej inwazyjna forma kontaktu. |
| Gdzie umieszczać feedback do zadań | Platformy zarządzania zadaniami (np. Asana) trzymają komunikację w kontekście konkretnego zadania, zamiast gubić ją w czacie. |
| Czy poczta email nadal ma sens | Email zostaw do komunikacji zewnętrznej — rozmowy wewnętrzne przenieś na czat i platformę zadań. |
Narzędzia komunikacji asynchronicznej: jakie wyzwania rozwiązują w zespole zdalnym
Wyzwania komunikacji asynchronicznej w zespole zdalnym najczęściej sprowadzają się do jednego błędu: używania tego samego narzędzia do każdego typu wiadomości. Organizacje, które przeszły dopiero na model hybrydowy lub zdalny najczęściej borykają się z: różnicami w praktykach i narzędziach komunikacji wykorzystywanych przez poszczególnych członków zespołu; innymi warunkami pracy — jedni wybierają coworking, inni home office, co rodzi problemy w płynności komunikacji i feedbackowaniu i drastycznie zmniejsza wydajność zespołów; trudnościami w organizacji cyklicznych i okazjonalnych spotkań; niesprecyzowanymi formami przekazywania feedbacku, delegacji i oczekiwań; brakiem integracji, który wpływa na mniejszą identyfikację z zespołem i zaangażowanie w pracę. Jednak organizacje, które przeszły cyfrową transformację, potwierdzają, że zarządzanie zespołem hybrydowym lub zdalnym może być wydajniejsze niż w przypadku pracy w biurze. Kluczem do właściwej adaptacji narzędzi komunikacji jest ich dopasowanie do specyfiki zespołu i każdego jego członka. Istotna jest także ich integracja z narzędziami do zarządzania pracą oraz prawidłowe wykorzystywanie. Zaczynajmy!
Wideorozmowy jako alternatywa spotkań na żywo
Wideorozmowy to narzędzie komunikacji dla treści, które wymagają tonu głosu i mimiki — wykorzystuj je do rozmów, które w najkorzystniejszym scenariuszu przeprowadziłbyś osobiście. Na to się składają m.in.: pochwały, konstruktywny feedback, wspólne planowanie, podsumowanie zakończonych projektów. Wideorozmowy pozwalają też na rozwiązanie problemu tu i teraz, będąc optymalną formą dialogu — bez opóźnień w odpowiedzi, niedomówień czy inaczej zrozumianych zdań. Używaj do: nawiązania i podtrzymania bliższych relacji z członkami zespołu, spotkań planujących i ewaluacyjnych, przekazania opinii bezpośrednio do pracownika, krytyki działania rozmówcy (bo dajesz wtedy szansę na wyjaśnienie sytuacji), formy kontaktu z Tobą, kiedy inni potrzebują porozmawiać online, przedstawienia briefu, rozpoczęcia projektu, przekazania większego kontekstu zadania, problemu lub zagadnienia (często z prezentacją). Przykłady wideorozmów: cotygodniowe spotkanie planujące dla całego zespołu marketingowego, 15-minutowe spotkanie brainstormingowe w celu uzyskania zgody, spotkanie onboardingowe dla nowej osoby w zespole, cykliczna integracja zespołowa. Oto zestawienie najpopularniejszych platform do wideorozmów:
Zoom
To narzędzie komunikacji zyskało w Polsce popularność w okresie pandemii. Było jednym z podstawowych wykorzystywanych przez szkoły do prowadzenia nauki zdalnej. Dostępny jest w wersji desktopowej i mobilnej. Posiada także swoje plany biznesowe dopasowane do organizacji o różnych wielkościach. Wersja darmowa jest wystarczająca do przeprowadzenia rozmów telefonicznych oraz wideorozmów 1na1.
Zalety Zooma jako narzędzia komunikacji w zespole zdalnym:
- intuicyjny interfejs ułatwiający korzystanie i wdrożenie nowych członków zespołu;
- eliminacja problemu z połączeniami dzięki wysokiej jakości obrazu i dźwięku nawet przy niewielkiej przepustowości połączenia internetowego;
- koordynacja pracy dzięki integracji z Google Calendar – automatyczne tworzenie zdarzenia wraz z funkcją przypomnienia;
- elastyczność i dostępność dla różnych systemów operacyjnych: Android/iOS;
- bezproblemowe i darmowe połączenie głosowe, jeśli rozmówca jest zalogowany i nie ma ustawionego statusu “nie przeszkadzać” (ang. do not disturb)
- możliwość rejestracji rozmowy do 1080p, co umożliwia późniejszy powrót do ustaleń.
Wady:
- wideorozmowa w wersji darmowej ograniczona jedynie do 40 min (dla rozmów 1 na 1 takiego ograniczenia na szczęście nie ma);
- konieczność instalacji aplikacji.
Slack
Początkowo było to narzędzie komunikacji stworzone na potrzeby osób indywidualnych oraz freelancerów. W ostatnich latach twórcy położyli nacisk na rozwój funkcjonalności dedykowanym biznesowi. Już darmowa opcja pozwala na bezpłatne przeprowadzanie wideorozmów. Zalety Slack’a: możliwość przeprowadzania wideorozmów 1na1 bez konieczności opuszczania czatu grupowego; opcja Huddle (niedostępna w innych narzędziach), która oznacza „gotowość do rozmowy” i oczekiwanie aż rozmówca dołączy w wybranym przez siebie momencie. Ułatwia to komunikację asynchroniczną i zapobiega przerywaniu rozmówcy głębokiego skupienia; łatwa integracja z innymi narzędziami komunikacji i zarządzania zadaniami np. Zoom, Google Meet, MS Teams, Webex, Asana, co wpływa na komfort i efektywność pracy; dostępny w wersji webowej, desktopowej i mobilnej; kompatybilny z systemami Android i iOS; Wady: brak funkcji nagrywania rozmów.
Google Meet
To narzędzie komunikacji stworzone zostało jako odpowiedź Google na rosnącą popularność Slacka i Zooma. W przeciwieństwie do Google Hangouts jest dedykowane dla biznesu i dopracowane pod większe potrzeby przedsiębiorstw.
Zalety:
- synchronizacja z Google Calendar – zdarzenie jest automatycznie zapisywane, a przypomnienie ustawia się na 30 min przed rozpoczęciem. Google Meet to narzędzie, które nie pozwoli Ci zapomnieć o spotkaniu;
- ograniczenie kosztów – darmowa wersja wystarczy na prowadzenie wideorozmów 1na1 oraz spotkań kilku-, kilkunastoosobowych;
- sprawniejszy przebieg spotkania dzięki integracji ze wszystkim narzędziami Google;
- możliwość dzielenia ekranu zwiększa wartość merytoryczną rozmów zwłaszcza onboardingowych;
- bezpieczeństwo dzięki szyfrowanym połączeniom.
Wady:
- brak możliwości wymuszenia rozmowy jak w przypadku połączeń telefonicznych – narzędzie komunikacji działa na zasadzie aktywnych linków.
W Polsce jest to narzędzie używane zazwyczaj przez osoby indywidualne do celów prywatnych. Znane głównie z darmowych połączeń oraz równie bezpłatnych wiadomości tekstowych.
Zalety WhatsApp jako narzędzia komunikacji asynchronicznej:
- mocna kompresja danych – dźwięku i wideo, dzięki czemu działa nawet przy niskiej przepustowości łącza, co rozwiązuje problem komunikacji z pracownikami pracującymi w systemie home-office w odległych lokalizacjach;
- dobra jakość połączeń.
- nie stanowi kosztu w biznesie dzięki dostępności darmowej aplikacji;
- bezproblemowe użytkowanie – aplikacja jest kompatybilna ze wszystkimi systemami operacyjnymi.
Wady:
- konieczność ustalenia z pracownikami tej formy kontaktu zawodowego – aplikacja często wykorzystywana jest w celach prywatnych, a wyznaczenie równowagi pomiędzy życiem zawodowym, a rodzinnym jest złotą zasadą pracowników zdalnych i hybrydowych.
Wideokonferencje - narzędzie groźne, ale konieczne
Wideokonferencje sprawdzają się do większych, zaplanowanych spotkań decyzyjnych — ale uwaga, to niezwykle groźne narzędzie! Spotkanie zorganizowane niepotrzebnie lub angażujące członków zespołu, których tematyka nie dotyczy, zabiera czas, marnuje energię i wpływa na spadek efektywności grupy.
Wideokonferencje są jednak niezbędnym narzędziem komunikacji w zakresie planowania, wdrażania szybkich zmian, omówienia najważniejszych kwestii i nowych danych.
Pamiętaj tylko o kluczowych zasadach ich organizacji.:
- Jasno wyznacz jego cel
- Sporządź agendę – listę tematów
- Dopasuj uczestników
- Prześlij im potrzebne informacje
- Przeprowadź spotkanie idąc wg agendy
- Ostatnie 10min przeznacz na dalsze kroki i podział odpowiedzialności
Używaj do:
- rozwiązania problemów wymagających merytorycznej rozmowy kilku osób,
- niezbędnej rzeczowej dyskusji na pilne tematy,
- kwartalne spotkanie ewaluacyjne wszystkich managerów zespołów,
- podsumowanie działań łączących się ze sobą obszarów.
Chociaż spotkania są merytoryczną dyskusją, wykorzystaj je także do przekazania pochwał pracownikom, którzy na to zasługują.
Złota zasada: Chwal publicznie, krytykuj indywidualnie.
Przykłady wideorozmów:
- spotkanie rozpoczynające nowy projekt;
- wprowadzenie istotnych zmian do projektu, takich jak: przesunięcie deadlinu, modyfikacje projektu ze względu na nowe, nieznane wcześniej dane;
- podsumowanie realizacji projektu po jego zakończeniu.
Narzędzia komunikacji:
Slack
Slack jest przede wszystkim czatem. Funkcja wideokonferencji dodana została w 2016 r. Jest opcją dodatkową, wspierającą podstawowe wykorzystanie narzędzia.
Zalety Slack’a jako narzędzia do wideokonferencji:
- możliwość udostępniania ekranu ułatwia prezentacje;
- czat grupowy w trakcie spotkania zapisywany jest na kanale na Slacku. dzięki czemu jest łatwy do odtworzenia w każdym momencie;
- ankiety mogą być przechowywane zarówno na czacie, jak i na Slacku;
- łatwa integracja z innymi narzędziami komunikacji typu Zoom, Google Meet, Teams.
- w trakcie prezentacji inni uczestnicy mogą zaznaczać wirtualnymi pisakami na ekranie prowadzącego elementy, na które warto zwrócić uwagę;
Wady:
- niewielka ilość uczestników;
- brak nagrywania
Google meet
W wersji rozbudowanej i płatnej Google Meet pozwala na organizację wideokonferencji z udziałem nawet 250 aktywnych uczestników i do 100 000 widzów. Rozwija się w stronę oferty dla korporacji.
Zalety Google Meet jako narzędzia komunikacji:
- bardzo dobra jakość połączeń nawet w przypadku dużej liczby uczestników;
- łatwiejsza organizacja wideokonferencji dzięki automatycznemu zapisowi wydarzenia w Google Calendar wszystkich uczestników. Funkcja przypominania sprawia, że trudno o spotkaniu zapomnieć lub je zignorować;
- możliwość dzielenia ekranu, co usprawnia przebieg wideokonferencji przy prowadzeniu prezentacji;
- funkcja czatu podczas rozmowy umożliwia prowadzenie notatek w czasie rzeczywistym i potwierdzania ustaleń;
- możliwość przeprowadzania ankiet;
- bezpieczeństwo dzięki szyfrowanym połączeniom.
Wady:
- możliwość nagrywania do 720p – mniej niż w innych narzędziach komunikacji.
Zoom
Zoom to narzędzie do komunikacji, które powstało z myślą o wideokonferencjach, a jego funkcjonalności są dopasowane do tego właśnie celu.
Jego zalety:
- dobra kompresja obrazu i dźwięku zapewniająca wysoką jakość połączeń;
- funkcja udostępniania ekranu pozwala na prowadzenie prezentacji i przekazywanie danych;
- czat grupowy w trakcie wideokonferencji umożliwia potwierdzanie ustaleń w trakcie trwania spotkania;
- nagrywanie w wersjach płatnych do 1080p ( wersji darmowej tylko spotkania 1na1);
- bezpieczeństwo dzięki szyfrowanym połączeniom;
- funkcja ankiet.
Wady:
- wersja darmowa bardzo ograniczona;
- konieczność instalacji aplikacji, co może być utrudnieniem w przypadku wideokonferencji z udziałem klientów i osób spoza organizacji.
Telefon i platformy do rozmowy bezpośredniej - kiedy po nie sięgnąć
Telefon i rozmowa głosowa to narzędzie komunikacji na sytuacje wymagające natychmiastowej reakcji — dobre, ale w ostateczności. Sięgnij po nie, gdy nie masz innego wyboru. Jest doskonałe do rozwiązywania problemów, które wymagają natychmiastowej reakcji, oraz dobrą formą kontaktu z nowymi członkami zespołu, dzięki czemu możesz poznać ich lepiej. Takie bezpośrednie interakcje wzmacniają identyfikację z grupą i wpływają na postrzeganie Ciebie jako dobrego i zaangażowanego lidera.
Używaj także do przekazania…krytyki. Nic nie przekaże lepiej Twojej opinii niż słowa, i ton głosu. Dasz też szansę współpracownikowi na wyjaśnienie i przekazanie jego opinii. W ten sposób unikniesz nieporozumień, które mogą zachwiać waszymi dalszymi relacjami.
Jednak jest on najbardziej inwazyjną formą komunikacji.
Dzwoniąc, przerywasz pracę,
Wybijasz ze stanu skupienia.
Powrót do wykonywania zasadniczej czynności może zająć Twojemu rozmówcy nawet kilka minut. To strata cennego czasu.
Używaj do:
- uzyskania pilnej informacji,
- ważnej aktualizacji dla drugiej osoby, mająca bezpośredni wpływ na jej pracę,
- szybkiego wyjaśnienia kwestii, aby móc przejść do kolejnych działań.
Zwróć uwagę, że wykonanie telefonu w jakimkolwiek z tych celów, może zostać poprzedzone wiadomością w komunikatorze czy zwykłym smsem z pytaniem, o której mogę zadzwonić na 5 min w sprawie…
Narzędzia do rozmowy telefonicznej:
- Telefon (oczywiście)
- Call via Slack
Dwa ostatnie zasługują na uwagę. Połączenia są darmowe nawet w przypadku rozmów zagranicznych.
Czat grupowy i indywidualny
Czat grupowy i indywidualny to narzędzie komunikacji dla krótkich, częstych wiadomości, które nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi — następca telefonu w komunikacji asynchronicznej. Łączy rozmowę bezpośrednią z szacunkiem dla rozmówcy i jego systemu pracy: z jednej strony pozwala na merytoryczne dyskusje w czasie rzeczywistym, z drugiej — daje czas na odpowiedź. Za jego pomocą ustrukturyzujesz komunikację według obszarów i projektów, wprowadzając klarowność, a tym samym płynność w przekazie.
Użyj do:
- przekazywania aktualizacji i informacji dotyczących wszystkich w zespole czy organizacji,
- ankiet, automatycznych wiadomości i przypomnień czy przesyłu plików,
- prywatnych rozmów jeden na jeden,
- uzyskania informacji o bieżącym statusie prac,
- zapytania o feedback na kanale ogólnym,
- uzyskania odpowiedzi na pytanie pozwalające rozwiązać bieżący problem (dotyczy zarówno Ciebie, jak i pozostałych pracowników)
- integracji zespołowej.
Upewnij się, że wszyscy członkowie równie sprawnie posługują się wybraną platformą. Jeśli zajdzie potrzeba, przeprowadź szkolenie. Unikniesz chaosu i niepotrzebnych przestojów komunikacyjnych.
Najpopularniejsze i te mniej znane narzędzia komunikacji do czatów grupowych:
Twist
Kolejne dziecko twórców Todoist – jednej z bardziej znanych platform do planowania zadań i zarządzania pracą. Twist skupia się na komunikacji asynchronicznej. Opiera się na wątkach do wiadomości błyskawicznych, chociaż czaty 1na1 i rozmowy w czasie rzeczywistym kilku osób również są możliwe na odrębnych kanałach.
Zalety:
- usprawnienie komunikacji asynchronicznej dzięki wprowadzeniu systemu “wątków”;
- możliwość redukcji kosztów dzięki rozbudowanej wersji darmowej;
- funkcje połączeń audio i wideo, które usprawniają komunikację synchroniczną;
- ułatwienie planowania i zarządzania zadaniami dzięki integracji z Todoist;
- kompleksowe wyszukiwanie wiadomości, co ułatwia pracę i poprawia wydajność;
- przejrzysty interfejs, który zwiększa komfort korzystania z narzędzia.
Wady:
- w wersji darmowej archiwizacja wątków ograniczona do 30 dni;
- brak integracji z bardziej popularnymi narzędziami jak Google Meet, Google Dysk, Google Calendar.
RocketChat
Powstał jako alternatywa dla rozbudowującego się Slacka. Idealne rozwiązanie dla startupów i firm, które nie chcą inwestować w narzędzia komunikacji. Bezpłatna opcja jest rozbudowana i wystarczająca do komunikacji biznesowej.
Zalety:
- opcja darmowa obsługuje aż do 1 tysiąca użytkowników, co pokrywa potrzeby wielu przedsiębiorstw;
- możliwość dodawania plików ułatwia przekazywanie danych podczas rozmowy;
- funkcja wideorozmów pozwala na szybki kontakt w przypadku pilnych/kryzysowych sytuacji;
- narzędzie dostępne zarówno w wersji na komputer, jak i mobilnej, co zwiększa dostępność do czatu i pozwala na komunikację z każdego miejsca z dostępem do internetu;
- kompatybilność ze wszystkimi systemami operacyjnymi.
- bezproblemowa migracja plików ze Slacka, co usprawnia pracę z klientami, członkami zespołów pracujących na tym popularnym narzędziu.
- szyfrowanie E2E zapewnia bezpieczeństwo.
Wady:
- konieczność instalacji aplikacji oraz niewielka popularność narzędzia może utrudniać kontakty z osobami spoza zespołów.
Google Chat
Kolejna propozycja popularnego dostawcy. Dla osób posiadających Google Workspace, Chat jest darmowym narzędziem komunikacji. Zalety: integracja z większością popularnych narzędzi do zarządzania zadaniami typu Asana, Jira, Trello, co zwiększa funkcjonalność i ułatwia użytkowanie; dostępna w wersji internetowej, mobilnej i desktopowej; wbudowany Google Meet pozwala na prowadzenie rozmów wideo i audio bez wychodzenia z czatu.
Slack
Jest to jedno z najbardziej znanych narzędzi komunikacji. Rozbudowana funkcjonalność i integracja z wieloma systemami są jego największymi zaletami. Korzysta z niego blisko 30% zespołów zdalnych. Dedykowany biznesowi dopasował swoje rozwiązania do potrzeb organizacji.
Zalety
- dostępny w wersji desktopowej i mobilnej umożliwia komunikację z każdego miejsca;
- współpracuje ze wszystkimi systemami operacyjnymi, co ułatwia pracę start-upom opartym na współpracy B2B, gdzie każdy członek zespołu pracuje na innych rozwiązaniach;
- możliwość integracji z wieloma narzędziami wykorzystywanymi do zarządzania zadaniami, pracą i projektami oraz do komunikacji asynchronicznej typu (Asana, Google Meet, Jira, Google Hangouts, Microsoft Teams);
- możliwość łączenia z innymi zespołami w jednym narzędziu;
- łatwy i szybki onboarding nowych osób dzięki popularności narzędzia;
- ułatwiona komunikacja asynchroniczna dzięki kanałowi “wątków”.
Platformy zarządzania zadaniami - Twoje miejsce na feedback
Platformy zarządzania zadaniami to narzędzie komunikacji dla wiadomości powiązanych z konkretnym zadaniem lub projektem — nie giną w ogólnym czacie i mają swój kontekst. Ich funkcjonalności pozwalają na przyspieszenie komunikacji, precyzyjną kontrolę nad projektem i intuicyjną koordynację zadań, a wartość komunikacyjną zwiększają możliwości feedbackowania działań, co poprawia wydajność.
Użyj do:
- przydzielania zadań poszczególnym pracownikom,
- mierzenia i kontroli postępu prac,
- feedbackowania i komentowania poszczególnych zadań,
- aktualizacji statusów projektu,
- akceptowania decyzji,
- automatyzacji procesów wewnętrznych,
- komunikacji bezpośrednio z wszystkimi członkami projektu,
Najciekawsze platformy do zarządzania zadaniami:
Dostępne platformy do zarządzania projektami:
Jira
Stworzona została na potrzeby branży IT. Z czasem zaczęła rozszerzać swoje funkcjonalności, by dopasować się do innego typu organizacji. Obecnie jest to jedno z popularniejszych narzędzi zarządzania zadaniami, pracą i projektami.
Zalety:
- intuicyjny interfejs, który skraca czas wdrożenia nowych pracowników;
- rozbudowane funkcjonalności zapewniające zarządzanie zadaniami zespołów i poszczególnych pracowników oraz komunikację przy użyciu jednego narzędzia, co ułatwia pracę w systemie zdalnym;
- dostępna w wersji web’owej, desktopowej oraz mobilnej, co zwiększa dostępność do danych.
Wady:
- ograniczone możliwości personalizacji interfejsu, co ogranicza elastyczność i zmniejsza komfort użytkowania;
- rosnące koszty dostosowywania narzędzia do potrzeb organizacji – dodatkowe rozszerzenia i aplikacje są płatne, zatem początkowa wysokość inwestycji jest tylko pozornie niższa.
ClickUp
Jest to mniej znane narzędzie zarządzania pracą, jednak z pewnością zasługuje na uwagę. Jest idealne dla początkowych lub niewielkich przedsiębiorstw, które chcą uniknąć dużych inwestycji. W wersji darmowej ClickUp ma rozbudowane funkcjonalności, które zaspokajają potrzeby większości tego typu organizacji. Zalety: stosunkowo niewielki abonament miesięczny w stosunku do konkurencji – w zależności od planu wynosi on 5-19 USD za jednego użytkownika; intuicyjny interfejs; rozbudowane funkcje już w darmowym planie (w tym także nieograniczona liczba uczestników), co pozwala na implementację w firmach z ograniczonym budżetem; możliwość integracji z wieloma popularnymi narzędziami typu: Google Drive, Google Calendar, YouTube, TimeCamp, Toggl Track, Slack, Zoom, Teams; łatwy import plików m.in. z Trello, Jira, Todoist, Asana, co ułatwia pracę członkom zespołów rozproszonych, pracujących na różnych systemach. Wady: niespójna lista szablonów; złożone funkcje udostępniania.
Monday
Monday jest jednym z ciekawszych narzędzi, które istnieje na rynku od 2014 r. Początkowo znany był pod nazwą Dapulse. W ostatnich latach rozpoczął ekspansję także na nasz rynek.
Zalety:
- przejrzysty i intuicyjny interfejs, który zwiększa komfort użytkowania;
- rozbudowane funkcjonalności planowania i zarządzania zadaniami i projektami;
- integracje z wieloma popularnymi platformami typu: Jira, Trello, Asana, Zoom, Google Meet, Slack.
Wady:
- stosunkowo wysoki abonament;
- wersja darmowa jedynie dla 2 użytkowników, co jest dużo mniej niż przy konkurencyjnych platformach;
- brak interfejsu w języku polskim;
- brak możliwości dodawania podzadań, co ogranicza możliwości planowania i koordynacji zadaniami.
Bitrix24
Szybko rozwijająca się platforma do zarządzania zadaniami. Powstała jako alternatywa dla Monday. Zdobywa coraz większą popularność.
Zalety:
- rozbudowana wersja darmowa dostępna dla nieograniczonej liczby użytkowników zaspokaja potrzeby mniejszych przedsiębiorstw i startupów bez dodatkowych nakładów finansowych;
- 18 wersji językowych, w tym także polska, co ułatwia korzystanie z narzędzia;
Wady:
- niska popularność narzędzia, co wydłuża wsparcie onboardingowe nowych członków zespołu;
- limit miejsca na dysku online do 5G w wersji darmowej; w wersji płatnych dostępność 24-1024GB.
Asana
Obecnie najbardziej popularne narzędzie zarządzania zespołem, pracą i projektami. Używana przez freelancerów, małe firmy oraz rozbudowane przedsiębiorstwa. Powstała jako side project w Facebooku. Dzięki temu charakteryzuje się największą różnorodnością funkcji i dostosowaniem do różnych środowisk biznesowych. Zalety: dostępna w wersji webowej, desktopowej oraz mobilnej; integracja z największą ilością narzędzi – w przeważającej większości adaptacja jest bezpłatna, co ułatwia dostosowanie narzędzia do zespołów rozproszonych bez dodatkowych kosztów; duża popularność zmniejsza czas wsparcia onboardingowego; przyjazny, intuicyjny interfejs ułatwiający użytkowanie narzędzia oraz implementację wśród członków zespołu; personifikacja interfejsu zwiększa atrakcyjność i komfort środowiska pracy; wsparcie techniczne w języku polskim ułatwia rozwiązywanie problemów i niejasności podczas implementacji narzędzia; możliwość wsparcia strategicznego przy wdrożeniu Asany przez partnera Asany w Polsce — Remote Sensei. Zobacz, jak to wsparcie wygląda w praktyce w naszym przeglądzie zastosowań Asany dla PM.
Wady:
Ze względu na stopień rozbudowania narzędzie wymaga czasu na właściwą adaptację do środowiska biznesowego,
Poczta email - czy to jeszcze działa?
Poczta email jako narzędzie komunikacji wewnętrznej wciąż działa, ale coraz częściej wypierana jest przez bardziej zaawansowane narzędzia komunikacji asynchronicznej. Obecnie najbardziej popularne narzędzia — Outlook oraz Gmail — mają integracje z innymi platformami, takimi jak Google Meet, Asana oraz Slack. Przy dobrze przeprowadzonej cyfrowej transformacji wiadomości email zostaną zastąpione komunikacją asynchroniczną na Slacku (lub innym czacie) oraz na Asanie (lub innej platformie zarządzania zadaniami).
Poczta email nadal może Wam służyć do: komunikacji zewnętrznej, przekierowania maila z zewnątrz innej osobie, rozpoczęcia dyskusji grupowej z mixem osób w i spoza organizacji. Sytuacja docelowa, do której powinieneś dążyć to: wszystko co do tej pory było przekazywane mailem w zespole, teraz odbywa się na Asanie i Slacku. To czego chcesz uniknąć to: część komunikacji odbywa się w mailach, a część na Asanie/Slacku. W ten sposób wszystkie osoby w zespołach doświadczą klarowniejszej i szybszej komunikacji. Wdrożenie odpowiednich narzędzi komunikacji asynchronicznej i wypracowanie nawyku ich świadomego wyboru to część Etapu 11 Protokołu Niezawodności — Onboardingu, w którym wbudowujemy nowe nawyki komunikacyjne w codzienną pracę zespołu. Jeśli chcesz sprawdzić, jak dziś wygląda komunikacja w Twoim zespole, wypełnij krótką Diagnozę Niezawodności.
Najczęściej zadawane pytania
Najważniejsze narzędzia komunikacji asynchronicznej to czat grupowy (np. Slack, Twist, RocketChat), platformy zarządzania zadaniami (np. Asana, Jira, ClickUp) oraz poczta email do kontaktów zewnętrznych — każde odpowiada innemu typowi wiadomości.
Komunikacja asynchroniczna nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi rozmówcy, w przeciwieństwie do komunikacji synchronicznej, takiej jak wideorozmowa czy telefon.
Wideorozmowy sprawdzają się do rozmów wymagających tonu głosu i mimiki, np. feedbacku czy planowania, a czat — do krótkich, asynchronicznych aktualizacji, które nie wymagają natychmiastowej reakcji.
Zespół zdalny nie potrzebuje wszystkich 13 narzędzi z tego artykułu — kluczowe jest wybranie jednego narzędzia na każdy typ komunikacji: wideorozmowy, czat, platformę zadań i awaryjnie telefon.
Telefon to dobre narzędzie komunikacji w ostateczności — sięgaj po niego, gdy sytuacja wymaga natychmiastowej reakcji, bo jest najbardziej inwazyjną formą kontaktu.
Poczta email wciąż działa, ale głównie do komunikacji zewnętrznej — rozmowy wewnętrzne zespołu zdalnego lepiej przenieść na czat grupowy i platformę zarządzania zadaniami.
